Egy légy a falon, aki betekintést nyújt az irodatervezésbe

Számos kutatás és munkahelyi tanulmány létezik, amelyek kérdőíveken, mélyinterjúkon, hangméréseken stb. alapulnak. De kevés olyan tanulmány készül, amelynek készítői valóban megfigyelik, mi zajlik a munkahelyeken,és kiegészítik a kérdőívekre kapott válaszokat.

Az Alexandra Intézet informatikára és a digitalizációra szakosodott kutatási és tanácsadó cég, székhelye a dániai Aarhusban található. Eva Bjerrum vezető szervezeti elemző, aki olyan felhasználói szemlélettel foglalkozik, amely a technológia mellett a szervezetre és a munkahelyi fizikai körülményekre is kiterjed. Az elmúlt 20 évben számos különböző típusú munkahelyet figyelt meg, az iskoláktól és más oktatási környezetektől kezdve a múzeumokig és, természetesen, az irodákig. Az Arla tejipari és a Novo Nordisk gyógyszeripari vállalat két olyan nagyvállalat, amely Eva Bjerrum és munkatársai szociálantropológiai tapasztalatait használta fel irodai környezetének optimalizálására.

„Passzív megfigyelők vagyunk; úgy viselkedünk, mint a legyek a falon. Egy idő után az emberek elfelejtik, hogy ott vagyunk, és ugyanúgy viselkednek, mint mielőtt elkezdtük volna megfigyelni őket“ – magyarázza Eva Bjerrum.

Elfogultság nélkül

Ahhoz, hogy teljes képet kapjanak, a szociálantropológusok az iroda minden részét különböző időpontokban figyelik meg. Figyelik és feljegyzik, hogy mi történik, milyen munkát végeznek és hol. Sokat telefonálnak-e a dolgozók, a munkájukra koncentrálnak-e, természetes hangerővel beszélgetnek egymással vagy suttognak? A tárgyalási kultúrát is megfigyelik: Hol kerül sor a személyes és az online megbeszélésekre; hányan vannak egyszerre a tárgyalókban?

„Jegyzeteket készítünk a hangkörnyezetről, arról, hogy sok ember mozog-e, vagy többnyire nyugalom és csend van. Minden részletet elfogultság nélkül rögzítünk, csak azt írjuk le, amit látunk. Ezeken a részleteken kívül az általános benyomásunkat is megfogalmazzuk.”

A megfigyelések végeztével Eva Bjerrum összefoglalja a különböző osztályok jellemző vonásait.

„Világosan látszik, hogy gyakran egyetlen hely sem adódik, ahol koncentráltan lehetne dolgozni. Az egyterű irodákban látjuk a tipikus konfliktusokat: vannak, akik maximálisan a munkájukra akarnak koncentrálni, egyesek sokat telefonálnak, mások pedig gyakran beszélgetnek egymással. Könnyen veszekedésbe torkollhat, hogy az adott környezetben milyen munkavégzés történjen.”

A tárgyalók mint a koncentrált munka helyszínei

A tárgyalók használata az egyik példa arra, hogy nem feltétlenül úgy funkcionálnak, ahogy az iroda megtervezésekor gondolták. Aarhusban Eva Bjerrum és egy kollégája 60 napon keresztül figyelte az Arla irodáját és annak 700 alkalmazottját.

„Rengeteg tárgyalóterem volt, akár tíz ember számára is. De általában egyszerre csak egy vagy két ember volt ezekben a szobákban. Gyakran inkább koncentrációt igénylő munkára használták őket, mint megbeszélésekre. És gyakran ugyanazok az emberek benn maradtak a tárgyalóban egész nap. Ha sikerült lefoglalniuk egy helyiséget, nem szívesen adták át másoknak.”

Eva Bjerrum szociálantropológiai tanulmányainak eredményeként az Arla számos változtatást hajtott végre az aarhusi irodájában. Kialakítottak egy könyvtárat, ahol az emberek koncentráltan és elmélyülten tudnak foglalkozni egy-egy problémával; a nagy tárgyalótermeket kisebb helyiségekre osztották, és fülkéket alakítottak ki az online megbeszélésekhez. A korábban íróasztalok által körülvett nyitott társalgót szintén elválasztották a munkaterületektől.

