Succesfactoren voor een activiteitgerelateerde werkomgeving
Link gekopieerd
Bij activiteit gerelateerd werken draait het erom mensen keuzemogelijkheden te bieden voor verschillende activiteiten. Jan Gerard Hoendervanger, onderzoeker en docent bij de Hanzehogeschool in Groningen, doet onderzoek naar ABW-concepten en de manier waarop deze worden gebruikt.
Het is naïef om te denken dat mensen voortdurend een activiteit in een bepaalde ruimte willen doen en dan naar de volgende willen verhuizen.
Hij ontdekte dat gebrek aan concentratie, onvoldoende privacy en het verdwijnen van persoonlijke werkplekken grote problemen kunnen veroorzaken in ABW-omgevingen – en dat slechts een klein percentage mensen werkelijk op de beoogde wijze van werkplek wisselt. Dat geeft aan dat het niet voldoende is om gewoonweg stilteplekken te creëren. Ook in drukkere ruimtes moet er rekening worden gehouden met akoestiek, aangezien de meeste mensen deze ruimtes ook gebruiken voor werk dat concentratie vereist.
Jan Gerard Hoendervanger, onderzoeker en docent in ABW.
Een interessante bevinding is dat het kleine percentage werkenden dat daadwerkelijk regelmatig wisselt, veel tevredener is met het kantoorconcept en de ondersteuning van de productiviteit.
“De reactie die ik daarop krijg, luidt: ‘Dus we moeten mensen leren om hun gedrag te veranderen, dan zou iedereen tevreden zijn’. Dat is mij veel te kort door de bocht. Het is naïef om te denken dat mensen voortdurend een activiteit in een bepaalde ruimte willen doen en dan naar de volgende willen verhuizen. Mensen zijn vaak te vinden aan hetzelfde bureau of in dezelfde zone in het gebouw. We zien een bepaalde ruimte graag als onze thuisbasis, zowel om sociale redenen als uit gewoonte. Ik vermoed dat dat de menselijke aard is. Dus steek je energie niet in pogingen om dat te veranderen. Dit is een van de voornaamste valkuilen van ABW”, aldus Hoendervanger.
Drie belangrijke succesfactoren
In plaats van alle werknemers in de richting van hetzelfde gedrag te duwen, moeten er meer en betere ruimten beschikbaar komen voor bureauwerk en gesprekken waar concentratie belangrijk is, naast een soort thuisbasis voor elke werknemer en elk team. De succesvolle gevallen die Hoendervanger heeft bestudeerd, hebben drie elementaire zaken gemeen:
|
Thuisbasis
Open ruimten voor communicatie
Stilteplekken voor concentratie
Concentratieruimten zijn cruciaal om ABW tot een succes te maken.
Groot deel van het werk vereist concentratie
Hoendervanger schat dat circa 60-80 procent van de ABW-omgevingen in Nederland niet al zijn mogelijkheden benut, omdat het belang van privacy en concentratie wordt onderschat. In plaats daarvan hebben de werknemers veel klachten.
Hoendervanger benadrukt het feit dat niet iedereen op kantoor zich bezig houdt met wat architect Frank Duffy heeft omschreven als ‘transactioneel kenniswerk’: het combineren van hoge autonomie met een hoge sociale interactie, verscheidenheid in taken en mobiliteit.
“We zijn geneigd te denken dat iedereen op kantoor tot dit type kenniswerkers behoort. Maar dat is niet het geval. Veel werkenden die belast zijn met individuele taken, komen elke dag op dezelfde tijd op kantoor en hebben weinig reden om van plek te wisselen. Een van de risico's van ABW is dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen verschillende typen werkenden en persoonlijkheden. De dynamische en flexibele millennials zijn vertegenwoordigd, zeker, maar zij zijn niet het enige type. Door de generaties heen zien we zeer uiteenlopende behoeften en voorkeuren. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld een veel grotere behoefte aan rust en afzondering dan anderen.
De voornaamste reden voor het niet slagen van ABW is dat er onvoldoende analyse heeft plaatsgevonden. Er is een gemeenschappelijke visie op een dynamische en open werkruimte met volop communicatie en samenwerking. Maar we overschatten de hoeveelheid communicatiegericht werk dat wordt uitgevoerd. De meeste tijd op kantoor wordt besteed aan individueel werk dat concentratie vereist. De vertaling van een managementvisie in een open en dynamisch kantoorconcept is vaak te simplistisch.”
Open ruimten worden overgewaardeerd
Open ruimten moeten goed gescheiden worden van primaire werkruimten.
In de afgelopen tien jaar was er een sterke trend in de richting van open werkomgevingen. Te sterk, aldus Hoendervanger.
