Come avere successo nel lavoro basato sull'attività

Il lavoro basato sulle attività offre alle persone una vasta scelta di ambienti di lavoro in base all'attività da svolgere. Jan Gerard Hoendervanger, ricercatore presso l'università di scienze applicate Hanze di Groningen (Paesi Bassi), ha analizzato i concetti e l'applicazione dell'ABW.

Ha scoperto che la mancanza di concentrazione, la privacy insufficiente e l'assenza di postazioni di lavoro assegnate rappresentano le problematiche maggiori negli ambienti ABW, e solo una piccola percentuale di persone cambia posto di lavoro come previsto. Questo indica che non è sufficiente creare un'area silenziosa. Anche negli spazi più rumorosi, occorre considerare l'acustica, dato che la maggior parte delle persone utilizza questi spazi anche per attività che richiedono un elevato livello di concentrazione.

Una scoperta interessante è che la ridotta percentuale di lavoratori che cambiano spesso è molto più soddisfatta del concetto di ufficio e del supporto alla produttività.

“La risposta che ricevo è: affinché tutti siano soddisfatti, dobbiamo insegnare alle persone a cambiare le proprie abitudini. Non sono d'accordo. È riduttivo pensare che le persone vogliano svolgere le proprie attività spostandosi continuamente da uno spazio all'altro. Inoltre, le persone non utilizzano le diverse scrivanie disponibili. Amiamo considerare uno spazio come un'area comune, sia per motivi di socializzazione che per abitudine, credo che sia insito nella natura umana. Quindi non dobbiamo sprecare energia per cambiare le nostre abitudini. Questa è una delle trappole principali dell'ABW”, afferma Hoendervanger.

Tre fattori di successo

Anziché indirizzare i dipendenti verso lo stesso comportamento, occorrerebbe disporre di più spazi privati per le attività ad elevata concentrazione e le riunioni, oltre ad un'area comune per i dipendenti e i team. La maggior parte dei casi di successo studiati da Hoendervanger presenta tre aspetti in comune:

Priorità al lavoro ad elevata concentrazione

Hoendervanger stima che circa il 60-80% degli ambienti ABW nei Paesi Bassi non sfrutti il proprio potenziale, perché privacy e concentrazione sono sottostimate e i dipendenti si lamentano.

Hoendervanger sottolinea che non tutti i dipendenti di un ufficio sono impegnati in quello che l'architetto Frank Duffy ha descritto come ‘transactional knowledge work’ che combina un'elevata autonomia con elevata interazione sociale, varietà di compiti e mobilità.

“Tendiamo a pensare che gli uffici siano occupati esclusivamente da lavoratori della conoscenza, ma non è corretto. Tantissimi lavoratori svolgono attività individuali e si recano in ufficio tutti i giorni alla stessa ora. Uno dei rischi dell'ABW è l'incapacità di distinguere tra diversi tipi di lavoratori e personalità. Indubbiamente si identificano i millenial dinamici e flessibili, ma non sono l'unica categoria. Tra diverse generazioni, possiamo individuare esigenze e preferenze molto diverse.

La motivazione principale del fallimento dell'ABW è l'assenza di analisi sufficienti. Esiste una visione comune di spazio di lavoro aperto e dinamico caratterizzato da collaborazione e comunicazione, ma abbiamo sovrastimato la quantità di lavoro che si basa sulla comunicazione. La maggior parte del tempo di lavoro in un ufficio è dedicata a compiti ad elevata concentrazione. Il passaggio verso uffici open space molto frequentati è spesso troppo semplicistico”.

Open space sopravvalutati

Gli ultimi dieci anni sono stati caratterizzati da un forte trend verso gli open space. Troppo forte, secondo Hoendervanger.

“Gli open space sono sopravvalutati. Sono molto attraenti visivamente e capisco che si adattino alle visioni delle organizzazioni moderne, ma dobbiamo stare attenti ed evitare di creare aree comuni troppo aperte e piene di distrazioni, perché non sono produttive. Se si desidera l'interazione, occorre piuttosto realizzare spazi dedicati allo scopo. Sono necessari sia open space informali che sale riunioni chiuse. Il principio dell'ABW è offrire un'ampia varietà e una quantità sufficiente di spazi diversi, anziché tentare di combinare funzioni contrastanti in un unico open space”.

Hoendervanger ritorna all'importanza della diversità delle persone. Gli uffici sono frequentati da numerose personalità con esigenze diverse. Questo è un tema approfondito dalla psicoacustica e i risultati possono essere applicati alla pianificazione del design di un ufficio. Alcune persone necessitano espressamente di strutture e sono molto stressate dall'idea di flessibilità, perché necessitano di linee guida e lavorano meglio in un ambiente strutturato. Quindi, com'è possibile creare un ufficio adatto a tutti?

“Bella domanda!”, afferma Hoendervanger. “La parola chiave è varietà, basata sull'analisi della popolazione. Nei Paesi Bassi, la maggior parte delle aziende sostiene l'uguaglianza e desidera trattare le persone equamente. È sicuramente positivo, ma non è un principio assoluto. Per soddisfare le diverse esigenze, dobbiamo adattare il trattamento alle singole persone offrendo sale chiuse e postazioni di lavoro assegnate alle persone che operano in quelle condizioni. L'ABW deve supportare le persone a lavorare meglio. Ritengo che tutte le soluzioni che contribuiscono a conseguire questo obiettivo siano buone soluzioni”.

Attenzione all'acustica

In termini di acustica, la sfida è disporre di tipi diversi di spazi dedicati a diverse tipologie di attività. Senza design acustico e visivo, sussiste il rischio che questi spazi siano percepiti come impedimento e ostacolo e non come supporto alla produttività.

“In generale, l'importanza dell'acustica è sottostimata. La maggior parte delle persone coinvolte in questo tipo di progetti è fortemente orientata all'aspetto visivo del design. Penso che sia umano, poiché è difficile immaginare l'acustica. Tuttavia, dobbiamo dedicare maggiore attenzione all'acustica e discutere questo aspetto. Guardando alle indagini sulla soddisfazione dei dipendenti negli uffici, l'acustica è solitamente uno dei primi tre fattori di insoddisfazione del personale. Pertanto, non puntiamo su ambienti di lavoro primari troppo aperti e assicuriamoci di progettare una buona acustica. Infatti, nelle zone base si svolgono numerosi lavori ad elevata concentrazione”.

Le attività basate sul lavoro sono adatte ad una minoranza

Un altro esempio di errore nella progettazione di uffici ABW è l'errore di interpretazione dell'esigenza di varietà che comporta la creazione di tipi diversi di spazi di lavoro nella stessa area, afferma Hoendervanger.

“Al contrario, le attività devono essere maggiormente separate. I lavoratori della conoscenza necessitano di aree dedicate a singole attività maggiormente separate in termini di spazio e pareti. In tal modo si supporta lo stile di lavoro ad attività unica, necessario in quanto si è sfatato il mito del lavoro multi-tasking”.

Complessivamente, sembra che responsabili degli immobili, architetti e dirigenti debbano cambiare la propria percezione della progettazione del concetto dell'ABW e tradurlo in uffici che rispondono alle esigenze dell'organizzazione e dei singoli lavoratori.

“I nostri risultati indicano che attualmente il concetto dell'ABW soddisfa le esigenze di una minoranza di lavoratori, mentre se fosse implementato con accortezza, avrebbe le potenzialità per supportare le esigenze dei moderni lavoratori della conoscenza e delle loro organizzazioni. I nostri studi includono anche le best practice che supportano questa visione positiva dell'ABW”.

Testo: Lars Wirtén