Kontorets möjligheter

Vi känner alla till kontorslandskapen – stora öppna ytor med hög ljudnivå, där människor sitter och trycker bakom minimala skärmar vid sina små och tätt packade skrivbord.
– Det där stämmer inte. Det är bara dålig kontorsdesign. Vi har träffat Nigel Oseland, en av Storbritanniens mest kända arbetsplatskonsulter och en stor förespråkare för det ursprungliga kontorslandskapet – die Bürolandschaft.

Nigel Oseland är utbildad fysiolog, men bytte inriktning till psykologi när han studerade hjärnans aktivitet på Londonsjukhuset St Bartholomew’s Hospitals neurologiavdelning. Efter en kandidatexamen i psykologi fick han jobb på byggforskningsinstitutet BRE (Building Research Establishment). Där studerade han effekten en byggnads miljöförhållanden har på människors välbefinnande, komfort och prestation, samtidigt som han läste vidare på magister- och doktorandnivå. Efter 11 år tog han steget ut i den den ”verkliga” världen och började jobba som arbetsplatskonsult. Vi bad honom förklara vad det innebär.

Köttet i burgaren

Nigel Oselands egen beskrivning är ganska saftig:

 “Jag tänker på oss som köttet i en organisations-arkitekt-burgare – ja, ibland med lite ost eller dressing till. Men han har också en mer formell beskrivning:
– Jag hjälper organisationer att utnyttja sina lokaler på ett bättre sätt, antingen genom att använda dem mer effektivt för att spara pengar, eller ännu hellre för att förändra sin arbetskultur eller sitt arbetssätt och förbättra sitt resultat.”

Efter vad som sägs är han bra på sitt jobb. Nigel Oseland är en av grundarna till WCO, Workplace Consulting Organisation, och är en av de ledande i branschen. I över 14 år har han och hans fru anordnat Workplace Trends Conference, en av de främsta konferenserna om arbetsplatsdesign och kulturell innovation. Om du vill diskutera aktivitetsbaserad design, design med fokus på människan, flexibla arbetssätt eller smidiga (agila) arbetssätt är det Nigel Oseland du ska vända sig till. Men vilken av dessa termer ska vi använda?

Arbeta flexibelt

“Det är liknande termer med små nyansskillnader. I Storbritannien talar vi ofta om ”agilitet”. Det handlar om att skapa flexibla miljöer som snabbt går att anpassa efter verksamhetens behov. I agila arbetssätt ingår att du ska kunna arbeta flexibelt – var, när och hur du vill – och att det finns rätt miljöer för att du ska kunna göra det. Ibland finns det behov av ”brainstorming-rum”, uppehållsrum, tysta rum eller rum för telefonmöten. I stället för att tro att allt arbete måste göras vid ett skrivbord eller i ett konferensrum, tillhandahåller man ett antal olika miljöer för olika typer av aktiviteter.” 

Fem procent förbättring betalar för kontoret

Det känns onekligen logiskt. Man kan tycka att alla kontor i hela världen borde följa dessa principer. Men som vi alla vet är så inte fallet. Nigel Oseland är dock optimistisk.

– Jag har hållit på med det här i över 15 år nu, och 2008, innan den senaste lågkonjunkturen, började jag se små strimmor av hopp. Folk kom till mig och frågade: Hur kan vi utnyttja lokalerna för att skapa samarbetsmiljöer och förändra arbetskulturen?

– Sedan kom svackan. Då handlade allt i stället om att konsolidera och skala ned. Men nu har diskussionen börjat vakna till liv igen. Det behövs bara en femprocentig förbättring för att arbetet ska återbetala sig. Det är allt vi är ute efter. Fem procent!”

Kontrollkänslans betydelse

För närvarande arbetar Nigel Oseland med en stor undersökning om psykoakustik – en studie av hur ljudet påverkar människan fysiskt, fysiologiskt och psykologiskt.
– Det handlar inte bara om hur vi uppfattar ljudet, utan om hur vi tolkar det.

Nigel Oseland menar att vår tolkning av ljud och därmed även vår prestation främst avgörs av fyra faktorer:

Den uppfattade kontrollkänslan är en komplicerad men intressant faktor. Det finns studier som visar att avsaknad av kontrollkänsla påverkar prestationen negativt. Och effekten sitter i 24 timmar senare. Om vi känner att vi inte haft någon kontroll en dag påverkas vår prestation även nästa dag, säger han.

Att erbjuda andra platser att gå till som är anpassade till aktiviteten är ett sätt att stärka kontrollkänslan. En annan är att införa kontorsetikett.
– Det verkar finnas en person som pratar för högt på varje kontor – vi känner alla en sådan person. Vi kan nog enas om att det är okej att be den personen gå till något av telefonrummen eller att sänka rösten lite.

Kanske blir vi frestade att säga att om alla hade ett eget rum skulle de här problemen försvinna och alla skulle bli glada. Men enligt Nigel Oseland skulle det inte göra att vi presterade eller mådde bättre eller utgöra ett lyft för verksamheten.
– Det kanske är bra vid koncentrationskrävande arbete, men de flesta organisationer vill även uppmana till interaktion och samarbete. 

Ladda ner en sammanfattning av Nigels forskning >>

Kontorslandskapet

Enligt Nigel Oseland handlar det om att se och lyssna på den mänskliga sidan av hela den här frågan. Om vi skapar en dynamisk, flexibel arbetsplats, där det finns utrymme för både introverta och extroverta personligheter, fokus och stimulans, stress och skratt, får vi den femprocentiga produktivitetsförbättring som betalar för hela kontoret.

– Jag brukar återkomma till kontorslandskapen. Idén föddes på 1960-talet och principen kallades för Bürolandschaft. Den bestod av kontor med mer organisk utformning, snarare än bara rader med skrivbord. Det fanns vissa delvis privata utrymmen, avskärmning i form av till exempel växter och ibland även olika våningsplan som delade upp lokalen. Tysta rum, uppehållsrum och liknande var en självklarhet. Problemet i dag ligger i att trenden har gått mot mer stimulerande miljöer. Vi glömmer att 50 procent av medarbetarna och aktiviteterna är av introvert karaktär.” 

En hybridkille

Nigel Oseland verkar vara något av en dubbel karaktär. Som deltidsforskare och deltidskonsult behöver han både fokus och stimulans. Hans lösning är att inte ha något fast kontor.
– Jag har ett litet hemmakontor, en stuga på tomten där jag kan stänga dörren om mig. Men ibland behöver jag träffa folk. Då använder jag mina kunders kontor eller ett kontorshotell. Jag är nog lite av en hybrid.”

När vi ber honom beskriva sig själv, rycker han på axlarna och skrattar. “Jag är bara en vanlig kille.”

Allt du behöver veta om Nigel Oseland

* Delägare i ett mikrobryggeri: Haresfoot Brewery. – Jag försöker vara en ölsommelier.”

* Entusiastisk utövare av canicross – terränglöpning där en hund är fäst till löparen via en elastisk lina. – Jag har en stor hund som aldrig blir trött, så jag började med detta i januari.”

* Blir motiverad av kunskapsutbyte. – Min främsta drivkraft är att lära mig nya saker. Att dela med mig kommer som nummer två.”

* Definition av arbete: – Alla aktiviteter som bidrar till ett företags framgång.”

Text: Lars Wirtén

Foto: Rebecca Hemmungs