Akoestiek staat centraal bij nieuwe manier van werken
Vraag topman Philip Vanhoutte wat het grootste probleem is in moderne kantoorgebouwen en hij zal zeggen: de akoestiek. De 60-jarige Vice-President van Plantronics Europe and Africa staat in zijn boek The Smarter Working Manifesto uitgebreid bij dit onderwerp stil. “De nieuwe manier van werken vereist een nieuwe manier van denken. De oude regels gelden niet meer.”
|
Energieke medewerkers die hun werk met plezier doen. Hogere productiviteit. Verbeterde klanttevredenheid. De helft minder ziekteverzuim. Resultaten die een manager graag zou willen kunnen overhandigen. Bij Plantronics is het de realiteit. En dat dankzij de nieuwe manier van werken die de multinational heeft doorgevoerd in alle aspecten, letterlijk tot het plafond aan toe. Wervelwind Aanstichter van deze nieuwe benadering is Philip Vanhoutte, een kosmopolitische executive die zich overal ter wereld thuis voelt. Zijn accent verraadt zijn Vlaamse afkomst. Maar of hij nu in Californië, Londen of het Nederlandse Hoofddorp is, Philip Vanhoutte voelt zich overal als een vis in het water. Al meer dan 35 jaar beweegt hij zich als een ware wervelwind door de wereld van de informatie- en communicatietechnologie en heeft hij een grote staat van dienst weten op te bouwen. De nieuwe manier van werken is niet iets dat hij zichzelf eigen heeft hoeven te maken, zegt hij. Hij heeft nooit anders gewerkt. |
Over Philip Vanhoutte Current position: Senior vice-president and managing director of Plantronics Europe and Africa Professional passion: To spread ideas about “working smarter” all around the world. Motivations: Giving employees the freedom to work where and when they can work best and helping them to create an optimum working environment. Gets his best ideas: While biking. Fascinated by: The power of music. He likes to find out which ambient music contributes to concentration or to proHuidige functie: Senior Vice-President en Managing Director Plantronics Europe and Africa. Professionele passie: Het idee van “slimmer werken” verspreiden over de hele wereld. Motivatie: Medewerkers de vrijheid geven om te werken waar en wanneer zij het beste kunnen werken. Medewerkers helpen een optimale werkomgeving te creëren voor hun teams. De beste ideeën komen naar boven: Tijdens het fietsen. Waar Philip Vanhoutte werkt, daar is zijn fiets. Na iedere vergadering gaat hij een stuk fietsen om zijn lichaam en geest te resetten. Gefascineerd door: De kracht van de muziek. Noemt zichzelf ook wel “Biz DJ”, omdat hij graag wil weten welke achtergrondmuziek bijdraagt aan de concentratie of de productiviteit. De geluiden van water, wind en vogels zijn zijn favorieten. Getrouwd: Al 37 jaar met Rosemie. Kinderen: Zoon Jan (31) woont in Londen, zoon Pieter (34) woont in Texas. Nieuwe bron van inspiratie: Kleinzoon Pierson, 7 maanden oud.
|
Werken op een flexibele manier
In de jaren tachtig begon Philip Vanhoutte zijn carrière als enthousiaste consultant in de kantoorautomatisering bij Accenture en Wang Labs, waarna hij de laptoprevolutie van heel dichtbij heeft mee mogen maken bij Dell. En in al die jaren is hij nooit achter een desktop computer gaan zitten. Hij nam zijn werk overal met zich mee, waar ter wereld hij zich ook bevond. Of hij nu de zon op zag komen op het strand van Santa Cruz of in een restaurant in Amsterdam zat. Als Global Marketing Vice-President bij Sony Ericsson was hij het die als eerste aan het begin van het millennium een smartphone met Bluetooth-aansluiting introduceerde. Zijn liefde voor technologie en flexibel werken brachten hem in 2003 naar Plantronics.
