Bezettingsgraad en scheidingswanden - sleutels tot het goede open kantoor

Uit een recent onderzoek blijkt dat privékantoren het minst geprefereerde type werkplek zijn. Het aangelegde kantoor, een soort open kantoorruimte, bleek de meeste voorkeur te hebben. Dit was een resultaat dat Nigel Oseland, de Britse psycholoog en werkplekconsulent die de enquête produceerde, verraste. “Dit toont aan dat kantoortuinen niet per se slecht zijn. We hebben goede en slechte open ontwerpen."

Nigel Oseland is een groot voorstander van de Bürolandschaft, oftewel het landschapskantoor. Het is een werkplek gebaseerd op een open plan, maar ontworpen als een landschap met kleinere semi-private ruimtes, sommige partities inclusief beplanting, stille pods, breakout-ruimtes enzovoort. Het onderzoek bevestigt zijn overtuiging over het aangelegde kantoor.

“Je kunt het vergelijken met energie-efficiëntie. U kunt geen kosten besparen door simpelweg verwarming, ventilatie en verlichting uit te schakelen. Uw energiekosten zijn uiteraard minimaal. Maar mensen zullen niet efficiënt kunnen werken, dus dat doe je niet. Waar de facility manager naar streeft, is het optimale punt waar de werkplek comfortabel genoeg is om de productiviteit van mensen tegen de laagste kosten te ondersteunen. Het is precies hetzelfde met de ruimte. Je kunt gewoon niet meer mensen binnenpersen, alleen maar omdat er een paar vierkante meters vrij zijn. Je moet de goede plek vinden. En ik ben ervan overtuigd dat het landschapskantoor zo dicht mogelijk bij de sweet spot ligt."

Twee belangrijke variabelen voor ervaren kwaliteit

Werkplekontwerpen bestrijken een spectrum, met een open indeling aan de ene kant en privékantoren aan de andere kant. Nigel Oseland wijst op twee belangrijke variabelen die de waargenomen kwaliteit van de werkplek bepalen: bezettingsgraad en scheidingswanden.

“Door de jaren heen zijn er veel media-artikelen verschenen die ons vertellen hoe vreselijk kantoortuinen zijn. We horen dat ze nergens goed voor zijn; ze zijn zelfs giftig en maken ons ziek. Ik denk dat de media verwijzen naar slecht geplande open ruimtes met een hoge bezettingsgraad en slechte partitionering. Maar uit enquêtes blijkt niet dat open plan slechter is dan welke andere omgeving dan ook. Het hangt allemaal af van hoe het is ontworpen met betrekking tot bezettingsgraad en scheidingswanden. En dat is weer gerelateerd aan de kosten."

Het probleem is volgens Oseland dat de term open kantoorruimte is gekaapt door open ruimtes met hoge bezettingsgraad met rijen bureaus, waar kantoormanagers zoveel mogelijk mensen proberen binnen te halen om op kantoorkosten te besparen.

De behoefte aan ruimte

“Wat ze vergeten is dat de ruimte onze beste vriend is. In deze pandemische dagen is het duidelijk: we hebben ruimte nodig om infectie tot een minimum te beperken. Hetzelfde geldt voor geluid, luchtkwaliteit en het vermogen om te focussen en te concentreren; er is ruimte nodig. Het komt allemaal neer op bezettingsgraad en verdeling."

Maar kosten alleen zijn eigenlijk geen rationeel argument om te investeren in een gedifferentieerd werkplekontwerp dat is aangepast aan zowel extraverte als introverte persoonlijkheden.

"We hebben slechts vijf procent verbetering van onze prestaties nodig om onze gebouwen te betalen", stelt Nigel Oseland.

Managers geven de voorkeur aan desk-sharing

De helft van de respondenten in de enquête waren managers - wat Nigel Oseland nog meer verbaast over de impopulariteit van privékantoren.

“Eigenlijk geven managers het minst de voorkeur aan privékantoren. Ze geven de voorkeur aan flexibel werken en het delen van bureaus, terwijl administratie en ondersteunend personeel absoluut niet van het delen van bureaus houden. Ze hebben een eigen bureau nodig. Maar ze houden wel van het aangelegde kantoor en tot op zekere hoogte privékantoren."

Onderzoekers hebben daarentegen een grotere voorkeur voor het privékantoor.

"Ze willen geen open kantoren, maar tot op zekere hoogte accepteren ze aangelegde kantoren en flexibel werken."

Nogmaals, het landschapskantoor heeft de voorkeur van de meesten, ongeacht rol, leeftijd of persoonlijkheid. Dit is hoe de verschillende soorten werkplekken gerangschikt worden in de enquête:

Het aangelegde kantoor.
Agile werken/activity-based design.
Thuiswerken.
Open kantoorruimte.
Bureaus delen.
Privé kantoren.

Een breed scala aan open ontwerpen

Uit het onderzoek blijkt dat het geen zin heeft om over 'het open kantoorruimte' te praten alsof het een one-size-fits-all concept is. Het idee van een open kantoorruimte omvat een breed scala aan verschillende ontwerpen en oplossingen. En verschillende namen voor kantoorontwerpen en -concepten betekenen niet noodzakelijk dat ze volledig van elkaar verschillen. De meeste oplossingen, naast privékantoren, bestaan tot op zekere hoogte uit open ruimtes.

“Maar als er naar een open ruimte wordt gevraagd, denken mensen meteen aan de negatieve kant ervan, met zeeën van bureaus zonder faciliteiten en helemaal geen scheidingswanden. Ik probeer de term landschapskantoor, of Bürolandschaft, te gebruiken om te verwijzen naar een meer organische en gemengde ruimte, in plaats van een pure open of gesloten ruimte."

Spelen met verschillende woorden

Nigel Oseland zegt dat er enige overlap is tussen de verschillende soorten werkplekken die in de enquête worden beschreven. Tot op zekere hoogte beschrijven ze verschillende functies en aspecten in plaats van verschillende ontwerpen.

“Het landschapskantoor beschrijft de fysieke aspecten van het ontwerp, terwijl agile werken of activity-based design samenhangt met gedrag en hoe en waar je werkt. Het is gedeeltelijk een manier om met verschillende woorden te spelen. De activiteitsgerichte werkplek en het landschapskantoor zijn ook open kantoren. Maar als we de term open plan gebruiken, raken mensen vaak ontmoedigd. Voor mij is het allerbelangrijkste om mensen keuze te bieden en hen in staat te stellen te werken waar ze het meest effectief zijn."

Relevanter dan ooit

Nigel Oseland was als onderzoeker bang dat de verandering van de omstandigheden door het coronavirus de resultaten van het onderzoek achterhaald zou maken. Maar zijn conclusie is dat de resultaten relevanter zijn dan ooit.

“Keuze, flexibiliteit, thuiswerken en een landschapskantoor met een lagere bezetttingsgraad zijn tegenwoordig nog belangrijker dan toen we dit onderzoek uitvoerden. Ik hoop dat officemanagers de juiste conclusie trekken uit het feit dat misschien 40 procent van het personeel tijdens de pandemie thuis werkt: dit is een kans om de bezettingsgraad te verlagen. We zien al jaren de voordelen van een wendbare werkomgeving en een landschapskantoor. Nu is het een urgenter probleem geworden om de beste praktijken in de praktijk te brengen "

Tekst: Lars Wirtén