Toimiva monitilatoimisto

Monitilatoimistojen ajatuksena on tarjota käyttäjille erilaisia työtiloja erityyppisiä työtehtäviä varten. Alankomaiden Groningenissa sijaitsevan Hanzen ammattikorkeakoulun tutkija Jan Gerard Hoendervanger on tarkastellut monitilatoimistokonsepteja ja niiden käyttöä.

Hoendervanger on havainnut tutkimuksissaan, että yksityisyydenpuute ja nimetyistä työpisteistä luopuminen voivat aiheuttaa monitilatoimistoissa isoja ongelmia ja että vain pieni osa ihmisistä vaihtaa työtilasta toiseen, kuten on tarkoitettu. Tämän vuoksi ei riitä, että toimistoon luodaan yksi hiljainen alue. Akustiikkaan on kiinnitettävä huomiota vilkkaammissakin tiloissa, sillä enemmistö käyttää niitä myös keskittymistä vaativaan työskentelyyn.

Tutkimuksissa on havaittu myös, että ne pieneen vähemmistöön kuuluvat työntekijät, jotka vaihtavat työskentelypaikkaansa säännöllisesti, ovat muita tyytyväisempiä monitilatoimistoon ja kokevat sen tehostavan työskentelyä.

”Kuullessaan tämän monet ajattelevat, että tyytyväisyys voidaan taata opettamalla ihmisiä muuttamaan tapojaan. Olen eri mieltä. On naiivia ajatella, että kaikki haluavat jatkuvasti siirtyä paikasta toiseen sen mukaan, millaista työtä kulloinkin tekevät. Ihmiset eivät myöskään käytä kaikkia rakennuksen eri osissa sijaitsevia työpisteitä. Sosiaalisista syistä ja tottumusten vuoksi pidämme tiettyä tilaa kotipesänämme. Se on varmaankin meille luontaista. Ei siis kannata tuhlata paukkuja ihmisten käyttäytymisen muuttamiseen. Se on yksi monitilatoimistojen suurimmista sudenkuopista”, Hoendervanger sanoo.

Toimivan monitilatoimiston kolme avaintekijää

Sen sijaan, että yritetään saada kaikki työntekijät toimimaan samalla tavalla, kannattaa tarjota enemmän yksityisiä työtiloja kokouksia ja keskittymistä vaativaa työtä varten. Tämän lisäksi jokaisella työntekijällä ja tiimillä tulisi olla jonkinlainen kotipesä. Hoendervangerin toimiviksi havaitsemilla ratkaisuilla on kolme yhteistä piirrettä::

Suurin osa työstä vaatii keskittymistä

Hoendervangerin arvion mukaan 60–80 prosenttia Alankomaiden monitilatoimistoista ei lunasta odotuksia, koska niissä on aliarvioitu yksityisyyden ja keskittymisrauhan merkitys. Tällaiset tilat saavat käyttäjiltään paljon kielteistä palautetta.

Hoendervanger korostaa, etteivät kaikki toimistoissa tee työtä, jota arkkitehti Frank Duffy kutsuu ”transaktionaaliseksi tietotyöksi”, eli itsenäistä työtä, johon liittyy paljon sosiaalista vuorovaikutusta, vaihtelevia työtehtäviä ja paikasta toiseen liikkumista.
”Kaikki toimistotyöntekijät niputetaan helposti tällaisiksi tietotyöläisiksi. Näin ei kuitenkaan ole. Monet saapuvat toimistolle joka päivä samaan aikaan ja tekevät itsenäistä työtä. Yksi monitilatoimistoon liittyvistä riskeistä onkin se, ettei suunnittelussa huomioida erilaisia työntekijöitä ja persoonia. Dynaamiset ja joustavat millenniaalit ovat vain yksi työntekijäryhmistä. Eri-ikäisillä työntekijöillä on erilaisia tarpeita ja mieltymyksiä.”

”Tyypillisin syy monitilatoimiston toimimattomuuteen on se, ettei suunnitteluvaiheessa ole tehty tarpeeksi tarkkoja analyysejä. Usein visiona on dynaaminen ja avoin työtila, jossa ollaan vuorovaikutuksessa ja tehdään yhteistyötä. Viestintää ja vuorovaikutusta edellyttävän työn osuus kuitenkin yliarvioidaan, sillä suurin osa toimistotyöstä vaatii keskittymistä. Avoin, eläväinen toimisto on usein liian yksipuolinen.”

Avotilat yliarvostettuja

Avokonttorit ovat yleistyneet huimasti kymmenen viime vuoden aikana. Hoendervangerin mielestä jopa liikaakin.

