Så lyckas du med det aktivitetsbaserade kontoret

Aktivitetsbaserat arbete handlar om att erbjuda flera olika miljöer för olika typer av aktiviteter på arbetsplatsen. Jan Gerard Hoendervanger, forskare på Hanze University of Applied Sciences i Groningen i Nederländerna, har studerat olika aktivitetsbaserade koncept och hur de används.

Han har upptäckt att brist på avskildhet och fasta arbetsplatser samt avsaknad av utrymmen för koncentrationskrävande arbete kan orsaka stora problem i aktivitetsbaserade miljöer – och att bara en liten andel personer faktiskt byter arbetsplatser som det var tänkt. Det antyder att det inte räcker med att bara skapa en tyst avdelning. Det är också viktigt att ta hänsyn till akustiken i utrymmen där många människor rör sig. Dessa ytor används ofta av arbetare som också behöver kunna koncentrera sig.

En intressant iakttagelse är att de få användare som regelbundet valde olika arbetsplatser var mer nöjda med konceptet och produktiviteten det skapar.

– En slutsats många drar av detta är att vi måste lära användarna att ändra beteende – då blir alla nöjda. Jag håller inte med om det. Det är naivt att tro att alla vill hålla på med en aktivitet på en plats och sedan byta till en annan plats varje gång. Dessutom utnyttjar användarna inte skrivborden i hela byggnaden. Många ser en viss avdelning som sin hemmabas, av både sociala och vanemässiga skäl. Det handlar antagligen om människans natur. Så lägg inte energi på att försöka ändra deras beteende. Det är en av fallgroparna med det aktivitetsbaserade konceptet, säger Jan Gerard Hoendervanger.

Tre framgångsfaktorer för aktivitetsbaserat arbete

I stället för att pressa in medarbetarna i samma mall bör det erbjudas fler privata utrymmen för koncentrationskrävande arbete och möten tillsammans med en hemmabas för varje medarbetare och team. Merparten av de lyckade exempel som Jan Gerard Hoendervanger har undersökt har tre saker gemensamt:

Mestadels koncentrationskrävande arbete

Jan Gerard Hoendervanger uppskattar att omkring 60–80 procent av de aktivitetsbaserade kontoren i Nederländerna inte lyckats fullt ut eftersom planerarna har underskattat behovet av ostördhet och miljöer för koncentrationskrävande arbete. I gengäld är klagomålen från användarna många.

Jan Gerard understryker det faktum att alla på ett kontor faktiskt inte arbetar med det som arkitekten Frank Duffy kallar för transaktionellt kunskapsarbete, som kombinerar tydlig autonomi med hög social interaktion, varierade uppgifter och rörlighet.

– Vi tror gärna att alla på ett kontor är den här typen av kunskapsarbetare. Men det stämmer inte. Det finns många som jobbar individuellt och som kommer till kontoret samma tid varje dag. En risk med aktivitetsbaserade kontor är att man inte skiljer på olika typer av användare och personligheter. Man har visserligen tagit hänsyn till den dynamiska och flexibla millenniegenerationen, men de är inte den enda typen. Inom alla generationer finns det personer med olika behov och preferenser.

– Den vanligaste anledningen till att det aktivitetsbaserade konceptet inte fungerar är att det inte gjorts en tillräckligt noggrann behovsanalys. Det finns en gemensam vision om en dynamisk och öppen arbetsplats med mycket kommunikation och samarbete. Men vi överskattar mängden kommunikationsbaserade uppgifter. Merparten av arbetet på ett kontor består av koncentrationskrävande uppgifter. Att erbjuda en öppen och levande kontorsmiljö blir därmed för enkelspårigt. 

Öppna planlösningar är överskattade

De senaste tio åren har trenden mot öppna planlösningar varit stark. För stark, menar Jan Gerard Hoendervanger.

