Arbeta smart och framtidens arbetsplats

2013 publicerade den brittiska arbetsplatskonsulten Andy Lake sin bok Smart Flexibilitet. Sedan dess har han arbetat mycket med stora organisationer som har hjälpt dem att modernisera sina arbetsmetoder och arbetsplatser. Han har också tagit fram vägledningen om Smart Working för den brittiska centralregeringen och British Standards PAS 3000: 2015 - Smart Working Code of Practice . Dessutom har han arbetat tillsammans med Europeiska kommissionen på deras Office of the Future.

När han frågas om smart arbete, talar Andy Lake mycket om arbete generellt så som om arbetsplatsen.

“Smart arbete handlar om modernisering av arbetsmetoder med hjälp av ny teknik och nya arbetsstilar. Det handlar mycket om att använda arbetsmetoder baserade på förtroende och hantera resultat. Med smart arbete försöker du göra allt på mer flexibla och dynamiska sätt. Men det handlar inte bara om att använda ny teknik och ny arbetsplatsdesign. Det handlar mer om att helt ändra naturen på vad du kan göra.”

Behöver vi en gemensam arbetsplats?

Den snabba utvecklingen av ny teknik och digitalisering som omfattar alla aspekter av samhället gör nästan allt möjligt när det gäller hur vi organiserar vårt arbete och var vi utför det. Så det är ett paradigmskifte, flyttar från ett fokus på arbetsplatsen till en mer process och praktik - centrerad diskussion som inte är beroende på specifika lokaler?

“När den nuvarande modellen för arbetsplatsen utvecklats på 2000-talet, fanns en hel del värde gällande människor, resurser, dokument och så vidare. Men i den digitala världen finns det mervärde i decentralisering, att flytta arbete till människor och dematerialisering, där produkter blir tjänster. I detta sammanhang kan människor arbeta på många olika sätt. Detta väcker i sin tur frågan varför du ens ska komma till arbetsplatsen ? Det här är grundläggande frågor. En hel del av det kunskapsarbete kan göras var som helst, och en hel del av arbetet börjar bli virtuellt. Så, vad behöver vi faktiskt arbetsplatsen till? Det finns organisationer som Word Press med hundratals miljoner av dollar i omsättning, spridning runt om i världen, men med knappt några lokaler alls.”

Utrymmen annat än kontor

Nej, Andy Lake tror inte på kontorsdöd. Han tycker precis som de flesta av oss att det behövs en plats där vi kan träffas och umgås. Men begreppet arbetsplats som utvecklades under den industriella eran bleknar bort, säger han.

“För mig väcker det den stora frågan om vad som är den sociala infrastrukturen i arbetet? Människor på ”arbetsplatsen” tenderar att fokusera på kontoret ensam. Jag menar, om många människor arbetar hemifrån eller kaféer, hur är det med dessa utrymmen? Hur ska de utformas och underhållas? ”

Andy Lake efterlyser en diskussion kring hur vi kan skapa andra utrymmen, offentliga utrymmen såväl som i hem, som stöder förmågan att arbeta.

“Jag tror att det är en stor politisk fråga om att utmana den trend av bostäder blir mindre och mindre. Möjligheten att arbeta hemifrån är inte bra stöd i de flesta moderna hus. I flerbostadshus kan lokala arbetscenter i byggnaden övervägas. Jag tror att samarbetsytorna som dyker upp i städer är en del av denna föränderliga infrastruktur, men vi har en lång väg att gå. Och både beslutsfattare och utvecklare måste komma ikapp.”

Coronavirus kan vara en utlösande faktor

Denna intervju äger rum i slutet av maj 2020, mitt i coronapandemin, när länder runt om i världen öppnar upp samhället igen efter flera månaders låsning. Twitter har just sagt att de kommer att tillåta sin personal att fortsätta arbeta hemifrån för alltid om de vill. Andy Lake tror att coronapandemin kan vara en utlösare som driver denna utveckling av helt nya arbetsmetoder framåt.

“Jag tror att pandemin har blockerat en hel del saker i människors sinne. Det har traditionellt varit en hel del motstånd mot denna utveckling. Det bygger på uppfattningen att vi måste träffas, att vi måste se kroppsspråk och så vidare. Men det förändras, folk kan se att mycket mer är möjligt nu. Detta ger den decentraliserande trenden ett stort lyft . Jag tror att Twitter är ett mycket bra exempel för detta. Det är verkligen fallet att smarta - arbetsorganisationer är mycket bättre förberedda att anpassa sig till omfattande distansarbeten.”

Fler anläggningar utanför

Just nu påverkar pandemin våra kontor om behovet av social distansering. Andy Lake ser detta som en tillfällig fas, men förutspår också några permanenta förändringar till följd av coronapandemin.

“Jag tror att människor kommer att begära faciliteter för att arbeta utanför eller halvöppna utrymmen i mycket högre grad. Och här kommer det att finnas mycket mer och bättre teknik för mötesrum, med större skärmar och bättre audiovisuella system. 

De flesta organisationer står bakom kurvan i denna fråga och människor kämpar för att ansluta, antingen tekniskt eller på grund av mötet dynamik sätts av de människor som är fysiskt närvarande.”

“Med tiden kommer kontorsdesignen att anpassas till att ha betydande mindre kontor som används mer intensivt, men av mindre antal människor än för närvarande. Jag tror att vi kommer att se detta under de kommande fem till tio åren.”

Bra akustik en framgångsfaktor

Akustikfrågor är också en central fråga för att möta, decentraliserade och dematerialiserad sammanhang av smarta arbeten, säger Andy Lake.

“Vårt mål är att skapa bra platser för smart arbete, bra akustik är en av nycklarna i det. Men det försummas vanligtvis när en arbetsplats designas. Det ses fortfarande som en slags lyx. Jag besöker flera arbetsplatser som har fruktansvärd akustik, där de måste bygga om efteråt för att mildra problemen. Men jag tror att detta håller på att förändras. Det är viktigt att tänka på att människor behöver förmågan att kontrollera den akustiska miljön. De designbehov att röra sig mot utrymmen avsedda för olika typer av aktiviteter, med olika sensoriska miljöer där människor kan göra val som passar både verksamheten och deras personliga preferenser.”

Sammanfattningsvis kommer vi förmodligen fortfarande gå, cykla eller pendla till kontor i framtiden. Men vi kommer att göra det vid olika tidpunkter, i olika antal och med olika syften. Affärsmännens kliché med sitt kontor i fickan kommer förmodligen att förbli en kliché ett tag till.

“Kontoret är inte dött ännu, det är bara på väg att bli mer varierade och bryta utanför dess traditionella gränser, summerar Andy Lake.

Text: Lars Wirtén