Zeven tips voor succesvol activiteit-gerelateerd werken

Twee jaar geleden richtte Ylva Pålsson My Workspaces samen met haar voormalige collega Malin Pansell op. Ze waren nauw betrokken bij een omvangrijk project en een doorlopend proces om activiteit-gerelateerd werken te introduceren bij het hoofdkantoor van Ikea in Malmö, Zweden.

Malin Pansell en Ylva Pålsson ondersteunen organisaties bij de implementatie van activiteit-gerelateerd werken. Voordat ze als consultants aan de slag gingen, hebben ze het concept ontwikkeld en geïmplementeerd bij de Zweedse meubelgigant Ikea. Foto: Lars Wirtén

“We hebben beiden bijgedragen aan de ontwikkeling van een totaalconcept voor de activiteit-gerelateerde kantoren en de manier waarop Ikea in de dagelijkse praktijk met dit concept werkt”, zegt Malin Pansell.

Toen Ikea besloot het IT-kantoor in Helsingborg met 1.700 medewerkers en consultants te verbouwen, werd Ylva Pålsson ingeschakeld om het concept te implementeren. Het werd een succes en de belangrijkste reden dat ze daarna ook de verantwoordelijkheid kreeg het activiteit-gerelateerde werken bij het hoofdkantoor in Malmö te managen en te ontwikkelen.

“Bovendien werkten we beiden mee aan parallelle projecten in veel andere landen. Ze zetten ons concept in voor van alles, van interieurontwerp tot verandermanagement en de IT-infrastructuur”, legt Malin Pansell uit.

Waarom activiteit-gerelateerd werken?

De implementatie van activiteit-gerelateerd werken was voor beiden verreweg de meest stimulerende en boeiende opdracht in hun carrières tot nu toe. Ze wilden nieuwe projecten en uitdagingen en richtten daarom in 2018 My Workspaces op. Op basis van hun ervaringen bij de Zweedse meubelgigant willen ze ook andere organisaties op weg helpen en ze vooral bewust maken van het waarom ze moeten overgaan op activiteit-gerelateerd werken.

“Ten eerste mag activiteit-gerelateerd werken niet worden ingezet als excuus om te besparen op de facilitaire kosten. Om succesvol te zijn, moet het concept worden geïntegreerd met de algehele bedrijfsdoelen”, vertelt Ylva Pålsson.

“Zoals wij het zien, moeten deze projecten worden aangestuurd door human resources en worden ondersteund door facilitaire en IT-functies. Het moet de ambitie zijn het gedrag te veranderen en de bedrijfsdoelen te halen. Het zou moeten doorsijpelen naar alle aspecten van de onderneming. En dat is zelfs inclusief het wervings- en selectieproces”, zegt Malin Pansell.

De drie pilaren van activiteit-gerelateerd werken

Malin Pansell benadrukt wat zij ziet als de belangrijkste vraag en het uitgangspunt: Waarom wil je werken op basis van een activiteit-gerelateerd concept? Welke strategieën wil je implementeren, welke doelen wil je bereiken en hoe wil je ze bereiken? Waarschijnlijk door meer en beter te gaan samenwerken, door productiever en creatiever te worden en door gezonde medewerkers aan te trekken die plezier hebben in hun werk. Maar, één ding mag niet worden vergeten:

“Het concept moet worden aangepast op de organisatie en de activiteiten. Het is geen ‘one-size-fits-all’ oplossing”, zegt Ylva Pålsson.

Tijdens het gesprek met Malin en Ylva valt op dat ze oplossingen gerelateerd aan interieurontwerp buiten beschouwing laten als ze het hebben over activiteit-gerelateerd werken. Dat is de taak van architecten, zij zijn de ware experts op dat gebied. Malin en Ylva richten zich op de drie onderling even belangrijke pilaren:

• De menselijke omgeving, in termen van leiderschap, cultuur en gedrag.
• De fysieke omgeving, vanuit een strikt functioneel perspectief (welke functies, niet hoe deze worden ingevuld).
• De digitale omgeving en ondersteuning, zoals laptops, digitale documentatie en communicatietools.

Tijd voor workshops

Alle drie de pilaren zijn met elkaar vervlochten en cruciaal voor een succesvol activiteit-gerelateerd kantoor. Maar het begint allemaal met het veranderen van de cultuur en het gedrag. Om deze reden is de betrokkenheid en het commitment van het management vanaf het begin cruciaal. De volgende stap is het meekrijgen van alle medewerkers. En als Ylva en Malin ‘alle’ zeggen, dan bedoelen ze ook alle.

“Dit is de grote uitdaging. Het is belangrijk een aantal workshops te organiseren om alle vragen onder de medewerkers te bespreken. Hier moet je echt veel tijd in steken. De mensen moeten eerst een kans krijgen alledaagse kwesties aan de orde te stellen, zoals waar ze hun jassen moeten ophangen, of ze gratis kunnen parkeren en waar ze hun koffiepauzes kunnen houden. Dit soort kwesties moeten eerst worden afgehandeld voordat je kunt beginnen over meer samenwerking”, zegt Malin Pansell.

Management op basis van vertrouwen

Als het management eenmaal heeft besloten tot een activiteit-gerelateerd concept, zijn er geen alternatieven meer - voor niemand. De focus moet liggen op de vraag welke tools voor iedereen nodig zijn en niet op de vraag of je wel of niet volgens het concept moet werken. Iedereen moet weten waarom de verandering wordt ingezet - en dat geldt met name voor het middenkader.

“Activiteit-gerelateerd werken betekent veel vrijheid voor medewerkers. Managers moeten op afstand aansturen op basis van vertrouwen en prestaties. Het is essentieel dat medewerkers zich gezien en erkend voelen. Het managen van een activiteit-gerelateerd team is een hele uitdaging. De managers spelen daarin een belangrijke rol”, vertelt Ylva Pålsson.

“Ze moeten het goede voorbeeld geven. Niet langer toezicht houden op rijen aaneengesloten bureaus, maar communicatiestructuren bouwen in de cloud. Je hoeft je mensen niet per se te zien om ze aan te kunnen sturen”, beweert Malin Pansell. “En je hoeft ook niet iedere dag op kantoor te zijn, en al helemaal niet steeds bij hetzelfde bureau. Als je dat doet, weet je zeker dat je medewerkers nooit zullen rondlopen en wendbaar zullen werken. Controle is geen goede eigenschap voor een activiteit-gerelateerd team. Dat instinct zal moeten worden losgelaten.”

Tekst: Lars Wirtén