Att tänka utanför boxen kring kontors- och distansarbete

Andy Lake har länge varit en ivrig förespråkare för vad han kallar ”smart” eller ”flexibelt” arbete. Han beskriver det som flexibla arbetsmetoder, med ny teknik och design som ger ökad rörlighet och fler valmöjligheter. Ett exempel är aktivitetsbaserade kontor, även om smart arbete handlar mer om att förbättra produktiviteten än att utforma lokalerna på ett visst sätt. Efter pandemin har det blivit uppenbart att allt arbete inte nödvändigtvis behöver utföras på kontoret.

– För många är kontoret fortfarande den naturliga arbetsplatsen. Googles vd har till exempel sagt att han förväntar sig att de anställda sitter på kontoret tre dagar i veckan och de övriga två dagarna ”där de arbetar bäst”. Men borde de inte alltid sitta där de arbetar bäst? Grundprincipen för smart arbete är att man jobbar på den plats och tid som är lämpligast. Allt beror på hur arbetsuppgifterna ser ut. Vi måste tänka utanför boxen när det gäller arbetsplatsen, säger Andy Lake.

Alla jobbar på distans

Under pandemin tvingades många att jobba på distans på grund av nedstängningar och andra restriktioner. Andy Lake menar att detta bör betraktas som lika normalt som att arbeta på kontoret.

– En intressant trend är att vissa företag har infört en ”virtual-first”- eller ”remote-first”-policy, vilket innebär att de anpassar arbetsmetoderna för att anställda som jobbar på olika platser ska få bästa möjliga upplevelse, säger han.

Andra försöker i stället utforma distansarbetet baserat på erfarenheter från det traditionella kontoret – och det är ett misstag, säger Andy Lake.

Ordet ”distans” antyder att man befinner sig på avstånd från händelsernas centrum. Men om bara några få sitter på kontoret är de lika distanserade som övriga medarbetare. Därför måste vi börja betrakta det traditionella kontoret som en av många arbetsplatser. Alla platser där vi kan sitta och jobba ska behandlas lika. Utmaningen är att utforma arbetsplatserna så att övergången mellan de olika geografiska platserna blir så smidig som möjligt. Den traditionella kontorsmodellen med skrivbord och mötesrum fungerar helt enkelt inte längre.

Tror du att detta kommer att bli verklighet, eller kommer vi att tvingas tillbaka till ”det gamla vanliga” arbetssättet?

– Jag tror att det distribuerade arbetssättet har kommit för att stanna. Det finns ganska många som vill fortsätta jobba på distans. De kanske fortfarande är oroliga för att bli smittade på kontoret eller i kollektivtrafiken. Folk har insett att de kan jobba på andra platser och att deras arbetsgivare har verktygen som krävs för att möjliggöra det. Det är ett attraktivt alternativ som sparar både tid och pengar för de anställda.

Varför ska arbetsgivarna då fortsätta att erbjuda och satsa på kontor?

– Jag tror att det kan skapa nya möjligheter. Konceptet med aktivitetsbaserad design har fått ett uppsving. Vissa ytor utformas för samarbete, medan andra fungerar som tysta rum, projektytor och så vidare. Det kan öppna upp för nya idéer. Ett utvecklingsområde är teknikens roll. Det räcker inte att bara uppdatera mötesrummet med en större skärm för digitala möten.

Varför räcker inte det?

– Mötesrummen har vanligtvis inte rätt storlek. Akustiken är ofta dålig, vilket gör att de som sitter i rummet har svårt att höra dem som sitter på andra platser och tvärtom. Det krävs mindre utrymmen, en kombination av slutna och halvslutna rum. Vi kommer helt säkert att få se en hel del innovation inom det här området. Jag vet till exempel flera företag som håller alla sina möten digitalt. I stället för att krångla till det med hybridmöten i vanliga mötesrum ansluter alla med dator och hörlurar.

Din poäng verkar vara att man inte längre behöver separera jobbet från andra platser?

– Det finns redan helt virtuella organisationer där den här strategin funkar alldeles utmärkt. Dessutom rekryterar allt fler företag utan hänsyn till geografi, för att hitta rätt person oavsett var han eller hon befinner sig. De kanske ändå bara behöver komma till kontoret lite då och då. I detta avseende har behovet av kontor minskat. Å andra sidan finns det många företag där det även bedrivs fysiskt arbete, till exempel inom verkstadsindustrin. Här behövs det lokaler. Deras medarbetare måste kunna utföra både kontorsuppgifter och praktiskt arbete.

Pandemin har haft en enorm inverkan på tjänster för videomöten. Kommer vi någonsin att ha vanliga möten igen och behövs gemensamma arbetsytor över huvud taget?

– En anledning till att ha ett kontor är att vi människor gillar att träffas, både av yrkesmässiga och sociala skäl. Om du är ny i branschen eller på företaget behöver du läras upp av mer erfarna medarbetare. Dessutom har vår inställning till fokuserat arbete förändrats. Tidigare brukade folk sitta och arbeta fokuserat på egen hand, för att sedan dela med sig och börja samarbeta med andra. Med dagens teknik är det mycket lättare att kombinera samarbete och fokuserat arbete. Vi behöver ytor som är anpassade för detta, där människor kan sitta tillsammans och samarbeta – eller delta på distans. Här är det traditionella öppna kontorslandskapet med uppradade skrivbord överallt helt fel miljö.

Har pandemin bidragit till att öka medvetenheten om och möjligheten till det du kallar smart arbete?

– Absolut. Utvecklingen har gått snabbt och vi har övervunnit många hinder. Men det gäller att inte bara fokusera på om vi ska sitta hemma eller på kontoret och jobba, utan i stället fundera över hur vi kan förbättra arbetet. Att anpassa det gamla arbetssättet till hybridarbete, eller vad vi nu kallar det, är fel väg att gå. Då gör vi bara samma sak på andra platser, vilket leder till Teams- eller Zoom-möten dagarna i ända. I stället bör vi fundera över hur vi kan interagera på ett mer dynamiskt sätt, frigöra tid från dessa oändliga möten och bli mer produktiva.

Så det handlar inte bara om var vi jobbar, utan lika mycket om hur vi jobbar?

– Exakt. Först måste vi förändra vårt arbetssätt – sedan kan vi förändra arbetsplatsen.

Text: Lars Wirtén