Seitse nõuannet tegevuspõhises töös edu saavutamiseks

Tegevuspõhine töö seisneb põhimõtteliselt muutuste juhtimises – ning juhtimise muutmises lisaks personali käitumise ümberkujundamisele. „Usaldus on keskse tähtsusega. Laske ohjad ja detailid vabaks ning juhtige saavutuste ja selgete ootuste alusel,” ütleb Ylva Pålsson Rootsi töökeskkonna nõustamisfirmast My Workspaces.

Ylva Pålsson asutas My Workspaces’i kaks aastat tagasi koos endise kolleegi Malin Panselliga. Kumbki neist oli osalenud hiiglaslikus tegevuspõhise töö projektis ning jätkuvas protsessis Ikea peakontoris Malmö linnas Rootsimaal.

Malin Pansell ja Ylva Pålsson juhendavad organisatsioone tegevuspõhise töö juurutamisel. Enne nõustajaks saamist töötasid nad välja ning rakendasid ellu vastava kontseptsiooni Rootsi sisustushiiglase Ikea jaoks. Foto: Lars Wirtén.

„Me osalesime kogu Ikea tegevuspõhiste kontorite kontseptsiooni väljatöötamises ja selles, kuidas Ikea seda igapäevaselt kasutab,“ märgib Malin Pansell.

Ylva Pålsson vastutas kontseptsiooni ellurakendamise eest ajal, mil Ikea renoveeris oma 1700 töötajale ning konsultandile mõeldud IT-kontori Helsingborgis. Töö õnnestus ja Ylva järgmiseks ülesandeks sai tegevuspõhise juhtimise haldamine ning arendamine ettevõtte Malmös asuvas peakontoris.

„Toetasime ka paralleelseid projekte paljudes teistes riikides. Nad kasutasid meie kontseptsiooni kõiges, alates sisekujundusest ja lõpetades muutuste juhtimise ning IT-taristuga,“ selgitab Malin Pansell.

Miks eelistada tegevuspõhist tööd?

Osalemine tegevuspõhises töös oli mõlema jaoks innustavaim ja põnevaim ülesanne, mis karjääris seni ette tulnud. Igatsusest uute projektide ja väljakutsete järele sündis 2018. aastal My Workspaces. Üleilmse haardega Rootsi sisustushiiglase juures omandatud kogemustele tuginedes soovivad nad juhendada teisi organisatsioone õigete sammude astumisel ning teadlikul üleminekul tegevuspõhisele tööle.

„Esiteks ei tohi tegevuspõhist tööd kasutada vabandusena tegevuskulude kärpimiseks. Õnnestumiseks tuleb see lõimida äritegevuse üldiste eesmärkidega,“ teatab Ylva Pålsson.

„Meie seisukohast peaksid vastavad projektid kuuluma inimressurssidele ja saama tuge materiaalselt varalt ning IT-funktsioonidelt. Lähtuda tuleks soovist muuta käitumismalle ja saavutada ärilisi eesmärke. See peab imbuma äritegevuse kõikidesse soppidesse. Isegi värbamisprotsess pole erand,“ sõnab Malin Pansell.

Kontseptsioon vajab kohandamist organisatsiooni ja selle tegevustega. Tegu ei ole universaalse lahendusega.

Tegevuspõhise töö kolm tugisammast

Malin Pansell rõhutab küsimust, mis on tema arvates on tähtsaim ja millest tuleks lähtuda: miks töötada tegevuspõhiselt? Millised strateegiad ja eesmärgid peavad paigas olema, kuidas neid saavutada? Tõenäoliselt on lahenduseks laialdasem ja parem koostöö, kõrgem tootlikkus ja loovus ning terved töötajad, kes oma tööd naudivad. Kuid üht tasub meeles pidada:

„Kontseptsioon vajab kohandamist organisatsiooni ja selle tegevustega. Tegu ei ole universaalse lahendusega,“ märgib Ylva Pålsson.