„Az irodai megoldás, amely a megfigyelések idején létezett, egyszerűen nem felelt meg a tényleges igényeknek. Sokak számára az otthoni munkavégzés inkább menekülés volt, mint rugalmas lehetőség.”

Az otthoni munkavégzést tartják hatékonynak

Tizenöt évvel ezelőtt Eva Bjerrum részt vett egy kutatási projektben, amely a munkahelyek szellemi munkának megfelelő kialakításával foglalkozott. Ebből kiderült, hogy sokan az „igazi“ vagy „hatékony“ munkát úgy definiálják, mint olyan munkát, amelyet otthon meg lehet tervezni, majd a munkahelyen nyugodtan és csendben el lehet végezni. Azokat a kollégákat, akiknek kérdéseik vannak, vagy olyan dolgokat akarnak megbeszélni, amelyek miatt meg kell szakítani a munkafolyamatot, zavarónak érzékelik.

„A koronavírus-járvány idején 200 vállalati és önkormányzati munkatárssal készítettem interjút, és mindig ugyanazt a véleményt hallottam. Az otthoni munkavégzést és az online megbeszéléseket igazán hatékonynak tartották. Mindenki úgy osztja be az idejét, ahogyan szeretné, a megbeszélések rövidek, világosan strukturáltak, és nem kell a munkahelyre utazni, illetve onnan hazajutni.”

Az iroda hamarosan a múlté lesz?

Amikor Eva Bjerrum a megfigyelései és interjúi eredményeiről beszél, természetesen felmerül a kérdés: Fel kellene-e adnunk azt az elgondolást, hogy legyen az irodai dolgozók számára egy közös munkatér?

„Nem, a fizikai munkahely hozzájárul a munkahelyi elégedettséghez. Ez az a hely, ahol együtt dolgozunk, és ahol gyors visszajelzést kapunk a munkánkról. A munkahely lehetővé teszi, hogy, a kollégákkal együtt, kapcsolódhassunk a történésekhez. Itt élhetjük át a közösségi érzést, itt találunk energiát és humort – még ha némi zavaró tényező árán is.”

Az Eva Bjerrum által végzett felmérésekben a személyes találkozók több közös előnyét is gyakran említették. Felvesszük a szemkontaktust, és jobban tudjuk érzékelni a testbeszédet. Megbeszéljük a dolgokat, ötletelünk és bátorítjuk egymást. A valós találkozók lehetőséget adnak személyesebb beszélgetésekre is.

„Amikor ezekre az előnyökre gondolok, azt kérdezem magamtól, hogy hozzájárulnak-e a hatékonyságunkhoz. Úgy gondolom, a hatékonyságot tágabban kellene meghatároznunk. Nem csak az én hatékonyságomról van szó – hanem a kollektív hatékonyságunkról is.”

Az egyterű irodáknak továbbra is van szerepük

Eva Bjerrum szerint a nyitott terű irodákról szóló vita túlságosan fekete-fehér és egyoldalúan negatív. Az egyterű iroda nem egy olyan megoldás, amely mindenhol ugyanúgy néz ki.

„Lehet, hogy egy munkahelyen tíz munkatárs úgy dönt, hogy egy közös nyitott teret használnak. Egy másikban pedig lehet 200 ember, akik kénytelenek együtt ülni. Ezeket nem lehet összehasonlítani – mondja Eva, és hozzáteszi:

„Egyértelműen nem igaz, hogy egy egyterű irodában ugyanolyan jól lehet koncentrálni a munkára, mint egy privát helyiségben. Ugyanakkor azt is látjuk, hogy ahol a munkavállalóknak vannak más lehetőségeik is, például átmehetnek valahová, ott sokan szívesen dolgoznak nyitott térben.”

Útban a másik terület felé talán belebotlik egy kollégájába, aki megállítja, és valami egészen másról kezd el beszélni, mint ami éppen az ön fejében jár. Úgy érezheti, hogy megzavarják, esetleg kissé ingerült is lesz, vagy úgy érzi, hogy csak vesztegeti az idejét, koncentráltságát, ezáltal a hatékonyságát is. Eva Bjerrum szeretné megfordítani ezt a gondolatmenetet.

„Ez egy lehetőség arra, hogy valaki mással is megossza a tudását, ön pedig betekintést nyerjen kollégája gondolataiba. Valójában ez lehet a leghatékonyabb megbeszélésfajta.”

Szöveg: Lars Wirtén