Jak osiągnąć sukces przy projektowaniu środowisk opartych na „Activity-Based Working

W koncepcji Activity-Based Working chodzi o zapewnienie ludziom możliwości wyboru środowiska pracy tak, by było ono optymalnie dostosowane do wykonywanych czynności. Jan Gerard Hoendervanger, pracownik naukowy Uniwersytetu Hanze w holenderskim Groningen, przeanalizował różne koncepcje ABW oraz sposób ich funkcjonowania.

Odkrył, że brak koncentracji, niewystarczający poziom prywatności czy brak przydzielonych stanowisk roboczych mogą być przyczyną poważnych problemów w środowiskach ABW – oraz że tylko niewielki odsetek pracowników faktycznie zmienia stanowiska pracy zgodnie z ich przeznaczeniem. Oznacza to, że nie wystarczy po prostu stworzyć jednej, odrębnej strefy cichej. Akustykę należy brać pod uwagę także w bardziej zatłoczonych strefach, ponieważ większość przebywających w nich ludzi wykonuje czynności wymagające dużej koncentracji.

Interesujące jest to, że ta niewielka grupa ludzi wykorzystująca możliwości zmiany środowiska pracy jest o wiele bardziej zadowolona z koncepcji aranżacji biura i swojej wydajności.

„W odpowiedzi często słyszę głosy, że musimy nakłonić ludzi do zmiany swoich zachowań i że wtedy wszyscy będą szczęśliwi. Nie zgadzam się z tym stwierdzeniem. Naiwnie jest myśleć, że wszyscy będą chcieli wykonywać jedną czynność w jednej określonej strefie, a następnie przenieść się do innej – i tak przez cały czas. Pracownicy nie korzystają też z różnych stanowisk pracy w całym budynku. Lubimy, gdy nasza przestrzeń pracy ma charakter macierzysty, dzieje się tak zarówno ze względów społecznych jak i zwyczajowych. Sądzę, że jest to zakorzenione w ludzkiej naturze. Nie należy więc na siłę starać się zmieniać tego typu zachowań. To jedna z głównych pułapek koncepcji ABW” – twierdzi Hoendervanger.

Trzy zasadnicze czynniki warunkujące sukces koncepcji ABW

Zamiast kierować wszystkich pracowników w stronę tych samych zachowań, należy wygospodarować więcej przestrzeni prywatnej, sprzyjającej wykonywaniu pracy wymagającej dużej koncentracji i prowadzeniu konferencji, a także stworzyć dla każdego pracownika i zespołu tzw. strefę macierzystą. Większość analizowanych przez Hoendervangera udanych przykładów koncepcji ABW posiada trzy podstawowe elementy wspólne:

Praca wymagająca koncentracji przez większość czasu

Hoendervanger szacuje, że ok. 60–80 procent środowisk ABW w Holandii nie wykorzystuje swojego potencjału, ponieważ umniejsza się tam znaczenie takich kwestii jak prywatność i potrzeba koncentracji. Zamiast tego obserwuje się rosnącą liczbę skarg wśród pracowników.

Hoendervanger podkreśla, że nie każdy pracownik biura angażuje się w to, co architekt Frank Duffy określił mianem „pracy w oparciu o pamięć transakcyjną”, która łączy w sobie dużą niezależność z wysokim stopniem interakcji społecznej, różnorodnością zadań oraz mobilnością.

„Wykazujemy tendencję do myślenia o wszystkich pracownikach biura jako o tego typu pracownikach umysłowych. Nie jest to jednak do końca trafne podejście. Jest wielu pracowników wykonujących indywidualne czynności, którzy rozpoczynają pracę w biurze codziennie o tej samej porze. Jednym z zagrożeń związanych z koncepcją ABW jest nieumiejętność dostrzeżenia różnic pomiędzy poszczególnymi typami pracowników i osobowości. W grupie tej znajdują się dynamiczni i elastyczni milenialsi, jednak nie są oni jedynym typem. Analizując wszystkie pokolenia, mamy do czynienia z różnymi potrzebami i preferencjami.

„Głównym przyczyną niepowodzeń koncepcji ABW jest to, że nie przeprowadzono jej wystarczająco dogłębnej analizy. Mówi się o wspólnej wizji dynamicznego i otwartego środowiska pracy, sprzyjającego komunikacji i współpracy. Jednak ilość pracy, do wykonania której niezbędna jest komunikacja, wydaje się być przeszacowana. Większość czasu spędzonego w biurze poświęca się bowiem na zadania wymagające wysokiej koncentracji. Projekty aranżacji otwartego, dynamicznego środowiska pracy są zwykle nazbyt uproszczone”. 

Przestrzenie otwarte są przereklamowane

Na przestrzeni ostatnich dziesięciu lat trend projektowania otwartych przestrzeni biurowych był bardzo silny. Hoendervanger twierdzi, że zbyt silny.

