Täyttöaste ja tilanjakajat – hyvän avokonttorin salaisuudet

Nigel Oseland on Bürolandschaftin tai maisemakonttorin vahva puolestapuhuja. Se on avotilaratkaisu, jossa on esimerkiksi pienempiä puolijulkisia vyöhykkeitä, kasveja ja muita tilanjakajia, hiljaisia pod-huoneita ja pienryhmähuoneita. Tutkimus vahvisti hänen näkemystään entisestään.

”Hyvänä vertauskohtana on energiatehokkuus. Energiakustannuksissa ei voida säästää vain siten, että sammutetaan valot, lämmitys ja ilmanvaihto. Sähkönkulutus jää toki silloin minimaaliseksi, mutta tehokas työnteko estyy, ja siksi näin ei toimita. Toimitilajohtajan tehtävänä on löytää tasapaino, jossa toimitilat ovat riittävän miellyttävät ja edistävät ihmisten tuottavuutta mahdollisimman pienin kustannuksin. Sama pätee täyttöasteeseen. Vaikka neliötä olisikin pari ylimääräistä, tiloihin ei voi tuosta vain ahtaa lisää ihmisiä. Olennaista on löytää optimitilanne, ja maisemakonttori on minusta mahdollisimman lähellä sitä.”

Koetun laadun kaksi keskeistä muuttujaa

Toimitilojen kirjo ulottuu avokonttoreista huonetoimistoihin. Nigel Oseland mainitsee kaksi keskeistä muuttujaa, jotka määrittävät toimitilojen koetun laadun: täyttöaste ja tilanjakajat.

”Mediassa on nähty vuosien varrella monia juttuja, jotka käsittelevät avokonttorien kauheutta. Niistä ei kuulemma ole mihinkään, vaan ne ovat suorastaan myrkyllisiä ja saavat meidät sairastumaan. Minusta jutuissa viitataan huonosti suunniteltuihin avokonttoreihin, joissa on suuri täyttöaste ja huonosti tilanjakajia. Tutkimusten mukaan avotoimistot eivät nimittäin ole muita työympäristöjä huonompia. Kaikki lähtee siitä, miten suunnittelussa on huomioitu täyttöaste ja tilanjakajat, ja ne taas ovat kustannuskysymyksiä.”
Oselandin mukaan ongelmana on se, että avokonttori-termin ovat pilanneet ahtaat avotilat, joissa on rivikaupalla pöytiä ja joihin toimistopäälliköt pyrkivät ahtamaan mahdollisimman paljon väkeä kustannussäästöjen toivossa.

Tilantarve

”Pitää muistaa, että väljyys on paras ystävämme. Näinä pandemia-aikoina asia on myös päivänselvä: tartuntojen välttäminen edellyttää välimatkaa. Sama pätee ääneen, ilmanlaatuun ja keskittymiskykyyn, jotka nekin vaativat tilaa. Kaikki palautuu siis täyttöasteeseen ja tilanjakajiin.”

Pelkkiin kustannuksiin vetoaminen ei ole järkevä syy vastustaa eriytettyä toimitilasuunnittelua, jossa otetaan huomioon sekä ekstrovertit että introvertit henkilöt.

”Jos suorituskyky lisääntyy viisikin prosenttia, se riittää kattamaan toimitilakulut”, Nigel Oseland huomauttaa.

Jaetut työpisteet esimiesten suosiossa

Kyselyn vastaajista puolet oli esimiehiä, ja Nigel Oseland on siksi vieläkin yllättyneempi henkilökohtaisten työhuoneiden heikosta suosiosta.

”Huonetoimistojen suosio on vähäisintä juuri esimiesten keskuudessa. He suosivat monitilatyöskentelyä ja työpisteiden jakoa, jota taas hallinnossa ja tukitoiminnoissa työskentelevät karsastavat. He tarvitsevat oman työpisteen, mutta pitävät myös maisemakonttoreista ja jossain määrin huonetoimistoista.”

