De epische reis van activiteit-gerelateerd werken

IT-oplossingen, menselijk gedrag en werkplekken. Wie deze elementen durft te mixen met bedrijfsdoelen, een duidelijke verandervisie en een flinke portie vertrouwen, heeft de eerste stap gezet voor een wonderbaarlijke reis op weg naar activiteit-gerelateerd werken. Reisbegeleider Louis Lhoest van Veldhoen+Company legt uit wat u kunt verwachten. 

In 1995 schreef Erik Veldhoen het boek Kantoren bestaan niet meer. Sindsdien is niets meer hetzelfde voor Veldhoen - en evenmin voor duizenden kantoormedewerkers wereldwijd. Het boek was het startsein voor Veldhoen+Company, toonaangevende Nederlandse consultants op het gebied van activiteit-gerelateerd werken, vandaag de dag een buzzwoord binnen het kantoormanagement.

Louis Lhoest, een partner in het bedrijf, is verantwoordelijk voor de internationale marktontwikkeling. Hij zegt dat activiteit-gerelateerd werken momenteel gangbaar is in Nederland en nadrukkelijk in de belangstelling staat van grote bedrijven als Microsoft, Volvo Cars en Rabobank.

Gevraagd om activiteit-gerelateerd werken in drie zinnen uit te leggen, benadrukt hij dat “het zeker geen kant-en-klare oplossing of een quick fix is”. “Het is een procesgeoriënteerde benadering voor het benutten van de werkomgeving als instrument voor verandering in een organisatie. De activiteiten vormen het uitgangspunt voor de analyse. De reis die je onderneemt leidt tot de oplossing.”

Wat is activiteit-gerelateerd werken precies? Deze video legt het uit.

Geen open kantoren

Louis Lhoest legt vervolgens uit wat activiteit-gerelateerd werken in ieder geval niet is: “De meeste mensen denken dat het een soort van flexibel werken is waarbij mensen bureaus en zo met elkaar delen. Maar dat is maar een deel van de oplossing. En het is zeker geen synoniem voor open kantoren. Het is een veelheid aan keuzes die maken dat de werkplek geschikt wordt voor iedereen.”

“De essentie van activiteit-gerelateerd werken”, legt Louis Lhoest uit, “is te focussen op wie je bent en wat je echt wilt bereiken in termen van verandering. Vervolgens vertaal je dit in een aantal leidende principes voor de manier waarop je wilt werken. Dit kan op zijn beurt weer worden vertaald in richtlijnen voor het ontwerp van het kantoor, de IT-oplossingen en hoe we ons gedragen.”

Delen is de consequentie

Het uitgangspunt is de vraag hoe de organisatie individuele medewerkers kan ondersteunen bij hun verschillende activiteiten en taken gedurende de werkdag. Dit leidt tot een verscheidenheid aan beschikbare ruimten en tools en stelt medewerkers in staat om verschillende keuzes te maken waardoor ze op kantoor veel mobieler zijn. Op zijn beurt creëert dit weer ruimte voor het delen van bureaus, tools en ruimten. “Delen is de consequentie, niet het uitgangspunt.”

Wat Louis Lhoest daarmee bedoelt, is dat het gaat om verandermanagement, niet om het ontwerpen van een kantoor. “De crux zit hem erin dat je tijdens het ontwerpen van een nieuw kantoor gebruikmaakt van het momentum om draagvlak te creëren voor de gewenste verandering en de invoering ervan te versnellen. De meeste organisaties worden in aanzienlijke mate beperkt door de ruimte waarin ze werken.”

Akoestiek is essentieel

Dat gezegd hebbende, is Louis Lhoest buitengewoon helder over factoren als akoestiek, verlichting, luchtkwaliteit en temperatuur. “Als je niet wilt investeren in deze basisvoorwaarden, kun je maar beter helemaal niet investeren. Akoestiek is essentieel”, benadrukt hij. “We zien steeds opnieuw dat mensen nalaten zich voldoende in te zetten voor een goede akoestiek. En dat terwijl de akoestiek van invloed is op ons gedrag en onze productiviteit. Het kantoorontwerp en de IT zijn de enablers.”

“We zien steeds opnieuw dat mensen nalaten zich voldoende in te zetten voor een goede akoestiek. En dat terwijl de akoestiek van invloed is op ons gedrag en onze productiviteit. Het kantoorontwerp en de IT zijn de enablers”
Louis Lhoest - Veldhoen+Company

De filosofie van Veldhoen+Company is gestoeld op vertrouwen. “Bied mensen meer richtlijnen en minder regels. Vertrouwen is cruciaal, net als mensen in staat stellen om hun eigen keuzes te maken. Behandel mensen als volwassenen. Dat is de sleutel voor succes.”

Tekst: Lars Wirtén

Foto: Aline Lessner