Sju tips för att lyckas med aktivitetsbaserat arbete

För två år sedan startade Ylva Pålsson My Workspaces tillsammans med sin tidigare kollega Malin Pansell. De hade båda varit engagerade i ett gigantiskt aktivitetsbaserat arbetsprojekt och pågående process vid Ikea i Malmö, Sverige.

Malin Pansell och Ylva Pålsson guidar organisationer till aktivitetsbaserat arbete. Innan de blev konsulter utvecklade och implementerade de konceptet för den svenska inredningsjätten Ikea. Foto: Lars Wirtén.

"Vi var båda en del av utvecklingen av hela konceptet av Ikeas aktivitetsbaserade kontor och hur Ikea arbetar med detta koncept på en daglig basis, säger Malin Pansell.

Ylva Pålsson var ansvarig för att tillämpa konceptet när Ikea renoverat sitt IT kontor i Helsingborg, som har 1700 anställda och konsulter. Det blev en framgång och hon fick sedan ansvar för att leda och utveckla aktivitetsbaserat arbete vid huvudkontoret i Malmö.

“Vi stöttade också parallella projekt i många andra länder. De använde vårt koncept i allt från inredning till förändringshantering och IT-infrastruktur, förklarar Malin Pansell.

Varför aktivitetsbaserat arbete?

Att vara inblandad i aktivitetsbaserad arbete var den mest stimulerande och spännande uppgift de både hade upplevt i sin karriär. De ville ha nya projekt och utmaningar och startade My Workspaces 2018. Att använda sig av sina erfarenheter från global Svensk inrednings jätte som Ikea gjorde att de nu ville vägleda andra organisationer att vidta rätt åtgärder och inte minst, få dem att inse varför de skulle konvertera till aktivitetsbaserat arbete.

“Först och främst ska du inte använda aktivitetsbaserat arbete som en ursäkt för att sänka anläggningskostnaderna. För att lyckas måste du integrera den med de övergripande affärsmålen, säger Ylva Pålsson.

“Som vi ser det bör dessa projekt ägas av mänskliga resurser och stödjas av anläggningen och IT-funktionerna. Den ledande ambitionen bör vara att ändra beteenden och uppnå affärsmål. Det måste genomsyra alla aspekter av verksamheten. Det inkluderar även rekryteringsprocessen, säger Malin Pansell.

De tre pelarna för aktivitetsbaserat arbete

Malin Pansell understryker vad hon ser som den viktigaste frågan och den utgångspunkten: Varför vill du jobba med ett aktivitetsbaserat koncept? Vilka strategier och mål vill du uppnå? Förmodligen är svaren genom att samarbeta mer och bättre, vara mer produktiva och kreativa och genom att ha friska medarbetare som trivs med sitt arbete. Men kom ihåg en sak.

“Konceptet måste anpassas till organisationen och dess aktiviteter. Detta är inte en lösning som passar alla, säger Ylva Pålsson.

Intervjun med Malin och Ylva blir mer tydlig att de inte diskuterar inredningslösningar i detalj när det gäller aktivitetsbaserat arbete . Det finns arkitekter för detta, experter inom sitt område. Malin och Ylva fokuserar på tre pelare som är lika viktiga:

• Den mänskliga miljön, när det gäller ledarskap, kultur och beteende.
• Den fysiska miljön, ur ett strikt funktionellt perspektiv (vilka funktioner, inte hur de uppnås).
• Den digitala miljön och supporten, såsom bärbara datorer, digital dokumentation och kommunikationsverktyg.

Dags för workshops

Alla tre pelarna är sammanflätade och kritiska för ett framgångsrikt aktivitetsbaserat kontor. Men allt börjar med att ändra kultur och beteende. Av denna anledning, måste ledningen vara inblandade och engagerade från början. Nästa steg är att involvera alla anställda. Och när Ylva och Malin säger alla, betyder det alla.

“Det här är den stora utmaningen. Det är viktigt att hålla flera workshops, där människor kan diskutera alla de frågor som de kan komma att tänka på. Du måste verkligen avsätta mycket tid för detta. Människor måste först få chansen att fråga och diskutera vanliga frågor som var de ska lägga sina jackor, om det finns gratis parkeringsalternativ, när de får kaffepauser och så vidare. Du måste först gå igenom de vänliga frågorna innan du kan börja diskutera ökat samarbete, säger Malin Pansell.

Hantering av förtroende

När ledningen har beslutat om ett aktivitetsbaserat koncept finns det inga alternativ för någon. Fokus bör vara på vilka verktyg som krävs för var och en, inte om du ska arbeta enligt konceptet eller inte. Alla måste veta varför förändringen gjorts - inte minst mellanchefer.

“Aktivitetsbaserat arbete innebär stor frihet för anställda. Chefer måste leda på avstånd, baserat på förtroende och prestanda. Det är viktigt att anställda känner att de ses och hörs. Att hantera ett aktivitetsbaserat team är krävande. Cheferna måste göra sitt jobb, säger Ylva Pålsson.

“Föregå med gott exempel. Flytta på rader av bord för att bygga kommunikationsstrukturer i molnet. Du behöver inte se ditt folk för att hantera dem, förtydligar Malin Pansell.

“Och var inte på kontoret varje dag, och definitivt inte vid samma skrivbord. Om du gör det får du aldrig anställda att röra sig och arbeta smidigt. Kontroll är inte en bra kvalitet för ett aktivitetsbaserat team. Släpp det.”

Text: Lars Wirtén