Sept astuces pour bien aménager un espace de travail basé sur l’activité

Le travail basé sur l’activité concerne essentiellement la conduite du changement – il implique non seulement un changement au niveau du management, mais également en termes de comportement des équipes. « La confiance est au cœur du concept. Il faut lâcher prise sur les détails et gérer les équipes selon leurs performances et des attentes précises », indique Ylva Pålsson du cabinet suédois de conseil MY Workspaces.

Il y a deux ans, Ylva Pålsson lançait MY Workspaces avec son ancienne collègue Malin Pansell. Elles étaient toutes les deux impliquées dans un gigantesque projet de travail basé sur l’activité au siège d’Ikea à Malmö en Suède.

Malin Pansell et Ylva Pålsson accompagnent les entreprises dans l’aménagement d’un espace de travail basé sur l’activité. Avant de devenir consultantes, elles ont élaboré et développé ce concept pour Ikea, le géant mondial de l’ameublement suédois. Photo : Lars Wirtén

« Nous avons développé l’ensemble du concept de bureaux basés sur l’activité d’Ikea et sommes en quelque sorte à l’origine de la manière dont l’entreprise gère ce concept au quotidien », explique Malin Pansell.

Ylva Pålsson était en charge de l’application du concept lorsqu’Ikea a entrepris la rénovation de son département informatique d’Helsingborg, qui compte 1 700 collaborateurs et consultants. Après le succès de cette expérience, elle s’est vu confier la conception et la gestion d’un espace de travail basé sur l’activité au siège de l’entreprise à Malmö.

« En parallèle, nous avons accompagné d’autres projets dans de nombreux pays. Du design intérieur à la conduite du changement en passant par l’infrastructure informatique, l’entreprise s’est reposée sur notre concept de A à Z », détaille Malin Pansell.

Pourquoi créer un espace de travail basé sur l’activité ?

S’investir dans une telle aventure a été, pour l’une comme pour l’autre, l’expérience la plus stimulante et la plus exaltante de toute leur carrière. En quête de nouveaux horizons, elles fondent MY Workpsaces en 2018. Fortes de leur parcours au sein du géant mondial de l’ameublement suédois, elles souhaitent à présent aider les entreprises à prendre les bonnes mesures, et surtout, leur faire comprendre pourquoi elles doivent opter pour le travail basé sur l’activité.

« Tout d’abord, ce concept ne doit pas servir d’excuse pour réduire les coûts d’installation. Il faut les intégrer aux objectifs commerciaux globaux de l’entreprise pour que la démarche aboutisse », souligne Ylva Pålsson.

« Selon nous, ces projets doivent être entrepris par les ressources humaines et soutenus par les installations et fonctions informatiques. Changer les comportements et atteindre les objectifs commerciaux : telle devrait être l’ambition principale, et ce, dans tous les aspects de l’entreprise, y compris le processus de recrutement », pointe Malin Pansell.

Le concept doit s’adapter à l’organisation en question et à ses activités. Il ne s’agit pas d’une solution universelle.

Les trois piliers du travail basé sur l’activité

Malin Pansell énumère les questions qu’elle estime essentielles, comme le point de départ de la démarche : Pourquoi souhaitez-vous travailler selon un concept basé sur l’activité ? Quelles stratégies souhaitez-vous mener, pour quels objectifs et comment entendez-vous y parvenir ? Probablement en collaborant mieux et davantage, en devenant plus productif et créatif, en s’entourant de collaborateurs en bonne santé qui aiment leur travail. Mais gardez une chose à l’esprit.

« Le concept doit s’adapter à l’organisation en question et à ses activités. Il ne s’agit pas d’une solution universelle », précise Ylva Pålsson.

Au fil de l’entretien, de toute évidence, Malin et Ylva ne passeront pas en revue toutes les solutions d’aménagement intérieur lorsqu’il est question de travail basé sur l’activité. Pour cela, elles laissent faire les architectes, experts dans ce domaine. Les deux associées se concentrent sur les trois piliers qu’elles placent sur un pied d’égalité :

L’environnement humain en termes de direction, de culture et de comportement.
L’environnement physique, d’un point de vue strictement fonctionnel (quelles fonctions, et non comment elles sont exécutées).
L’environnement digital et ses ressources : ordinateurs portables, documentation digitale et outils de communication.

