Seitsemän vinkkiä menestymiseen toimintoperusteisessa työskentelyssä
Toimintoperusteinen työskentely on pohjimmiltaan muutosten hallintaa, joka sisältää muutoksia myös johtamisessa, ei pelkästään henkilöstön käyttäytymisessä.
”Luottamus on konseptin keskeinen osa. Päästä irti kontrolloinnista ja yksityiskohdista ja johda suorituskyvyn ja selkeiden odotusten perusteella”, sanoo ruotsalaisen työpaikkaneuvonta My Workspacesin Ylva Pålsson.
Linkki kopioitu
Ylva Pålsson perusti My Workspacesin kaksi vuotta sitten yhdessä entisen kollegansa Malin Pansellin kanssa. He olivat molemmat olleet mukana valtavassa toimintoperusteisessa työprojektissa ja meneillään olevassa prosessissa Ikean pääkonttorissa Malmössä Ruotsissa.
Malin Pansell ja Ylva Pålsson ohjaavat organisaatioita toteuttamaan toimintoperusteista työskentelyä. Ennen konsulteiksi ryhtymistä he kehittivät ja toteuttivat konseptin ruotsalaiselle kalustejätti Ikealle. Kuvat: Lars Wirtén.
”Olimme molemmat mukana kehittämässä Ikean koko toimintoperusteisten toimistojen konseptia ja tapaa, jolla Ikea työskentelee tämän konseptin kanssa päivittäin”, Malin Pansell sanoo.
Ylva Pålsson vastasi konseptin soveltamisesta, kun Ikea kunnosti IT-toimistonsa Helsingborgissa, jossa työskentelee 1 700 työntekijää ja konsulttia. Se oli menestys, ja hänelle annettiin seuraavaksi vastuu toimintoperusteisen työskentelyn johtamisesta ja kehittämisestä Malmön pääkonttorissa.
”Tuimme myös rinnakkaisia hankkeita monissa muissa maissa. He käyttivät konseptiamme kaikessa aina sisustussuunnittelusta muutoksenhallintaan ja IT-infrastruktuuriin”, Malin Pansell kertoo.
Miksi toimintoperusteinen työskentely?
Toimintoperusteiseen työskentelyyn osallistuminen oli kaikkein innostavin ja mielenkiintoisin tehtävä, jonka he molemmat olivat urallaan siihen mennessä kokeneet. He halusivat uusia projekteja ja haasteita ja perustivat My Workspacesin vuonna 2018. Ruotsalaiselta huonekalujätiltä saatuja kokemuksia hyödyntämällä he haluavat nyt opastaa muita organisaatioita ryhtymään oikeisiin toimiin ja ennen kaikkea saada heidät ymmärtämään, miksi heidän tulisi siirtyä toimintoperusteiseen työskentelyyn.
”Ensinnäkin toimintoperusteista työskentelyä ei tule käyttää tekosyynä toimitilojen kustannusten leikkaamiseen. Menestyäksesi sinun on integroitava se liiketoiminnan yleisiin tavoitteisiin”, toteaa Ylva Pålsson.
”Mielestämme näiden projektien tulisi olla henkilöresurssien omistuksessa toimitilan ja IT-toimintojen tukiessa niitä. Ohjaavana tavoitteena tulisi olla käyttäytymisen muuttaminen ja liiketoimintatavoitteiden saavuttaminen. Sen on leimattava liiketoiminnan kaikkia osa-alueita. Se sisältää jopa rekrytointiprosessin”, sanoo Malin Pansell.
Konsepti on mukautettava organisaation ja sen toimintojen mukaan. Tämä ei ole kaikille sopiva ratkaisu.
Toimintoperusteisen työskentelyn kolme peruspilaria
Malin Pansell korostaa näkemystään tärkeimmästä kysymyksestä ja lähtökohdasta:
Miksi haluat työskennellä toimintoperusteisen konseptin mukaan? Mitä strategioita ja tavoitteita haluat saavuttaa, ja miten saavutat ne? Todennäköisesti tekemällä enemmän ja parempaa yhteistyötä, tulemalla tuottavammaksi ja luovemmaksi ja pitämällä terveitä työntekijöitä, jotka nauttivat työstään. Mutta muista yksi asia.
”Konsepti on mukautettava organisaation ja sen toimintojen mukaan. Tämä ei ole kaikille sopiva ratkaisu”, Ylva Pålsson sanoo.
