Uma mosquinha dá algumas ideias sobre a conceção de escritórios

Há um grande volume de investigação e estudos no local de trabalho que se baseiam em questionários, entrevistas aprofundadas, medições do som, etc. Mas poucos estudos observam realmente o que se passa num local de trabalho, para complementar as respostas das pessoas a tais questionários.

O Instituto Alexandra é uma empresa de investigação e consultoria especializada em TI e digitalização, e está sediado em Aarhus, Dinamarca. Eva Bjerrum é uma analista organizacional sénior que se concentra na perspetiva do utilizador, que para além da tecnologia inclui a organização e as condições físicas no local de trabalho. Durante os últimos 20 anos tem observado muitos tipos diferentes de locais de trabalho, desde escolas e outros ambientes de ensino a museus e, claro, escritórios. A empresa de lacticínios Arla e a empresa farmacêutica Novo Nordisk são duas grandes empresas que utilizaram os conhecimentos antropológicos sociais de Eva Bjerrum e dos seus colegas para otimizar os seus ambientes de escritório.

“Somos observadores passivos; agimos como mosquinhas”. Passado algum tempo, as pessoas esquecem-se de que estamos lá e comportam-se da mesma forma que antes de começarmos a observar”, explica Eva Bjerrum.

Notas Imparciais

Para obter um quadro completo, os antropólogos sociais observam todas as partes do escritório em momentos diferentes. Eles observam e registam o que está a acontecer, que trabalho está a ser feito e onde. Os funcionários falam muito ao telefone, concentram-se no seu trabalho, falam naturalmente ou sussurram uns aos outros? A cultura de reuniões também é observada: Onde se realizam as reuniões físicas e as reuniões online; quantas pessoas se encontram nas salas de reuniões de cada vez?

“Tomamos notas sobre o ambiente sonoro, quer haja muita gente em movimento, quer esteja maioritariamente calmo e sossegado. Registamos todos estes detalhes de forma imparcial, apenas descrevemos o que vemos. Para além destes pormenores, descrevemos também a impressão geral.”

Quando as observações estão completas, Eva Bjerrum resume as características dos vários departamentos.

“Podemos ver claramente que muitas vezes não há lugar para as pessoas se concentrarem realmente numa tarefa. Vemos os conflitos típicos dos escritórios em espaço aberto: alguns querem concentrar-se inteiramente no seu trabalho, alguns falam muito ao telefone, enquanto outros têm discussões frequentes com outros. Pode facilmente tornar-se uma luta sobre que tipo de trabalho se faz nestes ambientes.”

As salas de reuniões são utilizadas para as pessoas se concentrarem no trabalho

A utilização das salas de reuniões é um exemplo que pode não corresponder à intenção original quando o escritório foi concebido. Em Aarhus, Eva Bjerrum e um colega observaram o escritório da Arla e os seus 700 funcionários durante 60 dias.

“Havia muitas salas de reuniões para um máximo de dez pessoas. Mas normalmente havia apenas uma ou duas pessoas de cada vez nestas salas. Eram frequentemente utilizadas para trabalhos que exigiam concentração e não para reuniões. E muitas vezes as mesmas pessoas ficavam na sala de reuniões o dia todo. Se tivessem conseguido reservar uma sala, não estavam dispostas a abdicar da mesma.”

Como resultado dos estudos de antropologia social de Eva Bjerrum, a Arla fez várias alterações ao seu escritório em Aarhus. Existe agora uma biblioteca onde as pessoas se podem concentrar e estudar um problema em profundidade; as grandes salas de reuniões foram divididas em salas mais pequenas e foram criadas cabines para reuniões online. A área de lounge aberta, que anteriormente era um espaço aberto rodeado por secretárias, foi agora também separada dos espaços de trabalho.

“A solução de escritório que existia quando começámos a observar simplesmente não estava à altura das necessidades reais. Muitas pessoas utilizavam o trabalho a partir de casa como um escape e não como uma oportunidade de flexibilidade.”

O trabalho a partir de casa é considerado eficaz

Há quinze anos, Eva Bjerrum participou num projeto de investigação que explorou a conceção de locais de trabalho para trabalhadores do conhecimento. Mostrou que muitas pessoas definiram trabalho “real” ou “eficaz” como o trabalho que se pode planear em casa e depois realizar em paz e sossego no seu local de trabalho. Os colegas que têm perguntas ou que querem discutir coisas que levam a interrupções são vistos como perturbadores.

“Durante a pandemia de coronavírus, entrevistei 200 funcionários em empresas e municípios, e ouvi a mesma mensagem. O trabalho a partir de casa e as reuniões online são descritos como realmente eficazes. Organiza o seu tempo da forma que deseja, as reuniões são curtas e claramente estruturadas, e não tem de viajar de e para o seu local de trabalho.”

Será o escritório em breve uma coisa do passado?

Quando Eva Bjerrum fala sobre os resultados das suas observações e entrevistas, naturalmente suscita a questão: Devemos abandonar toda a ideia de locais de trabalho partilhados para os trabalhadores de escritório?

“Não, o local de trabalho físico contribui para a satisfação profissional. É onde colaboramos e recebemos feedback rápido sobre o nosso trabalho. O local de trabalho permite-nos estar em contacto com o que está a acontecer, juntamente com os colegas. É também onde encontramos um sentido de comunidade, energia e humor - à custa de alguma perturbação.”

Nos inquéritos que Eva Bjerrum realizou, são frequentemente mencionados vários benefícios comuns das reuniões da vida real. Fazemos contacto visual aqui e somos mais capazes de ler a linguagem corporal. Discutimos coisas, avançamos com ideias e encorajamo-nos mutuamente. As reuniões da vida real também nos dão a oportunidade de conversas mais pessoais.

“Quando penso nestes benefícios, pergunto-me se eles contribuem para a nossa eficácia. Penso que precisamos de uma definição mais ampla de eficácia. Não é apenas uma questão da minha própria eficácia - mas da nossa eficácia coletiva.”

Os escritórios em espaço aberto continuam a ter o seu lugar

Eva Bjerrum acredita que o debate sobre escritórios em espaço aberto é demasiado preto e branco e unilateralmente negativo. O escritório em espaço aberto não é uma solução única que é a mesma em todo o lado.

“Num local de trabalho, pode haver dez funcionários que tenham optado por partilhar um espaço aberto comum. E noutro pode haver 200 pessoas que sejam obrigadas a sentar-se juntas. Não se pode compará-los”, diz Eva, acrescentando:

“É claramente falso que se possa concentrar no seu trabalho num escritório em espaço aberto da mesma forma que num escritório privado. Mas, ao mesmo tempo, vemos que quando os funcionários têm outras opções, como ir para outro lugar, muitos gostam de trabalhar num ambiente em espaço aberto.”

A caminho para esse outro lugar poderá esbarrar com um colega que o para e começa a falar de algo completamente diferente do que está na sua mente. Pode sentir-se interrompido, possivelmente um pouco irritado, ou que está a perder tempo, concentração e, consequentemente, eficácia. Eva Bjerrum quer dar a volta a esta ideia.

“Esta é uma oportunidade para outra pessoa partilhar os seus conhecimentos e para você saber quais as opiniões do seu colega. Pode, de facto, ser a reunião mais eficaz de todas.”

Texto: Lars Wirtén