”Avotilat ovat yliarvostettuja. Ne miellyttävät silmää, ja ymmärrän, että ne sopivat hyvin yhteen modernien johtamistavoitteiden kanssa. Kannattaa kuitenkin välttää tekemästä kotipesistä liian avoimia, jolloin niissä on helposti häiriötekijöitä. Tällaiset tilat eivät palvele ketään. Jos halutaan tukea vuorovaikutusta, kannattaa ennemmin tehdä toimivia, nimenomaan siihen tarkoitettuja tiloja. Toimistossa tarvitaan sekä vapaamuotoiseen oleskeluun tarkoitettuja avotiloja että suljettuja kokoustiloja. Monitilatoimiston ydinajatuksena on tarjota riittävästi erilaisia tiloja, ei yhdistää erilaisia toimintoja yhteen avotilaan.”

Hoendervanger palaa kerta toisensa jälkeen siihen, että ihmiset ovat erilaisia. Toimistoissa työskentelee erilaisia persoonia, joilla on erilaiset tarpeet. Tätä tutkitaan myös psykoakustiikan alalla. Tutkimustuloksia voidaan hyödyntää toimistojen suunnittelussa. Osa meistä kaipaa järjestystä ja stressaantuu ympäristöissä, joissa kaikki joustaa. Tällaiset työntekijät tarvitsevat selkeitä ohjeita ja viihtyvät paremmin jäsennellyissä ympäristöissä. Miten luoda toimisto, jossa kaikkien on hyvä olla?

”Hyvä kysymys!” Hoendervanger toteaa. ”Avainsana on monimuotoisuus, ja suunnittelun pitää perustua käyttäjien analysointiin. Alankomaissa suurin osa yrityksistä pyrkii tasa-arvoon ja työntekijöiden yhdenvertaiseen kohteluun. Nämä ovat toki hyviä periaatteita, mutta niitä ei pidä soveltaa orjallisesti. Ihmisiä pitää kohdella yksilöinä pyrkien vastaamaan erilaisiin tarpeisiin. Tämä tarkoittaa myös suljettujen huoneiden ja nimettyjen työpisteiden tarjoamista niille, jotka työskentelevät parhaiten sellaisissa oloissa. Monitilatoimistojen tarkoituksena on auttaa ihmisiä onnistumaan työssään. Kaikki ratkaisut, jotka tukevat tätä tavoitetta, ovat mielestäni hyviä.”

Kiinnitä huomiota akustiikkaan

Erilaiseen työskentelyyn tarkoitetut tilat ovat akustiikan kannalta haaste. Ilman kunnon akustista ja visuaalista suunnittelua on vaarana, että tilat eivät tue tuottavuutta vaan ne koetaan häiritsevinä.

”Akustiikan merkitystä aliarvioidaan. Suurin osa toimitilahankkeiden osallistujista keskittyy miettimään visuaalista puolta. Se on inhimillistä, sillä akustiikkaa on vaikeampi kuvitella. Akustiikkaan on kuitenkin kiinnitettävä enemmän huomiota, ja meidän on opeteltava puhumaan siitä. Akustiikka on toimistotyöntekijöiden työtyytyväisyyskyselyissä yleensä kolmen eniten tyytymättömyyttä aiheuttavan syyn joukossa. Siksi ensisijaisista työtiloista ei kannata tehdä liian avoimia, ja niiden akustiikka on suunniteltava huolella. Kuten sanottu, näissä kotipesissä tehdään paljon keskittymistä vaativaa työtä.”

Monitilatoimisto sopii vain pienelle vähemmistölle

Hoendervangerin mukaan toinen tyypillinen virhe monitilatoimistojen suunnittelussa on se, että monimuotoisuutta toteutetaan sijoittamalla samaan tilaan erilaisia työtiloja.

”Toiminnot pitäisi erottaa toisistaan paremmin. Tietotyöläiset tarvitsevat alueita, joissa tehdään vain yhdentyyppistä työtä. Mielestäni alueita tulisi eriyttää toisistaan enemmän tila- ja seinäratkaisujen avulla. Tämä voisi tukea työntekijöitä, jotka keskittyvät yhdenlaiseen työhön kerrallaan. On myytti, että kaikki tekisivät samanaikaisesti monenlaisia töitä.”

Vaikuttaakin siltä, että toimitilajohtajat, arkkitehdit ja yritysjohtajat ovat haasteellisen tehtävän edessä – kuinka luoda tiloja, jotka palvelevat sekä organisaatiota että yksittäisiä työntekijöitä? Tämä tilanne edellyttää joissain tapauksissa varmasti vanhojen ajatusmallien ravistelua (sekä tutustumista käytännön kokemuksiin ja virallisiin tutkimustuloksiin.)

Teksti: Lars Wirtén