En fluga på väggen ger insikt om kontorsdesign

Det finns massor av arbetsplatsforskning som bygger på enkäter, intervjuer, ljudmätningar med mera, men väldigt få studier som fokuserar på vad som faktiskt händer på en arbetsplats, som ett komplement till svaren på dessa frågor.

Alexandra Institutet är ett forsknings- och konsultbolag i den danska staden Århus, som har specialiserat sig på IT och digitalisering. Eva Bjerrum är en organisationsanalytiker som fokuserar på användarperspektivet, vilket förutom teknik även inkluderar organisatoriska och fysiska frågor på arbetsplatsen. De senaste 20 åren har hon studerat många olika typer av arbetsplatser, från skolor och andra utbildningsmiljöer till museer och, förstås, kontor. Mejeriföretaget Arla och läkemedelsföretaget Novo Nordisk är två stora bolag som har använt sig av Eva Bjerrums och hennes kollegors antropologiska insikter för att optimera sina kontorsmiljöer.

– Vi är passiva observatörer; vi är som flugor på väggen. Efter ett tag glömmer folk bort att vi är där och uppträder på samma sätt som de gjorde innan vi kom dit, förklarar Eva Bjerrum.

Opartisk roll

För att få en helhetsbild, observerar socialantropologerna alla delar av kontoret vid olika tidpunkter. De registrerar vad som händer, vilket arbete som utförs och var. Pratar de anställda mycket i telefon, fokuserar de på sina arbetsuppgifter, pratar de i normal samtalston eller viskar de? Även möteskulturen observeras: Var hålls fysiska möten och onlinemöten, och hur många personer befinner sig i mötesrummen samtidigt?

– Vi gör anteckningar om ljudmiljön och huruvida det är mycket spring i lokalerna eller mestadels tyst och lugnt. Vi har en opartisk roll, där vi enbart registrerar allt vi ser. Dessutom ger vi en beskrivning av vårt allmänna intryck.

När observationerna är klara sammanfattar Eva Bjerrum de karakteristiska inslagen på varje avdelning.

– Vi kan tydligt se att det ofta saknas en plats där medarbetarna verkligen kan koncentrera sig på arbetet. Typiska problem i öppna kontorslandskap är att vissa vill fokusera på arbetet, medan andra pratar mycket i telefon eller diskuterar med varandra. Det kan lätt uppstå konflikter om vad som egentligen blir gjort i dessa miljöer.

Mötesrum används till koncentrationskrävande arbete

Mötesrum är ett exempel på utrymmen som kanske inte alltid används till det som var tanken från början. I Århus observerade Eva Bjerrum och en kollega Arlas kontor och dess 700 anställda i 60 dagar.

– Det fanns massor av mötesrum för upp till tio personer. Men för det mesta satt det bara en eller två medarbetare åt gången i dessa rum. I stället för möten användes de ofta till koncentrationskrävande arbetsuppgifter. Många gånger satt samma personer i mötesrummet hela dagen. När de väl hade lyckats boka ett rum ville de inte gärna lämna det.

Observationerna ledde till flera förändringar på Arlas kontor i Århus. Nu finns här ett bibliotek där medarbetarna kan arbeta fokuserat och fördjupa sig i olika problem. De stora mötesrummen har gjorts om till flera mindre rum och man har byggt bås för onlinemöten. Den stora loungen, som tidigare var en öppen yta omgiven av skrivbord, är nu åtskild från arbetsplatserna.

– Den befintliga kontorslösningen levde helt enkelt inte upp till de faktiska behoven. Många jobbade hemifrån för att slippa vara på kontoret.

Hemarbete upplevs som effektivt

För femton år sedan deltog Eva Bjerrum i ett forskningsprojekt där man utforskade utformningen av arbetsplatser för kunskapsarbete. Det visade sig att ”riktigt” eller ”effektivt” arbete enligt många var arbete som man kan planera hemma och sedan utföra i lugn och ro på arbetsplatsen. Medarbetare som ville fråga eller diskutera något upplevdes som störande.

– När jag under coronapandemin intervjuade 200 kommun- och privatanställda fick jag samma svar om och om igen. Hemarbete och onlinemöten upplevs som väldigt effektivt. Man lägger upp arbetstiden som man vill, mötena är korta och välstrukturerade och man slipper resorna till och från jobbet.

Kommer det inte finnas några kontor alls i framtiden?

När Eva Bjerrum berättar om resultaten av sina observationer och intervjuer blir den naturliga följdfrågan: Ska vi överge hela tanken med gemensamma arbetsplatser för kontorsarbetare?

– Nej, den fysiska arbetsplatsen bidrar till ökad arbetstillfredsställelse. Det är där vi samarbetar och får snabb feedback på vårt arbete. På arbetsplatsen kan vi hänga med i vad som händer, tillsammans med arbetskamraterna. Det är också där vi känner samhörighet, får energi och har kul tillsammans – på bekostnad av vissa störningsmoment.

I Eva Bjerrums studier nämns ofta flera vanliga fördelar med fysiska möten. För det första får vi ögonkontakt med varandra och har lättare för att läsa av kroppsspråket. Dessutom kan vi diskutera saker, komma med idéer och uppmuntra varandra. Fysiska möten ger också möjlighet till mer personliga samtal.

– När jag tänker på dessa fördelar frågar jag mig själv om de bidrar till ökad effektivitet eller inte? Jag tror att vi behöver en bredare definition av effektivitet. Det handlar inte bara om min egen effektivitet – utan även vår gemensamma effektivitet.

Öppna kontorslandskap behövs fortfarande

Eva Bjerrum tror att debatten om öppna kontorslandskap är alldeles för ensidig. Ett kontor med öppen planlösning ser inte likadant ut överallt.

– På en arbetsplats kanske tio personer själva har valt att sitta på samma öppna yta. Och på en annan kanske 200 personer har tvingats att sitta tillsammans. Det går inte att jämföra, säger Eva, och tillägger:

– Självklart är det inte lika lätt att fokusera på arbetet i ett öppet kontorslandskap som i ett enskilt kontor. Men samtidigt ser vi, att på kontor där man har möjlighet att gå och sätta sig någon annanstans, är det många som trivs med att arbeta i ett kontorslandskap.

På vägen till den ostörda arbetsplatsen kanske du stöter på en kollega som börjar prata om något helt annat än vad du hade tankarna på. Då kan det hända att du blir störd och lite irriterad, eller känner att det tar onödig tid och gör dig mindre fokuserad och effektiv. Eva Bjerrum vill vända på resonemanget.

– Det här är en chans för någon annan att ta del av dina kunskaper och för dig att förstå hur din kollega tänker. I själva verket är detta kanske det effektivaste mötet av alla.

Text: Lars Wirtén