|
|
Metamorfose Sindsdien hebben de kantoren van deze multinational wereldwijd een ware metamorfose ondergaan, vertelt Philip Vanhoutte. “Vroeger moesten medewerkers zich aanpassen aan het kantoorgebouw. Nu is het omgekeerd. De kantooromgeving heeft zich aangepast aan de wensen en behoeften van de medewerkers. En dat is precies waar de akoestiek om de hoek komt kijken en zo belangrijk is. Bij Plantronics begon het allemaal in 2010 toen het bedrijf zichzelf genoodzaakt zag van drie kantoorgebouwen terug te gaan naar één. Dat was volstrekt nieuw voor ons. In diezelfde periode werd ik door Tim Oldman, nu CEO bij Leesman, benaderd om te fungeren als proefkonijn voor een nieuw te creëren diagnostisch instrument waarmee de klachten en wensen van medewerkers vastgelegd konden worden. Alle 350 medewerkers vulden de digitale vragenlijsten in. En weet u wat wij te weten kwamen? Eén op de drie medewerkers zou nooit familie of vrienden op de werkplek uitnodigen. En één op de twee medewerkers in Duitsland gaf aan zo ontevreden te zijn over de akoestiek op de werkplek dat ze zich niet meer konden concentreren op hun werk. Dat was een enorme eyeopener.” |
Over Plantronics Plantronics: marktleider in mobiele audio technologie Plantronics ging in 1961 op bescheiden schaal van start toen twee piloten een nieuwe koptelefoon wilden ontwikkelen voor de commerciële luchtvaart. In 1983 ontwikkelde Plantronics de eerste koptelefoon voor callcenters. In de jaren negentig werden de eerste superlichte in-het-oor-modellen ontwikkeld, gevolgd door draadloze handsfree koptelefoons. Vanaf 2000 werden de koptelefoons steeds ergonomischer en werd er veel aandacht besteed aan de helderheid van geluid en de onderdrukking van achtergrondgeluid. Plantronics heeft wereldwijd meer dan 3000 medewerkers en kantoren in 19 landen. |
Vier akoestische zones
De Europese kantoren werden als eerste onder handen genomen. Philip Vanhoutte koos daarbij voor een revolutionaire aanpak. Om te beginnen werden zoveel mogelijk muren, deuren en gangen weggehaald, omdat ze toch alleen maar ruimte in beslag namen. Vervolgens liet hij geluidsabsorberende plafonds en geluidsabsorberend schuim op de wanden installeren.
“We deelden de ruimte op in vier akoestische zones, afhankelijk van hun functie: concentratie, samenwerking (oftewel collaboration), communicatie en contemplatie.
We hebben zelfs een ruimte waar mensen zich kunnen terugtrekken om te mediteren, naar muziek te luisteren of een power nap te nemen. Traditioneel denkende managers vinden dat nogal eens een verspilling van tijd. Maar dat is onzin. Ik ben een sportmens. Ik weet dat het opbouwen van energie cruciaal is voor het leveren van prestaties. Mensen alleen maar uitputten, werkt niet.”
Akoestische intelligentie
Ook de customer-facing kantoren van Plantronics in Europa en de Verenigde Staten werden gerestyled. Philip Vanhoutte legt uit: “We hebben allerlei maatregelen getroffen op het gebied van akoestische intelligentie. In een ruimte waar veel mensen tegelijkertijd aan de telefoon zitten, is omgevingslawaai een factor die kan zorgen voor vermoeidheid en stress. Dat heeft ons ertoe aangezet mensen in een cirkel te laten werken in plaats van in naar elkaar toe gerichte rijen. Op die manier kunnen de geluiden van de verschillende stemmen zichzelf niet meer weerkaatsen. En niemand werkt meer met een bedraad systeem. Binnen ons bedrijf wordt uitsluitend met Skype for Business en draadloze koptelefoons gewerkt. Wij geven onze medewerkers de verantwoordelijkheid om zelf te bepalen waar en wanneer ze willen werken. De enige voorwaarden zijn dat ze resultaten behalen, kosten besparen en respect tonen voor hun omgeving. Dat is wat ik de nieuwe vrijheid noem.”
Betere gezondheid
De inspanningen van Philip Vanhoutte voor deze nieuwe vrijheid zijn niet onopgemerkt gebleven. De Britse Contact Centre Association beloonde hem met een lifetime achievement award voor zijn revolutionaire aanpak. Nu heeft hij zijn pijlen erop gericht dat architecten al in de ontwerpfase van een nieuw kantoorgebouw aandacht besteden aan het onderwerp akoestiek. “Momenteel wordt hier praktisch geen rekening mee gehouden. Voor de meeste nieuwe kantoorgebouwen geldt dat de akoestiek direct na oplevering al op orde gebracht moet worden. Dat moet veranderen. Soundscaping – een term van geluidsgoeroe Julian Treasure – moet net zo belangrijk worden als landscaping. Dat leidt niet alleen tot een hogere productiviteit en minder vermoeide medewerkers, maar ook tot een betere gezondheid. Daar ben ik van overtuigd. De ruimte, de akoestiek, de plaats waar je werkt en hoe je werkt zijn allemaal factoren die onderling met elkaar verbonden zijn. We zijn ook een samenwerkingsverband aangegaan met het Mentally Fit Institute. Hun motto is: “Manage je energie, niet alleen je tijd. Wij koesteren onze medewerkers, zodat zij zich op hun best voelen.”
"Ik ben een sportmens. Ik weet dat het opbouwen van energie cruciaal is voor het leveren van prestaties. Mensen alleen maar uitputten, werkt niet.”
Philip Vanhoutte.
Tekst: Aliëtte Jonkers
Fotografie: De Beeldredaktie
Link gekopieerd