„Przestrzenie otwarte są przereklamowane. Są one co prawda bardzo atrakcyjne wizualnie i rozumiem, że pasują do nowoczesnych stylów zarządzania, jednak powinniśmy uważać, by stanowiska macierzyste nie były zbyt otwarte i podatne na czynniki rozpraszające uwagę. Nie mamy tu nic do zyskania. Jeśli chcemy więcej interakcji, lepiej jest stworzyć osobną, przystosowaną do tego celu przestrzeń. Nie obejdziemy się bez nieformalnych przestrzeni otwartych czy zamkniętych sal konferencyjnych. Kwintesencją koncepcji ABW jest zapewnienie różnorodności i wystarczającej ilości różnego typu stref, a nie próby łączenia sprzecznych ze sobą funkcjonalności w obrębie jednej otwartej przestrzeni”.

Hoendervanger zawsze zwraca uwagę na fakt, że ludzie są różni. W środowisku biurowym pracuje multum różnych osobowości, których potrzeby różnią się od siebie. To jeden z przedmiotów badań w obszarze psychoakustyki, których wyniki można uwzględnić podczas planowania projektu aranżacji biura. Niektórzy ludzie wolą opierać swoją pracę na sztywnych zasadach organizacji i stresują się, gdy ktoś im mówi, że wszystko ma charakter elastyczny. Takie osoby potrzebują jasnych wytycznych i w takich warunkach pracuje im się lepiej. Jak więc stworzyć biuro, w którym dogodzimy wszystkim?

„Dobre pytanie” – przyznaje Hoendervanger. „Słowem kluczem jest tu różnorodność oparta na analizie społeczności. W Holandii większość firm prezentuje egalitarne podejście do pracowników i stara się traktować wszystkich równo. Do dobra droga, ale nie możemy do tego podchodzić bezkrytycznie. Żeby usprawnić realizację różnych potrzeb, musimy traktować pracowników bardziej indywidualnie. Powinniśmy więc zapewnić ludziom pracującym w takich warunkach pomieszczenia zamknięte i przydzielić im indywidualne stanowiska pracy. W koncepcji ABW chodzi o to, by pomagać ludziom dobrze wykonywać swoją pracę. Każde rozwiązanie, które prowadzi do osiągnięcia tego celu jest trafnym posunięciem”. 

Zwracajmy uwagę na akustykę

Szereg różnych rodzajów przestrzeni przeznaczonych do wykonywania rozmaitych zadań to dla akustyki nie lada wyzwanie. Brak projektu aranżacji akustycznej i wizualnej wiąże się z ryzykiem, że zamiast wspierać produktywność, przestrzenie te będą postrzegane jako denerwujące i dekoncentrujące.

„Znaczenie akustyki jest często niedoceniane. Większość osób zaangażowanych w opracowanie projektu zwykle koncentruje się na wizualnym aspekcie wnętrza. Myślę, że to przejaw ludzkiej natury, trudno jest bowiem wyobrazić sobie, jak ma wyglądać akustyka. Jednak musimy poświęcić jej więcej uwagi i starać się, by coraz częściej stawała się przedmiotem naszych dyskusji. Jeśli spojrzymy na badania satysfakcji pracowników biurowych, akustyka znajduje się zawsze w grupie trzech głównych przyczyn niezadowolenia personelu. W związku z tym, postarajmy się, by główne obszary pracy nie były zbyt przestronne i upewnijmy się, że środowisko akustyczne zostało dobrze zaprojektowane. Bądźmy też świadomi, że w strefach macierzystych wykonywana jest praca wymagająca wysokiego stopnia koncentracji”. 

Koncepcja ABW pasuje do niewielu projektów

„Inną sytuacją, w której projekt koncepcji ABW może spalić na panewce, jest błędna interpretacja zapotrzebowania na różnorodność, gdy różne stanowiska pracy są tworzone w tej samej strefie” – dodaje.

„Zamiast tego, miejsca wymagające innego charakteru pracy powinny być od siebie lepiej odseparowane. Pracownikom umysłowym potrzebne jest miejsce umożliwiające realizację pojedynczych zadań – i tu, moim zdaniem, niezbędna jest większa izolacja poprzez zastosowanie większej przestrzeni oraz ścian. Taka przestrzeń może pomagać w trybie pracy jednozadaniowej, odkąd wiemy już, że wielozadaniowość to mit”.

Ogólnie rzecz biorąc, dyrektorzy biur, architekci i managerowie powinni zmienić swoje wyobrażenie o zastosowaniu koncepcji ABW w obiektach biurowych tak, by spełniały one zarówno potrzeby organizacyjne jak i osobiste.

„Nasze wyniki dowodzą, że na dzień dzisiejszy koncepcja ABW zaspokaja potrzeby jedynie niewielkiej grupy pracowników. Koncepcja ta ma jednak potencjał, by sprostać potrzebom współczesnych pracowników umysłowych oraz ich organizacji – o ile będzie realizowana w sposób przemyślany. Nasze badania obejmują też cały wachlarz najlepszych praktyk, które pomagają zoptymalizować koncepcję ABW”.

Tekst: Lars Wirtén