Passieve observatie geeft inzicht in kantoorinrichting

The actually observe what goes on in a workplace, to complement people’s answers to such questionnaires.

Er is een groot aantal werkplek gerelateerde onderzoeken en studies gebaseerd op vragenlijsten, diepte-interviews, geluidsmetingen, enz. Maar weinig studies observeren daadwerkelijk wat er op een werkplek gebeurt, als aanvulling op de antwoorden van mensen op dergelijke vragenlijsten.

Het Alexandra Institute is een onderzoeks- en adviesbureau dat gespecialiseerd is in IT en digitalisering en is gevestigd in Aarhus, Denemarken. Eva Bjerrum is een senior organisatieanalist die zich richt op het gebruikersperspectief, dat naast technologie ook de organisatie en de fysieke omstandigheden op de werkvloer in kaart brengt. De afgelopen 20 jaar observeerde ze veel verschillende soorten werkplekken, van scholen en andere leeromgevingen tot musea en natuurlijk kantoren. Het zuivelbedrijf Arla en het farmaceutische bedrijf Novo Nordisk zijn twee grote bedrijven die de sociale antropologische inzichten van Eva Bjerrum en haar collega's hebben gebruikt om hun kantooromgeving te optimaliseren.

“Wij zijn passieve waarnemers; we gedragen ons als vliegen op de muur. Na een tijdje vergeten mensen dat we er zijn en gedragen ze zich hetzelfde als voordat we begonnen met observaties."

Onpartijdige opmerkingen

Om een ​​compleet beeld te krijgen, observeren de sociaal antropologen alle delen van het kantoor op verschillende tijdstippen. Ze kijken en registreren wat er gebeurt, welk werk er wordt gedaan en waar. Praten medewerkers veel aan de telefoon, concentreren ze zich op hun werk, praten ze natuurlijk of fluisteren ze met elkaar? De ontmoetingscultuur wordt ook waargenomen: waar vinden fysieke ontmoetingen en online ontmoetingen plaats; hoeveel mensen zijn er tegelijkertijd in de vergaderruimten?

“We maken aantekeningen over de geluidsomgeving, of er veel mensen in beweging zijn of dat het meestal kalm en stil is. We leggen al deze details onpartijdig vast, we beschrijven alleen wat we zien. Naast deze details beschrijven we ook de algemene indruk. "

Als de observaties compleet zijn, vat Eva Bjerrum de karakteristieke kenmerken van de verschillende afdelingen samen.

“We kunnen duidelijk zien dat mensen zich vaak nergens echt op een taak kunnen concentreren. We zien de typische conflicten in kantoortuinen: sommigen willen zich volledig op hun werk concentreren, sommigen praten veel aan de telefoon, anderen hebben veel gesprekken onderling. Het kan gemakkelijk een issue worden over wat voor soort werk er in deze omgevingen wordt gedaan. "

Vergaderruimtes worden gebruikt om zich op het werk te concentreren

Het gebruik van vergaderruimtes is een voorbeeld dat mogelijk niet overeenkomt met de oorspronkelijke bedoeling toen het kantoor werd ontworpen. In Aarhus observeerden Eva Bjerrum en een collega gedurende 60 dagen het kantoor van Arla en zijn 700 medewerkers.

“Er waren veel vergaderruimtes voor maximaal tien personen. Maar meestal waren er maar een of twee mensen tegelijk in deze kamers. Ze werden vaak gebruikt voor werk dat concentratie vereiste, in plaats van voor vergaderingen. En vaak bleven dezelfde mensen de hele dag in de vergaderruimte. Als ze erin waren geslaagd een kamer te boeken, wilden ze die niet opgeven. "

Als resultaat van de sociale antropologiestudies van Eva Bjerrum heeft Arla verschillende wijzigingen aangebracht in haar kantoor in Aarhus. Er is nu een bibliotheek waar mensen zich kunnen concentreren en een probleem grondig kunnen bestuderen; de grote vergaderruimtes zijn opgedeeld in kleinere kamers en er zijn kleine ruimtes gecreëerd voor online vergaderingen. De open lounge, voorheen een open ruimte omringd door bureaus, is nu ook gescheiden van de werkplekken.

