Densité de personnel et cloisons - les clés d’un open space réussi

Nigel Oseland est un ardent défenseur de la « Bürolandschaft », ou bureau paysager. C’est un lieu de travail basé sur un plan ouvert mais conçu comme un paysage avec des zones semi-privées plus petites, des cloisonnements comprenant des éléments de verdure, des zones calmes, des espaces de détente, etc. L’enquête confirme sa conviction sur le bureau paysager.

Nigel Oseland, psychologue britannique et consultant en milieu de travail.

« Vous pouvez le comparer à l’efficacité énergétique. Vous ne pouvez pas réduire les coûts en éteignant simplement le chauffage, la ventilation et l’éclairage. Vos coûts énergétiques seront naturellement minimes. Mais les gens ne pourront pas travailler efficacement, donc vous ne le faites pas. Ce que le responsable des installations recherche, c’est le point optimal où le lieu de travail est suffisamment confortable pour contribuer à la productivité des personnes au moindre coût. C’est exactement la même chose avec l’espace. Vous ne pouvez tout simplement pas faire entrer plus de gens simplement parce qu’il y a quelques mètres carrés libres. Vous devez trouver le juste équilibre. Et je suis convaincu que le bureau paysager est aussi proche que possible de cet équilibre. »

Deux variables clés de la qualité perçue

Les conceptions de lieu de travail couvrent un spectre, avec des espaces ouverts à une extrémité et des bureaux individuels à l’autre. Nigel Oseland souligne deux variables clés qui déterminent la qualité perçue du lieu de travail : la densité et les cloisons.

« Au fil des ans, de nombreux articles dans les médias nous ont dit à quel point les bureaux en open space sont horribles. Nous entendons dire qu’ils ne servent à rien ; ils sont même toxiques et nous rendent malades. Je pense que les médias font référence à des espaces ouverts mal planifiés avec une densité élevée et un mauvais cloisonnement. Mais les sondages ne montrent pas que l’espace ouvert est pire que tout autre environnement. Tout dépend de la façon dont il est conçu en ce qui concerne la densité de personnel et les cloisons. Et cela implique à son tour un coût. »

Le problème, selon Oseland, est que le terme de bureau en open space a été détourné par des espaces ouverts à haute densité avec des rangées de bureaux, où les gestionnaires de bureau tentent de faire entrer le plus de personnes possible pour réduire les coûts de bureau.

Le besoin d’espace

« Ce qu’ils oublient, c’est que l’espace est notre meilleur ami. En ces jours de pandémie, c’est évident : nous avons besoin d’espace pour minimiser l’infection. Il en va de même pour le niveau de bruit, la qualité de l’air et la capacité de focaliser et de se concentrer - l’espace est essentiel. Tout se résume dans la densité et les cloisons. »

Mais le coût à lui seul n’est pas en fait un argument rationnel contre l’investissement dans une conception de lieu de travail différenciée, adaptée à la fois aux personnalités extraverties et introverties.

« Une simple amélioration de 5 % de nos performances suffit à couvrir nos coûts liés au bâtiment », constate Nigel Oseland.

Les gestionnaires préfèrent le bureau partagé

La moitié des répondants à l’enquête étaient des cadres - ce qui surprend encore plus Nigel Oseland quant à l’impopularité des bureaux individuels.

« En fait, ce sont les bureaux individuels que les gestionnaires privilégient le moins. Ils préfèrent le travail flexible et les bureaux partagés, tandis que le personnel d’administration et de support n’apprécie pas du tout le partage de l’espace. Ils ont besoin de leur propre bureau. Mais ils apprécient le bureau paysager et dans une certaine mesure les bureaux individuels. »

Les chercheurs, en revanche, ont une préférence plus élevée pour le bureau individuel.

« Ils ne veulent pas d’espaces ouverts, mais dans une certaine mesure, ils acceptent les bureaux paysagers et le travail flexible. »

Encore une fois, le bureau paysager est préféré par la plupart, quel que soit le rôle, l’âge ou la personnalité. Voici comment se classent les différents types de lieux de travail dans l’enquête :

1. Le bureau paysager
2. Design favorisant le travail flexible/basé sur l’activité
3. Télétravail
4. Bureau en open space
5. Bureaux partagés
6. Bureaux individuels.

Une large gamme de conceptions open plan

L’enquête indique qu’il ne sert à rien de discuter du « bureau en open plan » comme s’il s’agissait d’un concept unique. L’idée du bureau décloisonné comprend un large éventail de conceptions et de solutions différentes. Et des termes différents pour les conceptions et les concepts de bureau ne signifient pas nécessairement qu’ils diffèrent complètement les uns des autres. La plupart des solutions, outre les bureaux privés, se composent dans une certaine mesure d’espaces ouverts.

« Mais lorsqu’on les interroge sur l’open space, les gens pensent immédiatement au côté négatif de celui-ci, avec un alignement de bureaux sans installations et sans cloisons du tout. J’essaie d’utiliser le terme bureau paysager, ou Bürolandschaft, pour faire référence à un espace plus organique et mélangé, plutôt qu’à un espace simplement ouvert ou délimité.

Jouer avec des termes différents

Nigel Oseland dit qu’il existe un certain degré de chevauchement entre les différents types de lieux de travail décrits dans l’enquête. Dans une certaine mesure, ils décrivent des fonctions et des aspects différents plutôt que des conceptions différentes.

« Le bureau paysager décrit les aspects physiques de la conception, tandis que le travail flexible ou le design basé sur l’activité est lié au comportement ainsi qu’à la manière et à l’endroit où vous travaillez. C’est en quelque sorte une façon de jouer avec des termes différents. Le lieu de travail basé sur l’activité et le bureau paysager sont également des bureaux en open space. Mais si nous utilisons le terme open plan ou espace ouvert, les gens ont tendance à se décourager. Pour moi, le plus important est d’offrir aux gens le choix et de leur donner les moyens de travailler là où ils sont le plus efficaces. »

Plus pertinent que jamais

En tant que chercheur, Nigel Oseland craignait que le changement de conditions dû au coronavirus ne rende les résultats de l’enquête obsolètes. Mais sa conclusion est que les résultats sont plus pertinents que jamais.

« Offrir le choix, la flexibilité, le télétravail et un bureau paysager à plus faible densité de personnel sont encore plus critiques aujourd’hui qu’ils ne l’étaient lorsque nous avons mené cette étude. J’espère que les directeurs de bureaux tireront la bonne conclusion du fait que peut-être 40 pour cent des employés travaillent à domicile pendant la pandémie : c’est l’occasion de réduire la densité. Nous constatons depuis des années les avantages d’un environnement de travail flexible et d’un bureau paysager. Il est maintenant devenu plus urgent de mettre en œuvre les meilleures pratiques. »

Par : Lars Wirtén

L’enquête Personal Office Preferences a été menée par Nigel Oseland, Workplace Unlimited, pour le compte de Herman Miller et Workplace Trends, au cours du premier semestre 2019. Quelque 700 réponses ont été reçues à partir d’une base de sondage de 4 900 participants.