Nos astuces pour bien aménager un bureau en open space

Tout savoir sur le bureau "paysager"

Nigel Oseland est un fervent défenseur du Bürolandschaft ou bureau paysager. Ce terme désigne un lieu de travail en plateau ouvert, mais conçu comme un paysage composé de plus petites zones semi-privées, de quelques espaces dotés de cloisons, de plantes, de bulles de détente, d’espaces de pause, etc. L’étude confirme ses convictions en matière de bureaux paysagers.

« Vous pouvez faire le parallèle avec l’efficience énergétique. Pour faire des économies d’énergie, il ne suffit pas d’éteindre le chauffage, la ventilation et la lumière. Vos charges énergétiques seront naturellement minimes. Mais personne ne sera en mesure de travailler efficacement dans ces conditions. C’est pourquoi vous ne le faites pas. Le gestionnaire de la structure s’efforcera donc de trouver le bon niveau de confort dans lequel le lieu de travail viendra renforcer la productivité à moindre coût. Il en va de même avec l’espace. On ne peut décemment pas entasser plus de personnes sous prétexte qu’il reste quelques mètres carrés à exploiter. Vous devez rechercher le juste équilibre. Et je reste convaincu que le bureau paysager est la solution qui s’en approche le plus. »

Deux indices clés de la qualité perçue

La conception de lieux de travail couvre un large spectre allant de l’aménagement d’espaces ouverts jusqu’aux bureaux individuels. Nigel Oseland souligne deux notions essentielles qui détermineront la qualité perçue du lieu de travail : le niveau d’occupation et le cloisonnement.

« Ces dernières années, de nombreux articles de presse se sont fait l’écho du cauchemar que peut être la vie en open space. Certains expliquent qu’ils ne servent à rien, qu’ils sont même toxiques et nous rendent malades. Je pense que les médias font surtout référence à des open spaces mal conçus, prévus pour un trop grand nombre de collaborateurs et disposant de peu de cloisonnement. Seulement aucune étude n’indique que les open spaces sont pires qu’un autre environnement de travail. Tout est question de concevoir un espace en tenant compte de la densité et en prévoyant des cloisonnements. Et on en arrive ainsi à la notion de coûts. »

D’après Nigel Oseland, le problème c’est que le terme « open space » revêt automatiquement la connotation de lieu surpeuplé de bureaux alignés, dans lesquels les managers essayent de faire rentrer le plus de collaborateurs possible par souci d’économies.

Besoin d’espace : importance du niveau d'occupation dans un bureau

« Ils oublient que l’espace est notre meilleur allié. En ces temps de pandémie, c’est une évidence : nous avons besoin d’espace pour limiter les risques de contamination. Il en va de même pour l’acoustique, la qualité de l’air et la capacité à se concentrer : la notion d’espace est essentielle. Tout est donc question de niveau d’occupation et de cloisonnement. »

Cependant, la dimension pécuniaire ne plaide pas à elle seule contre une conception alternative du lieu de travail, qui convienne à la fois à des personnes extraverties et introverties. « En améliorant notre performance de seulement 5 %, nous pouvons payer nos locaux », déclare Nigel Oseland.

Les managers préfèrent les bureaux partagés

Pour cette étude, un répondant sur deux est manager – ce qui surprend d’autant plus Nigel Oseland quant à l’impopularité des bureaux individuels.

« En fait, les managers aiment moins les bureaux individuels. Ils préfèrent travailler en mode agile en partageant des locaux, alors que l’administration et les fonctions support sont loin de plébisciter cette formule. Elles veulent un bureau attitré. Pour autant, ces fonctions apprécient les bureaux paysagers, et dans une certaine mesure les bureaux individuels. »

Par ailleurs, les chercheurs préfèrent largement les bureaux individuels.

« Ils ne veulent pas travailler sur des plateaux ouverts, mais dans une certaine mesure, ils acceptent les open spaces et le travail en mode agile.

Une fois de plus, la plupart des personnes sondées préfèrent les bureaux paysagers, et ce quels que soient leur fonction, leur âge ou leur personnalité. Voici le classement des différents types de lieux de travail réalisé dans le cadre de cette étude :

1) Le bureau paysager.

2) Travail en mode agile/basé sur l’activité.

3) Travail à domicile.

4) Open space.

5) Bureaux partagés.

6) Bureaux individuels.

Une large gamme d’aménagements en plateaux

Selon l’étude, rien ne sert de faire du « travail en open space » un concept universel qui satisferait les besoins de tous. La notion d’open space renvoie à une large gamme de solutions et d’aménagements. Le fait de donner un nom différent à chaque type d’aménagement n’implique pas forcément qu’ils diffèrent complètement les uns par rapport aux autres. Mis à part les bureaux individuels, la plupart des solutions consistent dans une certaine mesure en des aménagements d’open spaces.

« Quand on parle d’open spaces, on pense immédiatement aux aspects négatifs, aux marées humaines affairées sur des bureaux sans aménagement particulier ni système de cloisonnement. Je m’efforce d’utiliser le terme de « bureau paysager » ou de « Bürolandschaft » pour désigner un espace plus organique et mixte, plutôt qu’un espace purement et simplement ouvert ou clos. »

Jouer sur les mots

Selon Nigel Oseland, il existe une certaine forme de chevauchement entre les différents types d’espaces de travail mentionnés dans l’étude. Dans une certaine mesure, ils renvoient plus à divers aspects et fonctions qu’à différents types d’aménagements.

« Les bureaux paysagers décrivent les aspects physiques de la conception, tandis que les aménagements correspondant au travail en mode agile ou basé sur l’activité sont davantage en lien avec le comportement, la méthode et le lieu de travail. C’est jouer sur les mots, d’une certaine façon. Les espaces de travail basés sur l’activité et les bureaux paysagers sont également des open spaces. Mais si on parle d’« open spaces », les gens ont tendance à se décourager. Pour moi, l’essentiel est de proposer différentes options aux collaborateurs et de leur donner la possibilité de travailler là où ils se sentent le plus efficace. »

Des résultats plus pertinents que jamais

En tant que chercheur, Nigel Oseland craignait que les changements liés au coronavirus ne frappent d’obsolescence les résultats de son étude. Mais selon ses conclusions, ils sont même plus pertinents que jamais.

« Avoir le choix, une certaine flexibilité, la possibilité du télétravail et la disponibilité de bureaux paysagers plus clairsemés sont des points encore plus essentiels aujourd’hui que lorsque nous avons mené cette étude. 40 % des équipes télétravaillent du fait de la pandémie. J’espère que les managers sauront tirer des leçons de cette expérience. C’est l’occasion de revoir à la baisse le niveau d’occupation dans les bureaux. Depuis des années, nous avons constaté les bienfaits d’un environnement de travail agile et des bureaux paysagers. Aujourd’hui plus que jamais, il est important de faire de ces bonnes pratiques une norme. »

Texte : Lars Wirtén

L’étude « Personal Office Preferences » (Préférences en matière de bureau individuel) a été menée au cours du premier semestre 2019 par Nigel Oseland, du cabinet de consulting Workplace Unlimited, pour le compte d’Herman Miller et Workplace Trends. Quelque 700 réponses émanant d’une base de 4 900 sondés ont été reçues.