Malinia ja Ylvaa haastateltaessa käy pian selväksi, etteivät he keskustele yksityiskohtaisista sisustusratkaisuista toimintoperusteisesta työskentelystä puhuttaessa. Sitä varten on arkkitehtejä, oman alansa asiantuntijoita. Malin ja Ylva keskittyvät kolmeen yhtä tärkeään peruspilariin:
- Ihmisen ympäristöön johtajuuden, kulttuurin ja käyttäytymisen kannalta.
- Fyysinen ympäristö tiukasti toiminnallisesta näkökulmasta (mitkä toiminnot, ei miten ne saavutetaan).
- Digitaalinen ympäristö ja tuki, kuten kannettavat tietokoneet, digitaalinen dokumentointi ja viestintävälineet.
Työpajojen aika
Kaikki kolme tukipilaria ovat kietoutuneet toisiinsa ja erittäin tärkeitä onnistuneelle toimintoperusteiselle toimistolle. Kaikki alkaa kuitenkin kulttuurin ja käyttäytymisen muuttamisesta. Tästä syystä johdon on oltava mukana ja sitoutunut alusta alkaen. Seuraava askel on saada kaikki työntekijät mukaan. Ja kun Ylva ja Malin sanovat kaikki, he tarkoittavat kaikki.
”Tämä on iso haaste. On tärkeää pitää useita työpajoja, joissa ihmiset voivat keskustella kaikista mieleen tulevista asioista. Tälle on todella järjestettävä runsaasti aikaa. Ihmisten on ensin saatava mahdollisuus kysyä ja keskustella yleisistä ongelmista, kuten siitä, mihin he asettavat takkinsa, onko tarjolla ilmaisia pysäköintipaikkoja, missä he pitävät kahvitaukonsa ja niin edelleen. Ensin on käytävä läpi tällaiset ongelmat, ennen kuin voidaan aloittaa keskustelut yhteistyön lisäämisestä”, Malin Pansell sanoo.
Toimintoperusteinen työskentely merkitsee työntekijöille paljon vapauksia. Johtajien on johdettava etäältä luottamuksen ja suorituskyvyn perusteella. On ehdottoman tärkeää, että työntekijät kokevat, että heidät nähdään ja tunnustetaan.
Johtaminen luottamuksella
Kun johto on päättänyt toimintoperusteisesta konseptista, kenellekään ei ole vaihtoehtoja. Painopisteen tulisi olla siinä, mitä työkaluja kukin tarvitsee, eikä siinä, pitäisikö työskennellä konseptin mukaan vai ei. Kaikkien on tiedettävä, miksi muutos tehdään – etenkin keskiportaan johtajien.
”Toimintoperusteinen työskentely merkitsee työntekijöille paljon vapauksia. Johtajien on johdettava etäältä luottamuksen ja suorituskyvyn perusteella. On ehdottoman tärkeää, että työntekijät kokevat, että heidät nähdään ja tunnustetaan. Toimintoperusteisen tiimin johtaminen on vaativaa. Johtajien on tehtävä työnsä”, toteaa Ylva Pålsson.
”Ole esimerkki. Siirry työpöytärivien katselemisesta viestintärakenteiden rakentamiseen pilvessä. Sinun ei tarvitse nähdä ihmisiä johtaaksesi heitä”, vakuuttaa Malin Pansell. ”Älä ole toimistossa joka päivä, äläkä missään nimessä samalla työpisteellä. Jos teet niin, et koskaan saa työntekijöitä liikkumaan ja työskentelemään sujuvasti. Kontrolli ei ole hyvä piirre toimintoperusteisessa tiimissä. Päästä siitä irti.”
Teksti: Lars Wirtén
Malinin ja Ylvan seitsemän vinkkiä menestymiseen toimintoperusteisessa työskentelyssä:
- Aloita ylimmästä johdosta. Selvitä, miksi haluat tehdä muutoksen ja mitkä tavoitteet haluat saavuttaa.
- Ota mukaan kaikki työntekijät. Tee työpajoista ja seminaareista pakollisia.
- Tue keskiportaan johtoa. Varmista, että he kaikki ymmärtävät, miksi muutos toteutetaan ja miten heidän tulisi johtaa tiimejään.
- Ota selvää, miten ihmiset työskentelevät. Käytä runsaasti aikaa havainnointiin ja mittaamiseen ennen muutoksen aloittamista.
- Varmista, että konseptin kaikki kolme peruspilaria ovat vakaat ja valmiit: inhimillinen, fyysinen ja digitaalinen.
- Toimintoperusteinen työskentely on muutosten hallintaa – ei toimiston freesaamista tai tilojen kustannusten leikkaamista. Ne ovat vain sivuvaikutuksia.
- Löydä oma toimintapohjainen työskentelytapasi. Kaikki ei sovi kaikille.