Sept conseils pour réussir avec le travail basé sur l’activité

Il y a deux ans, Ylva Pålsson a lancé My Workspaces avec son ex-collègue Malin Pansell. Elles avaient toutes deux été engagés dans un gigantesque projet de travail basé sur l’activité et un processus en cours au siège d’Ikea à Malmö, en Suède.

Malin Pansell et Ylva Pålsson guident les organisations dans la mise en œuvre du travail basé sur l’activité. Avant de devenir consultantes, elles ont développé et mis en œuvre le concept pour le géant suédois de l’ameublement Ikea. Photo : Lars Wirtén.

« Nous avons toutes deux participé au développement de l’ensemble du concept de bureaux basés sur l’activité d’Ikea et de la façon dont Ikea travaille avec cette approche au quotidien », souligne Malin Pansell.

Ylva Pålsson était responsable de l’application du concept lorsque Ikea a rénové son bureau informatique à Helsingborg avec 1 700 employés et consultants. Après ce projet réussi, elle est devenue responsable de la gestion et du développement du travail basé sur l’activité au siège de Malmö.

« Nous avons également soutenu des projets parallèles dans de nombreux autres pays. Ils ont utilisé notre concept dans tous les domaines, de la conception intérieure à la gestion du changement et à l’infrastructure informatique », explique Malin Pansell.

Pourquoi voulez-vous un travail basé sur l’activité ?

Être engagé dans un travail basé sur l’activité était la tâche la plus stimulante et passionnante qu’elles aient tous les deux eu jusqu’à présent dans leur carrière. Elles voulaient de nouveaux projets et défis et ont lancé My Workspaces en 2018. Fortes de leur expérience du géant suédois de l’ameublement mondial, elles souhaitent désormais guider d’autres organisations pour qu’elles prennent les bonnes mesures et surtout, savoir pourquoi elles devraient se convertir au travail basé sur l’activité.

« Tout d’abord, n’utilisez pas le travail basé sur l’activité comme excuse pour réduire les coûts des installations. Pour réussir, vous devez l’intégrer aux objectifs commerciaux globaux », déclare Ylva Pålsson.

« Nous pensons que ces projets doivent appartenir aux ressources humaines et être soutenus par les fonctions installations et informatiques. L’ambition est de changer les comportements et d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Cela doit imprégner tous les aspects de l’organisation. Et inclure également le processus de recrutement », explique Malin Pansell.

Les trois volets du travail basé sur l’activité

Malin Pansell souligne ce qu’elle considère comme la question la plus importante et le point de départ : Pourquoi voulez-vous travailler selon un concept basé sur l’activité ? Quelles stratégies et quels objectifs faut-il atteindre et comment y parvenir ? Probablement en collaborant plus et mieux, en étant plus productifs et créatifs et en ayant des employés en bonne santé qui aiment leur travail. Mais souvenez-vous d’une chose.

« Le concept doit être adapté à l’organisation et à ses activités. Il ne s’agit pas d’une solution universelle », déclare Ylva Pålsson.

Lors de l’entretien avec Malin et Ylva, il devient vite clair qu’elles ne discutent pas en détail des solutions de design d’intérieur lorsqu’il s’agit de travail basé sur l’activité. Il y a des architectes pour cela, des experts dans leur domaine. Malin et Ylva se concentrent sur trois volets, chacun aussi important :

• L’environnement humain, en termes de leadership, de culture et de comportement.
• L’environnement physique, dans une perspective fonctionnelle stricte (quelles fonctions, pas comment elles sont réalisées).
• L’environnement numérique et le support, comme les ordinateurs portables, la documentation numérique et les outils de communication.

Il est temps de passer aux ateliers

Les trois volets sont étroitement liés et essentiels à la réussite d’un bureau basé sur l’activité. Mais tout commence par un changement de culture et de comportement. Pour cette raison, la direction doit être impliquée et engagée dès le début. La prochaine étape consiste à impliquer tous les employés. Et quand Ylva et Malin disent tous, elles veulent dire tous sans exception.

« C’est le grand défi. Il est important d’avoir plusieurs ateliers, où les gens peuvent discuter de toutes les questions auxquelles ils peuvent penser. Vous devez vraiment consacrer beaucoup de temps à cela. Les gens doivent d’abord avoir la possibilité de poser des questions et de discuter de problèmes courants comme l’endroit où ils mettront leurs vestes, s’il y aura des options de stationnement gratuites, où ils prendront des pauses-café, etc. Vous devez d’abord passer par ce type de problèmes avant de pouvoir commencer à discuter d’une collaboration accrue », note Malin Pansell.

Gestion par la confiance

Une fois que la direction a décidé d’un concept basé sur l’activité, il n’y a d’alternative pour personne. L’accent doit être mis sur les outils nécessaires pour chacun et non sur la question de savoir si vous devez ou non travailler selon le concept. Tout le monde doit savoir pourquoi le changement est lancé, notamment les cadres intermédiaires.

« Le travail basé sur l’activité signifie beaucoup de liberté pour les employés. Les managers doivent diriger à distance, basé sur la confiance et la performance. Il est essentiel que les employés se sentent vus et confirmés. La gestion d’une équipe basée sur l’activité est exigeante. Les managers doivent faire leur travail, constate Ylva Pålsson.

« Donnez l’exemple. Cessez de surveiller des rangées de bureaux pour créer des structures de communication dans le « nuage ». Vous n’avez pas besoin de voir votre personnel pour gérer, assure Malin Pansell.

« Et ne soyez pas au bureau tous les jours, et certainement pas au même poste. Si c’est le cas, vous n’arriverez jamais à convaincre les employés à se déplacer et à travailler de manière agile. Le contrôle n’est pas une bonne qualité pour une équipe basée sur l’activité. Abandonnez cette approche. »

Par : Lars Wirtén