Tutkijoiden ykkössuosikki on nimenomaan henkilökohtainen työhuone.

”He eivät halua avotiloja mutta hyväksyvät jossain määrin maisemakonttorit ja monitilatyöskentelyn.”

Maisemakonttori on jälleen kerran suosituin vaihtoehto roolista, iästä tai persoonasta riippumatta. Eri tilatyypit sijoittuivat tutkimuksessa näin:

1. Maisemakonttori.
2. Joustava työskentely/monitilatoimisto.
3. Kotitoimisto.
4. Avokonttori.
5. Työpisteiden jako.
6. Henkilökohtaiset työhuoneet.

Avotilaratkaisuissa paljon valinnanvaraa

Tutkimus osoittaa, että ”avokonttorista” on turha puhua yleisluontoisena konseptina. Avokonttori kattaa käsitteenä laajan joukon erilaisia pohjaratkaisuja. Eri toimistojen ja konseptien erilaiset nimet eivät myöskään välttämättä tarkoita sitä, että ratkaisut olisivat keskenään täysin erilaisia. Huonetoimistoja lukuun ottamatta suurin osa ratkaisuista koostuu jossain määrin avoimista vyöhykkeistä.

”Kun ihmisiltä kysytään avokonttoreista, he ajattelevat heti niiden kielteisiä puolia: loputtomia pöytärivejä ilman mitään mukavuuksia ja tilanjakajia. Itse pyrin käyttämään maisemakonttori- tai Bürolandschaft-käsitettä, joka viittaa kokonaan avoimen tai suljetun tilan sijasta orgaanisempaan ja monimuotoisempaan tilaan.”

Sanaleikkejä

Nigel Oseland sanoo, että tutkimuksessa kuvatuissa toimistotyypeissä on päällekkäisyyksiä. Niiden nimitykset eivät niinkään kuvaa tilasuunnitelmien eroa, vaan tilojen eri funktioita ja muita osatekijöitä.

”Maisemakonttori kuvaa tilasuunnitelman fyysisiä osatekijöitä, ja monitilatoimisto liittyy toimintatapoihin ja siihen, miten ja missä työtä tehdään. Osittain kyse on sanoilla leikittelystä. Monitilatoimisto ja maisemakonttori ovat nekin avokonttoreita, mutta avokonttoreista puhuminen tapaa masentaa ihmisiä. Itse haluan tarjota valinnanvaraa ja kannustaa ihmisiä työskentelemään siellä, missä se on kaikkein tehokkainta.”

Tärkeämpää kuin koskaan

Nigel Oseland oli tutkijana huolissaan siitä, että koronaviruksen aiheuttamat muutokset tekisivät tutkimustuloksista vanhentuneita. Hän on kuitenkin päätynyt siihen, että tulokset ovat relevantimpia kuin koskaan.

”Vaihtoehtojen, joustavuuden, etätyön ja väljien maisemakonttorien tarjoaminen on vieläkin tärkeämpää nyt kuin mitä se oli tutkimusta tehtäessä. Kun ehkä 40 prosenttia henkilökunnasta on siirtynyt pandemian aikana etätöihin, toivottavasti toimistopäälliköt tekevät oikeita päätelmiä ja näkevät tämän mahdollisuutena pienentää täyttöastetta. Monitilatoimiston ja maisemakonttorin edut on nähty jo vuosia. Nyt alkaa olla kiire panna parhaat käytännöt täytäntöön.”

Teksti: Lars Wirtén

”Personal Office Preferences” -tutkimuksen teki Workplace Unlimitedin Nigel Oseland vuoden 2019 ensimmäisellä puoliskolla. Toimeksiantajina olivat Herman Miller ja Workplace Trends. Kysely lähetettiin 4 900 henkilölle, ja vastauksia saatiin noin 700.