Den viktiga resan mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt

1995 skrev Eric Veldhoen boken The Demise of the Office. Sedan dess har ingenting varit sig likt, varken för honom eller för tusentals kontorsarbetare världen över. Detta var startpunkten för nederländska Veldhoen + Company, ett marknadsledande konsultföretag med inriktning på ett aktivitetsbaserat arbetssätt – som är ett av dagens modeord inom kontorsförvaltning.

Louis Lhoest, en av delägarna, är ansvarig för internationell marknadsutveckling. Han menar att det numera är väldigt vanligt att arbeta aktivitetsbaserat i Nederländerna. Många stora globala företag, som Microsoft, Volvo Cars och Rabobank, har redan fått upp ögonen för arbetssättet.

– Men det är ingen nyckelfärdig eller snabb lösning, betonar han, när vi ber honom sammanfatta det aktivitetsbaserade arbetssättet med tre meningar. Det är en processorienterad metod där man använder arbetsmiljön som instrument för en organisationsförändring. Det är aktiviteterna som ligger till grund för analysen. Resan som du påbörjar leder fram till lösningen.

Vad är egentligen ett aktivitetsbaserat arbetssätt? Den här filmen förklarar alltihop.

Inte öppen planlösning

Louis Lhoest fortsätter att förklara vad ett aktivitetsbaserat arbetssätt inte är:
– De flesta tror att det är ett slags flexibelt arbetssätt där man delar skrivbord och så vidare. Men det är bara en del av lösningen. Det är inte synonymt med öppen planlösning. Det handlar om att erbjuda alternativ som gör att arbetsplatsen fungerar för alla.

– Nyckeln till det aktivitetsbaserade arbetssättet är att fokusera på vad ni är och vad ni vill uppnå för förändringar, förklarar Louis Lhoest. Sedan omvandlar ni det till riktlinjer för hur ni vill jobba. Det kan i sin tur omvandlas till riktlinjer för kontorets utformning, IT-lösningar och hur ni ska bete er.”

Delandet är en konsekvens

Utgångspunkten är att ställa sig frågan hur organisationen kan stödja enskilda medarbetare i deras dagliga aktiviteter och arbetsuppgifter. Det leder till ett större utbud av utrymmen och verktyg som gör det möjligt för medarbetarna att göra olika val, vilket gör dem mer rörliga på kontoret. Det i sin tur skapar förutsättningar för att dela skrivbord, verktyg och arbetsytor. – Delandet är en konsekvens, inte en förutsättning.”

Louis Lhoest menar att det handlar om förändringsarbete, inte kontorsinredning.
– Poängen är att du kan använda drivkraften som kommer av att du skapar ett nytt kontor till att accelerera och uppnå de förändringar du är ute efter. De flesta organisationer är väldigt begränsade av själva arbetsplatsen.

Akustiken är avgörande

Louis Lhoest är emellertid väldigt tydlig när det gäller faktorer som akustik, belysning, luftkvalitet och temperatur.
– Om du inte investerar i de här aspekterna är det ingen idé att investera alls. Akustiken är avgörande.

“Många misslyckas om och om igen med just akustiken. Akustiken påverkar vårt beteende och vår produktivitet. Kontorets utformning och IT-lösningarna hjälper oss att hitta rätt väg.”
Louis Lhoest - Veldhoen+Company

Veldhoen + Companys filosofi bygger på förtroende.
– Ge medarbetarna fler riktlinjer och färre regler. Vi måste lita på varandra, låta alla göra sina egna val och behandla varandra som vuxna. Det är nyckeln till framgång.”

Text: Lars Wirtén
Foto: Aline Lessner