“Open ruimten worden overgewaardeerd. Ze zijn visueel aantrekkelijk en ik begrijp dat ze goed passen bij ideeën over modern management en het belang van kennisdeling en samenwerking. Maar we moeten goed in de gaten houden dat we de werkplekken van de thuisbasis niet te open maken, waardoor mensen voortdurend worden afgeleid. Dat levert geen enkele winst op, ook niet voor de sociale interactie. Als je interactie wilt stimuleren, creëer dan ruimtes die daar speciaal voor zijn aangewezen. Er zijn zowel informele open ruimten als afgesloten vergaderruimten nodig. De essentie van ABW is het bieden van verscheidenheid en een voldoende aantal van verschillende soorten ruimtes, in plaats van dat we proberen conflicterende functies te combineren in één open ruimte.”
Hoendervanger keert altijd terug naar het feit dat mensen verschillend zijn. In een kantoor huist een grote verscheidenheid aan persoonlijkheden met verschillende behoeften. Dit wordt onderzocht binnen het vakgebied psychoakoestiek en de bevindingen kunnen worden toegepast bij het plannen van een kantoorontwerp. Er zijn mensen die een sterke behoefte hebben aan structuur en bijzonder gestrest raken als je ze vertelt dat alles flexibel is. Zij hebben duidelijke richtlijnen nodig en functioneren beter in een dergelijke omgeving. Dus hoe creëer je een kantoor waar iedereen zich prettig voelt?
“Goede vraag!” volgens Hoendervanger. “Het sleutelwoord is verscheidenheid, op basis van een analyse van de kantoorbevolking. In Nederland zijn de meeste bedrijven egalitair en zij streven ernaar iedereen gelijk te behandelen. Dat is op zichzelf een goed uitgngspunt, maar laten we niet dogmatisch zijn. We moeten mensen meer als individuen behandelen bij het faciliteren van verschillende behoeften. Dat houdt ook in het aanbieden van afgesloten kamers en eigen werkplekken aan mensen die in die omstandigheden beter presteren. Bij ABW gaat het erom mensen zo te ondersteunen dat ze hun werk goed kunnen doen. Elke oplossing die helpt om dat doel te realiseren, is een goede oplossing, zou ik zeggen.”
Let op de akoestiek
Verschillende specifieke ruimten voor verschillende soorten activiteiten is een uitdaging als het om akoestiek gaat. Zonder zowel een akoestisch als een visueel ontwerp bestaat het risico dat deze ruimten zullen worden ervaren als storend en belemmerend in plaats van ter ondersteuning van de productiviteit.
“Het belang van akoestiek wordt in zijn algemeenheid onvoldoende onderkend. De meeste mensen die bij dit type projecten zijn betrokken, zijn sterk gericht op het visuele aspect van het ontwerp. Het is menselijk, denk ik, dat je je maar moeilijk kunt voorstellen hoe de akoestiek zal zijn. Maar we moeten meer aandacht besteden aan akoestiek en dit aspect beter bespreekbaar maken. Als je kijkt naar onderzoeken inzake de tevredenheid van het personeel op kantoren, dan staat akoestiek meestal in de top drie van aspecten waarover het personeel niet tevreden is. Maak dus de primaire werkruimten niet te open en zorg dat de akoestiek goed is ontworpen. Nogmaals, een groot deel van het individuele werk dat veel concentratie vereist, zal plaatsvinden in deze basiszones.”
Als je kijkt naar onderzoeken inzake de tevredenheid van het personeel op kantoren, dan staat akoestiek meestal in de top drie van aspecten waarover het personeel niet tevreden is.
Alleen geschikt voor een kleine minderheid
Nog een voorbeeld van wat er mis kan gaan bij het ontwerp van ABW-kantoren is dat de behoefte aan verscheidenheid verkeerd wordt geïnterpreteerd, zodat er verschillende type werkruimtes in dezelfde zone gecreëerd worden.
Hoendervanger: “In plaats daarvan moeten activiteiten meer worden afgescheiden. Kenniswerkers hebben verschillende plekken nodig per type activiteit en naar mijn mening moet er duidelijk onderscheid en een goede afscheiding zijn tussen deze plekken, zowel door middel van ruimte (afstand) als door wanden en andere objecten. Dat zou een ‘single-tasking’ werkstijl kunnen ondersteunen, wat nodig is, aangezien we weten dat multitasking een mythe is.”
In zijn algemeenheid lijkt het erop dat facilitaire managers, architecten en directeuren hun perceptie moeten wijzigen van de wijze waarop het concept ABW moet worden omgezet in kantoren die voldoen aan de behoeften van zowel de organisatie als het individu.
“Onze bevindingen geven aan dat het ABW-concept op het moment slechts geschikt is voor de behoeften van een kleine groep werkenden. Maar het concept kan in potentie de behoeften van alle hedendaagse kenniswerkers en hun organisaties ondersteunen, mits het met de nodige voorzichtigheid, op basis van een gedegen behoeften analyse, wordt uitgewerkt.”
nl.linkedin.com/in/jangerardhoendervanger
www.emeraldinsight.com/doi/full/10.1108/JCRE-10-2015-0033
Tekst: Lars Wirtén