Inteligentna praca i biura przyszłości

Andy Lake, brytyjski konsultant ds. środowiska pracy, opublikował w 2013 r. książkę zatytułowaną Smart Flexibility (Inteligentna elastyczność). Od tego czasu Lake współpracuje z wieloma dużymi organizacjami, pomagając im w modernizacji środowisk pracy i praktyk pracowniczych. Jest również autorem opracowanych dla brytyjskiego rządu wytycznych w sprawie inteligentnych metod pracy oraz brytyjskiej normy PAS 3000: 2015 – Smart Working Code of Practice. Lake współpracował także z Komisją Europejską nad programem Office of the Future poświęconym biurom przyszłości.

Pytany o inteligentną pracę, Andy Lake równie dużo uwagi poświęca praktykom, co środowisku pracy.

„Koncepcja inteligentnej pracy opiera się na modernizacji naszych praktyk pracowniczych, wykorzystaniu nowych technologii oraz nowych podejść do środowiska pracy. Kładzie ona duży nacisk na praktyki oparte na zaufaniu i zarządzanie przez wyniki. Stosując inteligentne metody pracy staramy się robić wszystko w sposób bardziej elastyczny i dynamiczny. Nie chodzi jednak wyłącznie o nowe technologie i nowy styl projektowania środowiska pracy. Bardziej istotne jest to, że fundamentalnie zmienił się charakter tego, co możemy robić.”

Po co nam wspólne miejsca pracy?

Szybki rozwój nowych technologii i postęp cyfryzacji, która przenika wszystkie aspekty życia społecznego sprawia, że w kontekście organizacji pracy i miejsca jej wykonywania możliwe jest dziś niemal wszystko. Czy mamy zatem do czynienia z przesunięciem paradygmatu z miejsca wykonywania pracy w kierunku procesów i praktyk, które nie podlegają przestrzennym ograniczeniom?

„W XX wieku, gdy kształtował się obecny model środowiska pracy, możliwość skupienia w jednym miejscu ludzi, zasobów i dokumentów stanowiła istotną wartość. Jednak w dzisiejszym, scyfryzowanym świecie wartości dodanej upatruje się w decentralizacji, pracy zdalnej i dematerializacji, a zatem w rzeczywistości, gdzie produkty stają się usługami. Pozwala to na równorzędne funkcjonowanie wielu modeli pracy. To z kolei każe nam się zastanowić po co w ogóle mamy przychodzić do pracy? I tu dotykamy kwestii zasadniczych. Wiele zawodów bazujących na wiedzy może być wykonywanych praktycznie z dowolnego miejsca. Do środowiska wirtualnego trafia także szereg zadań wymagających współdziałania. Po co nam zatem tradycyjne miejsca pracy? Istnieją organizacje takie jak WordPress, które choć generują obroty liczone w setkach milionów dolarów i działają na całym świecie, praktycznie nie posiadają biur w tradycyjnym słowa tego znaczeniu.”

Przestrzeń niebiurowa

A jednak Andy Lake nie wierzy w definitywny koniec tradycyjnie rozumianej przestrzeni biurowej. Nadal uważa, jak prawdopodobnie większość z nas, że do pewnego stopnia nadal musimy się gromadzić. Twierdzi natomiast, że koncepcja środowiska pracy, jaka wyewoluowała w dobie ery przemysłowej powoli przechodzi do lamusa.

„Dla mnie wiąże się to z ważnym pytaniem o istotę społecznej infrastruktury pracy. Ludzie z branży „środowiska pracy” często koncentrują się wyłącznie na przestrzeni biurowej. Tymczasem mamy do czynienia z sytuacją, w której wiele osób pracuje z domów lub na przykład kawiarni. Co z tego rodzaju miejscami pracy? Jak powinny być zaprojektowane i obsługiwane?”

Andy Lake uważa, że najwyższy czas zacząć dyskusję na temat możliwości tworzenia nowych przestrzeni sprzyjających pracy, tak w sferze publicznej, jak i prywatnej.

„Myślę, że należy zwrócić uwagę na trend postępującej minimalizacji mieszkań. W większości nowoczesnych domów możliwości pracy są mocno ograniczone. Jeżeli prowadzisz działalność i odwiedzają cię klienci lub kontrahenci, będzie ci brakowało odpowiednio dostosowanej przestrzeni. W dzielnicach bloków mieszkalnych ciekawym pomysłem mogłoby się okazać stworzenie lokalnych centrów pracy. Mam wrażenie, że pojawiające się już w miastach przestrzenie co-workingowe są jednym z elementów zmieniającej się infrastruktury. Jednak przed nami jeszcze daleka droga. Decydenci i deweloperzy mają w tej kwestii nadal wiele do nadrobienia.”

