Septiņi padomi aktivitātēs balstīta darba īstenošanai

Ilva Polsone dibināja uzņēmumu “My Workspaces” pirms diviem gadiem kopā ar bijušo kolēģi Mālinu Panselu (Malin Pansell). Viņas abas iesaistījās milzīgā aktivitātēs balstīta darba projektā IKEA galvenajā mītnē Malmē, Zviedrijā.

Mālina Pansela un Ilva Polsone palīdz organizācijām ieviest aktivitātēs balstītu darbu. Pirms kļūšanas par konsultantēm, viņas šo konceptu izstrādāja un ieviesa Zviedrijas mēbeļu uzņēmumā IKEA.
Foto: Lārss Virtens (Lars Wirtén)

“Mēs abas nodarbojāmies ar IKEA aktivitātēs balstīto biroju koncepta izstrādi un veidu, kā IKEA izmanto šo konceptu ikdienā,” saka Mālina Pansela.

Ilva Polsone bija atbildīga par koncepta piemērošanu, kad tika atjaunots IKEA IT birojs Helsingborjā, kur strādā 1700 darbinieku un konsultantu. Projekts bija veiksmīgs, un viņa tika iecelta par atbildīgo, kas pārvalda un attīstīta aktivitātēs balstītu darbu galvenajā birojā Malmē.

“Mēs atbalstījām arī paralēlos projektus daudzās citās valstīs. Viņi izmantoja mūsu konceptu visā, sākot ar interjera dizainu un beidzot ar pārmaiņu vadību un IT infrastruktūru,” skaidro Mālina Pansela.

Kāpēc aktivitātēs balstīts darbs?

Iesaiste aktivitātēs balstītā darbā bija visstimulējošākais un aizraujošākais uzdevums, ko viņas līdz šim piedzīvojušas savās karjerās. Viņas vēlējās iesaistīties jaunos projektos un izaicinājumos, tāpēc 2018. gadā dibināja uzņēmumu “My Workspaces”. Izmantojot pieredzi, kas gūta darbā ar globālo Zviedrijas mēbeļu milzi, viņas vēlas atbalstīt citas organizācijas, lai spertu pareizos soļus un, ne mazāk svarīgi, liktu saprast, kāpēc tām vajadzētu pāriet uz aktivitātēs balstītu darbu.

“Pirmkārt, neizmantojiet aktivitātēs balstītu darbu kā attaisnojumu ēkas izmaksu samazināšanai. Lai tas izdotos veiksmīgi, jums ir pienākums to integrēt kopējos biznesa mērķos,” apgalvo Ilva Polsone.

“No mūsu skatpunkta šos projektus vajadzētu pārvaldīt personāldaļai un tos vajadzētu atbalstīt ēkas pārvaldniekiem un IT darbiniekiem. Galvenajam mērķim ir jābūt uzvedības izmaiņām un biznesa mērķu sasniegšanai. Tam jāaptver visi biznesa aspekti. Tam jābūt iekļautam pat darbinieku pieņemšanas procesā,” saka Mālina Pansela.

Aktivitātēs balstīta darba trīs pīlāri

Mālina Pansela uzsver dažus nozīmīgākos jautājumus un sākuma punktus. Kāpēc jūs vēlaties strādāt saskaņā ar aktivitātēs balstītu konceptu? Kādas stratēģijas un mērķus jūs vēlaties sasniegt un kā to iespējams izdarīt? Iespējams, to var panākt vairāk un labāk sadarbojoties, kļūstot produktīvākam un radošākam un piesaistot veselīgus darbiniekus, kuri izbauda savu darbu. Taču svarīgi atcerēties vēl kaut ko.

“Konceptu nepieciešams pielāgot organizācijai un tās aktivitātēm. Šis nav risinājums, ko iespējams izmantot jebkurā uzņēmumā,” uzsver Ilva Polsone.

Intervējot Mālinu un Ilvu, drīz kļūst skaidrs, ka, runājot par aktivitātēs balstītu darbu, viņas nemin detalizētus interjera dizaina risinājumus. Tam ir paredzēti arhitekti – šīs jomas speciālisti. Mālina un Ilva koncentrējas uz trīs pīlāriem, kas ir vienlīdz nozīmīgi:

• cilvēku vide attiecībā uz vadību, kultūru un uzvedību;
• fiziskā vide no stingri funkcionālas perspektīvas (kādas funkcijas, ne tas, kā tās tiek nodrošinātas);
• digitālā vide un atbalsts, piemēram, datori, digitālā dokumentācija un komunikācijas rīki.

Laiks vorkšopiem jeb darbsemināriem

Visi trīs pīlāri ir savstarpēji saistīti un izšķiroši, lai nodrošinātu veiksmīgu aktivitātēs balstītu biroju. Taču viss sākas ar kultūras un uzvedības izmaiņām. Šī iemesla dēļ jau kopš paša sākuma nepieciešams iesaistīt vadības darbiniekus, kas apņemas ieviest izmaiņas. Nākamais solis ir visu darbinieku iesaistīšana. Un, sakot “visi”, Ilva un Mālina patiešām domā visus darbiniekus.

“Tas ir lielais izaicinājums. Ir svarīgi organizēt vairākus darbseminārus, kuros cilvēki var pārrunāt visus jautājumus, kurus var iedomāties. Tam tiešām nepieciešams veltīt daudz laika. Cilvēkiem vispirms ir jāgūst iespēja uzdot un pārrunāt ikdienišķus jautājumus, piemēram, kur varēs pakārt mēteļus, vai būs pieejamas bezmaksas stāvvietas, kur būs iespējams ieturēt kafijas pauzes un tā tālāk. Vispirms jāapskata šādi jautājumi, un tikai tad var sākt pārrunāt uzlabotu sadarbību,” saka Mālina Pansela.

Vadība caur uzticēšanos

Kad vadība ir izlēmusi par labu aktivitātēs balstītam konceptam, nevienam vairs nav citu variantu. Nepieciešams koncentrēties uz to, kādi rīki ir nepieciešami ikvienam darbiniekam, nevis uz to, vai jums vajadzētu strādāt saskaņā ar konceptu. Ikvienam jāzina, kāpēc tiek ieviestas šīs izmaiņas – un nedrīkst pamest novārtā vidējā līmeņa vadītājus.

“Aktivitātēs balstīts darbs nozīmē ļoti lielu darbinieku rīcības brīvību. Vadītājiem ir jāvada no attāluma, balstoties uzticībā un rezultātā. Ļoti nozīmīgi, lai darbinieki justu, ka tiek pamanīti un atzīti. Aktivitātēs balstītas komandas vadība ir ļoti sarežģīts uzdevums. Vadītājiem ir jāveic savs darbs,” klāsta Ilva Polsone.

“Demonstrējiet ar savu piemēru. Tā vietā, lai pārraudzītu galdu rindu, izveidojiet mākoņrisinājumos balstītas komunikācijas struktūras. Lai vadītu darbiniekus, nav nepieciešams tos redzēt,” saka Mālina Pansela. “Neesiet birojā katru dienu un pavisam noteikti – neesiet katru dienu pie viena un tā paša galda. Šādi  jūs nekad nepanāksiet, lai darbinieki pārvietotos un veikli strādātu. Kontrole nav laba īpašība aktivitātēs balstītās komandās. Atbrīvojieties no tās!”

Teksts: Lārss Virtens (Lars Wirtén)