Malinit ja Ylvat küsitledes saab peatselt selgeks, et kui jutt käib tegevuspõhisest tööst, jäävad konkreetsed sisekujunduslahendused välja toomata. Selleks on arhitektid, oma ala asjatundjad. Malin ja Ylva keskenduvad kolmele tugisambale, igaüks neist võrdse tähtsusega:

Inimkeskkond – juhtimine, kultuur ja käitumine.
Füüsiline keskkond, puhtalt funktsionaalsest seisukohast (mis toimib, mitte kuidas see saavutatud on).
Digikeskkond ja tugi, näiteks sülearvutid, digidokumendid ning sidevahendid.

Töötubade aeg

Igaüks kolmest tugisammast on teistega seotud ja kriitilise tähtsusega eduka tegevuspõhise kontori sisseseadmisel. Samas algab kõik kultuuri ja käitumise muutmisest. Sel põhjusel peab juhtkond algusest peale kaasatud ja pühendunud olema. Järgmiseks sammuks on kõigi töötajate kaasamine. Ja „kõigi“ all peavad Ylva ning Malin silmas tõepoolest kõiki.

“See ongi suurim väljakutse. Tähtis on korraldada mitu töötuba, kus inimesed saaksid lahata kõiki teemasid, mis neile pähe tulevad. Sellele tuleb vältimatult palju aega pühendada. Inimestele tuleb esmalt anda võimalus küsimuste esitamiseks ja üldistel teemadel arutlemiseks – kuhu jätta üleriided, kas parkimine on tasuta, kus pidada kohvipausi ja nii edasi. Enne, kui teha juttu tihedamast koostööst, tuleb kõik vastavad teemad ära lahendada,“ märgib Malin Pansell.

Tegevuspõhine töö tähendab palju vabadust töötajate jaoks. Juhid peavad juhtima eemalt, usalduse ja saavutuste alusel. On ülimalt tähtis, et töötajad teaksid – neid nähakse ja tunnustatakse.

Juhtimine usalduse kaudu

Kui juhtkond on tegevuspõhise kontseptsiooni kasuks otsustanud, pole kellelgi mingeid alternatiive. Keskenduda tuleks sellele, milliseid tööriistu keegi vajab, mitte sellele, kas töötada tuleks kontseptsiooniga kooskõlas või mitte. Igaüks peab teadma, milleks muudatused vajalikud on – eriti keskastmejuhid.

„Tegevuspõhine töö tähendab palju vabadust töötajate jaoks. Juhid peavad juhtima eemalt, usalduse ja saavutuste alusel. On ülimalt tähtis, et töötajad teaksid – neid nähakse ja tunnustatakse. Tegevuspõhise töörühma juhtimine nõuab palju. Juhid peavad oma tööga toime tulema”, teatab Ylva Pålsson.

„Ole eeskujuks. Liigu lauarivide jälgimiselt sidevõrkude rajamisele pilves. Inimesi saab juhtida neid vaateväljas hoidmata,“ kinnitab Malin Pansell.

„Ärge olge kontoris iga päev, kindlasti mitte sama laua taga. Vastasel juhul ei hakka töötajad eales ringi liikuma ja paindlikult töötama. Tegevuspõhise töörühma korral tuleb ohjad lõdvemaks lasta. Võtke vabamalt.“

Tekst: Lars Wirtén

Malini ja Ylva seitse nippi tegevuspõhise töö edukaks korraldamiseks:

Alustage kõrgemast juhtkonnast. Tehke selgeks, miks seda muudatust soovite ja milliseid eesmärke soovite saavutada.
Kaasake kõik töötajad. Tehke õpikojad ja seminarid kohustuslikuks.
Toetage keskastme juhte. Veenduge, et nad kõik mõistavad, miks see muudatus tehti ning kuidas nad peaksid oma tiime juhtima.
Uurige välja faktid selle kohta, kuidas inimesed töötavad. Enne muudatuste elluviimist pühendage palju aega jälgimisele ja mõõtmisele.
Veenduge, et kontseptsiooni kõik kolm jalga on tugevad ning valmis: inimeste jalg, füüsiline jalg ja digitaalne jalg.
Tegevuspõhine töötamine seisneb muudatuste juhtimises – mitte kontori värskendamises ega rajatise kulude vähendamises. Kuigi saate tulemuseks ka need.
Leidke oma viis tegevuspõhiseks töökorralduseks. Ei ole ühtainsat viisi, mis sobiks kõigile.