“De kantooroplossing die bestond toen we begonnen met observeren, voldeed simpelweg niet aan de werkelijke behoeften. Veel mensen gebruikten thuiswerken eerder als een vorm van ontsnapping dan als kans op flexibiliteit."

Thuiswerken wordt als effectief gezien

Vijftien jaar geleden nam Eva Bjerrum deel aan een onderzoeksproject naar het ontwerp van werkplekken voor kenniswerk. Het toonde aan dat veel mensen 'echt' of 'effectief' werk definieerden als werk dat u thuis kunt plannen en vervolgens in alle rust op uw werkplek kunt uitvoeren. Collega's die vragen hebben of zaken willen bespreken die tot onderbrekingen leiden, worden als storend ervaren.

“Tijdens de coronapandemie heb ik 200 medewerkers in bedrijven en gemeenten geïnterviewd met telkens een soortgelijk resultaat. Thuiswerken en onlinevergaderingen worden als echt effectief omschreven. Je organiseert je tijd zoals jij dat wilt, vergaderingen zijn kort en duidelijk gestructureerd en je hoeft niet van en naar je werkplek te reizen. "

Is het kantoor straks verleden tijd?

Wanneer Eva Bjerrum het heeft over de resultaten van haar observaties en interviews, roept dat natuurlijk de vraag op: moeten we het hele idee van gedeelde werkplekken voor kantoorpersoneel loslaten?

“Nee, de fysieke werkplek draagt ​​bij aan werkplezier. Hier werken we samen en krijgen we snel feedback op ons werk. Op de werkvloer blijven we in contact met wat er gebeurt, samen met collega's. Het is ook waar we een gevoel van gemeenschap, energie en humor vinden - ten koste van enige verstoring."

In de onderzoeken die Eva Bjerrum heeft uitgevoerd, worden verschillende gemeenschappelijke voordelen van vergaderingen in het echte leven vaak genoemd. We maken hier oogcontact en kunnen lichaamstaal beter lezen. We overleggen, komen met ideeën en stimuleren elkaar. Bijeenkomsten uit het echte leven bieden ons ook de mogelijkheid voor meer persoonlijke gesprekken.

“Als ik aan deze voordelen denk, vraag ik me af of ze bijdragen aan onze effectiviteit. Ik denk dat we een bredere definitie van effectiviteit nodig hebben. Het is niet alleen een kwestie van mijn eigen effectiviteit, maar onze collectieve effectiviteit. "

Er is nog steeds ruimte voor open kantoorruimtes

Eva Bjerrum vindt het debat over kantoortuinen te zwart-wit en eenzijdig negatief. Voor de kantoortuin is geen enkele pasklare oplossing die er overal hetzelfde uitziet.

“Op één werkplek kunnen er tien werknemers zijn die ervoor hebben gekozen om een ​​gemeenschappelijke open ruimte te delen. En in een andere zijn er misschien 200 mensen die bij elkaar moeten zitten. Je kunt ze niet vergelijken ”, zegt Eva, en ze voegt eraan toe:

“Het is duidelijk niet waar dat je je net zo goed kunt concentreren op je werk in een open kantoor als in een privékantoor. Maar tegelijkertijd zien we dat veel medewerkers het toch leuk vinden om in een open omgeving te werken."

Binnen het open kantoor kom je misschien een collega tegen die je tegenhoudt en begint te praten over iets heel anders dan waar je aan denkt. Misschien voel je je gestoord, misschien een beetje geïrriteerd, of verspil je tijd, focus en dus effectiviteit. Eva Bjerrum wil dit idee omdraaien.

“Dit is een kans voor iemand anders om jouw kennis te delen, en voor jou om inzicht te krijgen in de gedachten van je collega. Het is misschien wel de meest effectieve bijeenkomst van allemaal. "

Tekst: Lars Wirtén