De la théorie à la pratique

Ces trois piliers étroitement liés les uns aux autres sont essentiels à la réussite d’un projet de bureaux basés sur l’activité. Mais cela suppose un changement de culture et de comportement. C’est pourquoi la direction doit être pleinement impliquée et investie dans ce projet dès le début. Il s’agit ensuite d’y associer tous les collaborateurs. Et quand Ylva et Malin disent « tous », elles le pensent vraiment.

« C’est le plus grand défi. Il est essentiel de proposer plusieurs ateliers au cours desquels les participants peuvent discuter de toutes les problématiques qui leur viennent à l’esprit. Vous devez vraiment consacrer beaucoup de temps à cet échange. Chacun doit d’abord avoir la possibilité de poser des questions et d’aborder des problématiques d’intérêt général telles que l’endroit prévu pour poser les vestes, l’espace réservé à la pause-café, la disponibilité de stationnement gratuit, et ainsi de suite. Avant d’aller plus loin dans la collaboration, vous devez d’abord passer en revue ce type de questions », prévient Malin Pansell.

Le travail basé sur l’activité rime avec grande liberté pour les collaborateurs. Les responsables doivent encadrer à distance, laissant place à une collaboration basée sur la confiance et la performance. Pour les collaborateurs, il est vital qu’ils se sentent vus et pris en considération.

Le management par la confiance

Une fois que la direction s’est décidée pour un concept de travail basé sur l’activité, plus question de faire machine arrière. L’attention doit être portée sur les outils nécessaires à chacun, et non sur le bien-fondé du concept en lui-même. Chacun doit être conscient des raisons qui sous-tendent le changement – pas simplement les cadres intermédiaires.

« Le travail basé sur l’activité rime avec grande liberté pour les collaborateurs. Les responsables doivent encadrer à distance, laissant place à une collaboration basée sur la confiance et la performance. Pour les collaborateurs, il est vital qu’ils se sentent vus et pris en considération. Piloter une équipe dans un espace de travail basé sur l’activité est une tâche exigeante. Les managers doivent assumer leurs responsabilités », déclare Ylva Pålsson.

« Montrez l’exemple. Passez de la surveillance de rangées de bureaux à la l’élaboration d’un système de communication dans le Cloud. Pas besoin de voir vos équipes pour les piloter, rassure Malin Pansell. Ne soyez pas non plus au bureau tous les jours, et ne vous installez pas au même poste à chaque fois. Sinon, vous ne pourrez jamais obtenir de vos collaborateurs qu’ils naviguent d’un poste à l’autre pour travailler de manière agile. Le contrôle n’est pas la clé du succès d’une équipe de travail basée sur l’activité. Abandonnez cette idée. »

Texte : Lars Wirtén

Les sept astuces de Malin et Ylva pour réussir un projet de travail basé sur l’activité :

Commencez par les cadres supérieurs. Articulez les raisons qui vous motivent à faire ce changement et les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Impliquez tous les collaborateurs. Mettez en place des ateliers et des séminaires obligatoires.
Accompagnez les cadres intermédiaires. Assurez-vous qu’ils comprennent bien pourquoi ce changement intervient et comment ils doivent piloter leurs équipes dans cette dynamique.
Intéressez-vous à la manière dont chacun travaille. Consacrez un certain temps à l’observation et à la quantification des besoins avant le lancement.
Assurez-vous que les trois piliers du concept soient bien en place : les aspects humains, physique et digital.
L’aménagement d’espace de travail basé sur l’activité implique un changement au niveau du management. Il ne s’agit pas simplement de rénover un bureau ou de réduire les coûts d’installation. Ces avantages sont tout simplement secondaires.
Allez à la recherche de votre mode de travail basé sur l’activité. Il n’existe pas de solution universelle.