– De öppna planlösningarna är överskattade. Visuellt ser de väldigt trevliga ut och jag förstår att de passar in i visionerna om det moderna företaget. Men vi måste se upp med hemmabasstationerna – de får inte bli för öppna eller fulla av distraktioner. Det finns inget att vinna på det. Om du vill uppmuntra till interaktion är det bättre att du skapar bra miljöer för just det syftet i stället. Det behövs både informella öppna ytor och avskilda mötesrum. Själva grundtanken med aktivitetsbaserade kontor är att erbjuda en väl avpassad kvantitet av olika typer av miljöer – inte att försöka kombinera oförenliga funktioner på ett och samma ställe.

Jan Gerard återkommer hela tiden till att människor är olika. På ett kontor vistas människor med mycket olika personligheter och behov. Det är något som studeras inom psykoakustiken, och resultaten därifrån kan tillämpas vid planering av kontorsmiljöer. Vissa personer har ett stort behov av struktur och blir väldigt stressade när allt präglas av flexibilitet. De behöver tydliga riktlinjer och fungerar bäst i en strukturerad miljö. Hur skapar man ett kontor som passar alla?

– Bra fråga! Nyckelordet är variation, baserat på en användaranalys. I Nederländerna eftersträvar de flesta företag jämlikhet och vill därför behandla alla lika. Det är visserligen positivt, men vi får inte bli dogmatiska. Vi måste se på människor som individer när det gäller våra behov. Därför måste vi erbjuda avskilda utrymmen och fasta arbetsplatser till personer som presterar bättre i de miljöerna. Det aktivitetsbaserade kontoret ska hjälpa användarna att göra ett bra jobb. Alla lösningar som bidrar till att uppnå det målet är en bra lösning tycker jag, säger Jan Gerard.” 

Tänk på akustiken

Att erbjuda olika typer av utrymmen för olika typer av aktiviteter kan vara en utmaning rent akustiskt. Om planerarna inte tar hänsyn till både de visuella och de akustiska aspekterna finns det risk att miljön uppfattas som störande i stället för produktivitetsfrämjande.

– I allmänhet underskattar vi vikten av bra akustik. De flesta som är inblandade i den här typen av projekt jobbar främst med den visuella biten. Det är väl ganska mänskligt egentligen – det är svårt att föreställa sig hur akustiken ska bli. Men vi måste tänka mer på akustiken och bli bättre på att diskutera den aspekten. Om man tittar på arbetsplatsundersökningar hamnar oftast akustiken i topp tre när det gäller saker som medarbetarna är missnöjda med. Kom därför ihåg att inte göra de primära arbetsplatserna för öppna och se till att akustiken är väl genomtänkt. Som sagt, i baszonerna utförs mycket koncentrationskrävande arbete.” 

Passar bara en liten minoritet

Ett annat exempel på vad som kan gå fel i de aktivitetsbaserade kontoren är, enligt Jan Gerard, att behovet av variation missförstås, så att det skapas olika typer av arbetsytor i samma område.

– I stället bör aktiviteterna separeras mer. Kunskapsarbetare behöver utrymmen för en typ av uppgift. Därför tycker jag att vi borde se större separation, med både avstånd och väggar. Det gör det lättare att fokusera på en uppgift i taget, vilket är viktigt eftersom vi ju vet att det här med att ha många bollar i luften är en myt.

Generellt sett verkar det som om de ansvariga behöver ändra sin syn på hur det aktivitetsbaserade konceptet ska utformas och förvandlas till kontor som uppfyller behoven hos både organisationen och den enskilda.

– Våra undersökningar antyder att det aktivitetsbaserade konceptet, i dess nuvarande form, bara passar en liten minoritet av användarna. Men det har potential att passa de moderna kunskapsarbetarna och deras organisationer om det bara införs på ett mer genomtänkt sätt. I våra studier tar vi även upp bästa praxis för ett lyckat aktivitetsbaserat kontor.”

Text: Lars Wirtén