Septyni patarimai, kaip sėkmingai įdiegti veikla grindžiamo darbo koncepciją

Prieš dvejus metus Ylva Pålsson kartu su buvusia kolege Malina Pansell įkūrė „My Workspaces“. Jos abi dirbo prie milžiniško veikla grindžiamo darbo koncepcijos projekto ir jo procesų įmonės „Ikea“ biure Malmėje (Švedija).

Malina Pansell ir Ylva Pålsson padeda organizacijoms įdiegti veikla grindžiamo darbo koncepciją. Prieš tapdamos konsultantėmis, jos sukūrė ir įgyvendino koncepciją Švedijos baldų milžinei „Ikea“. Larso Wirténo nuotrauka.

„Mes abi prisidėjome kuriant visą „Ikea“ veikla grindžiamo darbo biurų koncepciją ir tai, kaip „Ikea“ taiko šią koncepciją kasdieniniame darbe“, – sako Malina Pansell.

Ylva Pålsson buvo atsakinga už koncepcijos pritaikymą, „Ikea“ renovuojant Helsingborge įsikūrusį bendrovės IT biurą, kuriame dirba 1 700 darbuotojų ir konsultantų. Koncepcija įgyvendinta sėkmingai, ir Ylvai buvo patikėta valdyti ir įdiegti veikla grindžiamą darbo koncepciją įmonės buveinėje Malmėje.

„Tuo pat metu mes prisidėjome prie projektų daugelyje kitų šalių. Mūsų koncepciją jos panaudojo visur – nuo interjero dizaino iki pokyčių valdymo ir IT infrastruktūros diegimo“, – paaiškino Malina Pansell.

Kodėl jūs norite, kad darbas būtų grindžiamas veikla?

Darbas su veikla grindžiamo darbo koncepcija buvo įdomiausia ir labiausiai įtraukianti užduotis per visą karjerą. Kadangi Malina ir Ylva norėjo naujų projektų ir iššūkių, 2018 metais jos įkūrė „My Workspaces“. Įgijusios patirties su pasauline baldų milžine „Ikea“, dabar jos nori padėti kitoms organizacijoms ne tik imtis tinkamų priemonių, bet ir suprasti, kodėl joms reikėtų pereiti prie veikla grindžiamo darbo koncepcijos.

„Pirma, nesinaudokite veikla grindžiamo darbo koncepcija kaip dingstimi sumažinti patalpų sąnaudas. Kad sėkmingai veiktų, ji turi būti integruota su bendrais verslo tikslais“, – teigia Ylva Pålsson.

„Mūsų nuomone, šiuos projektus turėtų vykdyti personalo skyriai, padedami ūkio ir IT skyrių. Tai turėtų būti vykdoma siekiant pakeisti elgseną ir pasiekti verslo tikslus. Koncepcija turi persmelkti visus verslo aspektus, netgi įdarbinimo procesą“, – sako Malina Pansell.

Trys veikla grindžiamo darbo koncepcijos „ramsčiai“

Malina Pansell pabrėžia, jos manymu, svarbiausius klausimus, kuriuos reikia sau užduoti pačioje pradžioje: kodėl norite dirbti pagal veikla grindžiamo darbo koncepciją, kokios strategijos ir tikslai turi būti įvykdyti ir kaip to pasiekti? Tikriausiai vis daugiau ir geriau bendradarbiaujant, produktyviau ir kūrybingiau dirbant bei turint sveikų darbuotojų kolektyvą, kurie mėgaujasi savo darbu. Tačiau prisiminkite vieną dalyką.

„Koncepcija turi būti pritaikyta prie organizacijos ir jos veiklos. Universalaus sprendimo nėra“, – sako Ylva Pålsson.

Bendraujant su Malina ir Ylva netrukus tampa akivaizdu, kad kalbėdamos apie veikla grindžiamo darbo koncepciją jos išsamiai neaptarinėja interjero dizaino sprendimų. Tam yra architektai, savo srities specialistai. Malina ir Ylva daugiausia dėmesio skiria trims „ramsčiams“, kurių kiekvienas vienodai svarbus:

• žmogiškajai aplinkai lyderystės, kultūros ir elgsenos požiūriu;
• fizinei aplinkai griežtai funkciniu požiūriu (kas veikia, o ne kaip to pasiekti);
• skaitmeninei aplinkai ir pagalbai (nešiojamieji kompiuteriai, skaitmeniniai dokumentai ir komunikacijos priemonės).

Laikas seminarams

Visi trys „ramsčiai“ yra glaudžiai susiję tarpusavyje ir labai svarbūs veikla grindžiamam darbui biure. Tačiau viskas prasideda nuo kultūros ir elgsenos pokyčių. Dėl šios priežasties vadovai turi būti nuo pat pradžių įsitraukę ir įsipareigoję. Kitas žingsnis – įtraukti visus darbuotojus. Ir kai Ylva bei Malina sako „visus“, vadinasi, visus.

„Tai rimtas iššūkis. Svarbu surengti kelis seminarus, kur žmonės galėtų aptarti visus jiems kylančius klausimus. Tam iš tiesų reikia skirti daug laiko. Pirmiausia žmonėms reikia suteikti galimybę užduoti klausimus ir aptarti bendruosius dalykus, pavyzdžiui, kur jie kabins savo striukes, ar bus nemokamo automobilių stovėjimo vietų, ar jie turės kavos pertraukėlių ir pan. Prieš pradedant kalbėti apie glaudesnį bendradarbiavimą, reikia aptarti tokio pobūdžio klausimus“, – sako Malina Pansell.

Valdymas per pasitikėjimą

Vadovybei nusprendus įgyvendinti veikla grindžiamo darbo koncepciją, darbuotojams nelieka kito pasirinkimo. Jie turėtų galvoti, kokios priemonės jiems bus reikalingos, o ne tai, ar jie turėtų dirbti pagal šią koncepciją, ar ne. Visi turi suprasti, kodėl vykdomi šie pokyčiai, o ypač vidurinio lygmens vadovai.

„Veikla grindžiamas darbas yra toks darbas, kada darbuotojams suteikiama daugiau laisvės. Vadovai vadovauja per atstumą, remdamiesi pasitikėjimu ir darbo rezultatais. Labai svarbu, kad darbuotojai jaustųsi matomi ir pripažinti. Vadovavimas į veiklą orientuotai komandai yra pastangų reikalaujantis darbas ir vadovai turi jį atlikti“, – paaiškina Ylva Pålsson.

„Rodykite pavyzdį. Užuot prižiūrėję stalų eiles, kurkite komunikacijos struktūras pasitelkdami debesijos kompiuteriją. Jums nebūtina matyti darbuotojų, kad galėtumėte jiems vadovauti“, – patikina Malina Pansell.

„Ir jums nebūtina kasdien ateiti į biurą ir sėdėti prie to paties stalo. Jei taip darysite, jūsų darbuotojai irgi nejudės iš vietos ir nepradės dirbti judriau. Kontrolė nėra veikla grindžiamo darbo koncepcijos bruožas. Atlaisvinkite ją.“

Tekstas: Lars Wirtén