Pandemia jako katalizator

Wywiad ten przeprowadziliśmy pod koniec maja 2020 roku, a zatem w samym środku kryzysu spowodowanego pandemią koronawirusa, gdy na całym świecie kolejne kraje powoli otwierały się po kilku miesiącach lockdownu. Właśnie wtedy Twitter ogłosił, że pozwoli swoim pracownikom już na stałe pracować z domu, jeśli tylko będą zainteresowani takim rozwiązaniem. Andy Lake jest zdania, że pandemia może stać się katalizatorem rozwoju zupełnie nowych modeli pracy.

„Myślę, że za sprawą pandemii na wiele rzeczy spojrzeliśmy z zupełnie nowej perspektywy. Dotychczas mieliśmy do czynienia z silnym oporem bazującym na przeświadczeniu, że ludzie muszą się gromadzić w jednym miejscu, ponieważ skuteczna komunikacja opiera się także na mowie ciała, itp. To się jednak zmienia, a wszyscy powoli dostrzegają, że mamy dziś znacznie większe możliwości, niż kiedyś. Jest to istotny impuls dla trendów decentralizacyjnych. Myślę, że dobrze ilustruje to przykład Twittera. Jest to z pewnością przypadek, który pokazuje, że organizacje oparte na inteligentnej pracy były lepiej przygotowane do masowego przejścia w tryb pracy zdalnej.”

Wyjście na zewnątrz

Bieżąca pandemia oraz związane z nią wymogi i zakazy kształtują przestrzeń biurową, wymuszając zmniejszenie zagęszczenia personelu i zwiększenie społecznego dystansu. Andy Lake twierdzi, że choć są to w dużej mierze zmiany przejściowe, niektóre z nich zostaną już z nami na stałe.

„Uważam, że ludzie częściej będą żądać możliwości pracy poza biurem, lub przynajmniej w półotwartych przestrzeniach. Wkrótce pojawi się również więcej lepszych technologii i urządzeń do organizowania telekonferencji, z większymi ekranami i lepszymi systemami audiowizualnymi. Większość organizacji jest w tej kwestii jeszcze zapóźniona, co sprawia, że ich personel napotyka problemy w pracy zdalnej – z jednej strony techniczne, z drugiej zaś spowodowane tym, że dynamikę spotkania wyznaczają osoby fizycznie na nim obecne.”

„Z biegiem czasu typowe biura przeniosą się do zdecydowanie mniejszych przestrzeni, które będą jednocześnie intensywniej użytkowane przez mniejszą liczbę osób niż obecnie. Myślę, że proces ten będziemy obserwować na przestrzeni najbliższych pięciu do dziesięciu lat.”

Dobra akustyka biur na wagę złota

W tym nowym, zdecentralizowanym i zdematerializowanym kontekście inteligentnej pracy kluczowe znaczenie odgrywają rozwiązania z obszaru akustyki, tłumaczy Andy Lake.

„Naszym celem jest stworzenie miejsc sprzyjających inteligentnej pracy, a bez dobrej akustyki jest to praktycznie niemożliwe. Aspekt ten jest zwykle nieco zaniedbywany na etapie projektowania. Dobre parametry akustyczne pomieszczeń nadal uważane są za luksus. Wiele biur, które odwiedzam ma fatalną akustykę, a rozwiązanie tego problemu wiąże się z koniecznością przeprowadzenia modernizacji. Na szczęście ten sposób myślenia powoli się zmienia. Nie możemy zapominać, że ludzie muszą mieć możliwość kontrolowania warunków akustycznych w swoim otoczeniu. Projektanci muszą położyć większy nacisk na wielofunkcyjność przestrzeni i jej podział na strefy o zróżnicowanych parametrach sensorycznych. W takim środowisku pracownicy będą mogli dobierać miejsce pracy do wykonywanych aktualnie zadań i osobistych preferencji.”

Podsumowując, w przyszłości prawdopodobnie nadal będziemy chodzić czy też dojeżdżać do biura - rowerem, samochodem albo komunikacją miejską. Będziemy to jednak robić w innych godzinach, z inną częstotliwością i z innych przyczyn niż dotychczas. Obraz biznesmena, który całe swoje biuro potrafi zmieścić w kieszeni prawdopodobnie zostanie z nami na dłużej.

„Choć z pewnością za wcześnie, by mówić o śmierci przestrzeni biurowych, to musimy przyzwyczaić się do myśli, że biura będą stawać się bardziej różnorodne i wyłamywać się z tradycyjnych schematów”, podsumowuje Andy Lake.

Tekst: Lars Wirtén