Trabajo inteligente y el futuro del lugar de trabajo

En 2013, el consultor británico de oficinas Andy Lake publicó su libro Smart Flexibility. Desde entonces ha trabajado extensamente con grandes organizaciones ayudándolas a modernizar sus prácticas laborales y lugares de trabajo. También ha elaborado la guía sobre Smart Working para el gobierno central del Reino Unido y las normas británicas PAS 3000: 2015 - Smart Working Code of Practice. Además, ha trabajado con la Comisión Europea en su programa Office of the Future.

Cuando se le pregunta sobre el trabajo inteligente, Andy Lake habla tanto de prácticas laborales como de lugares de trabajo.

“El trabajo inteligente se trata de la modernización de las prácticas laborales, utilizando nuevas tecnologías y nuevos estilos de lugares de trabajo. Se trata mucho de utilizar prácticas laborales basadas en la confianza y la gestión por resultados. Con el trabajo inteligente, se intenta hacer todo de manera más flexible y dinámica. Pero no se trata solo de utilizar nuevas tecnologías y un nuevo diseño del lugar de trabajo. Se trata más de cambiar completamente la naturaleza de lo que se puede hacer ".

¿Necesitamos un lugar de trabajo común?

El rápido desarrollo de las nuevas tecnologías y la digitalización que abarca todos los aspectos de la sociedad, hace que casi todo sea posible en términos de cómo organizamos nuestro trabajo y dónde lo ejecutamos. Entonces, ¿es un cambio de paradigma, pasar de un enfoque en el lugar de trabajo a una discusión más centrada en el proceso y la práctica que no depende de premisas específicas?

“Cuando se desarrolló el modelo actual de lugar de trabajo en el siglo XX, era muy valioso concentrar personas, recursos, documentos, etc. Pero en el mundo digital hay un valor añadido en la descentralización, trasladar el trabajo a las personas y la desmaterialización, donde los productos se convierten en servicios. En este contexto, las personas pueden trabajar de muchas formas diferentes. Esto, a su vez, plantea la pregunta de por qué se debería venir al lugar de trabajo. Éstas son preguntas fundamentales. Gran parte del trabajo de conocimiento se puede realizar en cualquier lugar, y también se está comenzando a virtualizar una gran cantidad de trabajo colaborativo. Entonces, ¿para qué necesitamos realmente el lugar de trabajo? Hay organizaciones como WordPress con cientos de millones de dólares en facturación, repartidas por todo el mundo, pero sin apenas instalaciones ”.

Espacios que no sean oficinas

Pero no, Andy Lake no cree en la muerte de la oficina. Él todavía piensa, como probablemente pensamos la mayoría de nosotros, que necesitamos unirnos hasta cierto punto. Pero el concepto de lugar de trabajo que se desarrolló durante la era industrial se está desva

“Para mí, eso plantea la gran pregunta de qué es la infraestructura social del trabajo en conjunto. Las personas en el “negocio del lugar de trabajo” tienden a concentrarse solo en la oficina. Quiero decir, si mucha gente trabaja desde casa o en cafeterías, ¿qué pasa con esos espacios? ¿Cómo deberían diseñarse y mantenerse? "

Andy Lake pide una discusión sobre cómo podemos crear otros espacios, espacios públicos y también en los hogares, que apoyen la capacidad de trabajar.

“Creo que hay un gran problema de política acerca de desafiar la tendencia de hogares cada vez más pequeños. La capacidad de trabajar desde casa no está bien respaldada en la mayoría de las casas modernas. Si, por ejemplo, tienes un negocio y algunos visitantes vienen a verlo, falta el tipo de espacio de trabajo adecuado. En los bloques de apartamentos, se podrían considerar los centros de trabajo locales en el edificio. Creo que los espacios de coworking que están surgiendo en las ciudades son parte de esta infraestructura cambiante, pero tenemos un largo camino por recorrer. Y tanto los responsables políticos como los desarrolladores deben ponerse al día".

El coronavirus podría ser un desencadenante

Esta entrevista tiene lugar a fines de mayo de 2020, en medio de la pandemia de la corona, cuando países de todo el mundo están abriendo la sociedad nuevamente después de varios meses de bloqueo. Twitter acaba de declarar que permitirán que su personal continúe trabajando desde casa para siempre si así lo desean. Andy Lake cree que la pandemia de corona podría ser un desencadenante que impulse el desarrollo de prácticas laborales completamente nuevas.

“Creo que la pandemia ha desbloqueado muchas cosas en la mente de la gente. Tradicionalmente ha habido mucha resistencia a este desarrollo basado en la percepción de que tenemos que juntarnos, tenemos que ver el lenguaje corporal, etc. Pero eso está cambiando, la gente puede ver que ahora es posible hacer mucho más. Esto está dando un gran impulso a la tendencia descentralizadora. Creo que Twitter es un muy buen ejemplo de esto. Es cierto que las organizaciones de trabajo inteligente estaban mucho mejor preparadas para adaptarse al trabajo remoto extenso ".

Más instalaciones exteriores

Ahora mismo, la pandemia afecta nuestras oficinas por la necesidad de distanciamiento social y menor densidad de personas. Andy Lake ve esto como una fase provisional, pero también predice algunos cambios permanentes como resultado de la pandemia de corona.

“Creo que la gente solicitará instalaciones para trabajar al aire libre o espacios semiabiertos en un grado mucho mayor. Y habrá muchas más y mejores tecnologías para salas de reuniones, con pantallas más grandes y mejores sistemas audiovisuales. La mayoría de las organizaciones están por detrás de la curva en este asunto y la gente está luchando por conectarse de forma remota, ya sea técnicamente o porque la dinámica de la reunión la establecen las personas que están físicamente presentes ".

“Con el tiempo, el diseño de la oficina se adaptará para tener oficinas significativamente más pequeñas que se utilizan más intensamente, pero por un número menor de personas que en la actualidad. Creo que veremos esto en los próximos cinco a diez años ".

La buena acústica es una de las claves

Los problemas acústicos también son fundamentales para cumplir con este contexto nuevo, descentralizado y desmaterializado del trabajo inteligente, dice Andy Lake.

“Nuestro objetivo es crear grandes lugares para el trabajo inteligente, y una buena acústica es una de las claves involucradas en eso. Pero generalmente se descuida cuando se diseña un lugar de trabajo. Todavía se ve como una especie de lujo. Llego a un lugar de trabajo tras otro que tiene una acústica terrible, donde tienen que modernizarse después para mitigar los problemas. Pero creo que esto está cambiando. Es importante tener en cuenta que las personas necesitan la capacidad de controlar el entorno acústico. El diseño debe moverse hacia espacios diseñados para diferentes tipos de actividades, con diferentes entornos sensoriales, donde las personas pueden tomar decisiones que se adapten tanto a la actividad como a sus preferencias personales”.

En conclusión, es probable que en el futuro sigamos caminando, en bicicleta, conduciendo o viajando a las oficinas. Pero lo haremos en diferentes momentos, en diferentes números y con diferentes propósitos. El cliché del empresario con la oficina en el bolsillo probablemente seguirá siendo un cliché durante un buen tiempo.

"La oficina aún no ha muerto, simplemente se está volviendo más variada y está rompiendo sus límites tradicionales", resume Andy Lake.

Texto: Lars Wirtén