Siete consejos para tener éxito con el trabajo basado en actividades

Hace dos años, Ylva Pålsson inició My Workspaces junto con su excolega Malin Pansell. Ambos habían participado en un gigantesco proyecto de trabajo basado en actividades y un proceso en curso en la sede de Ikea en Malmö, Suecia.

Malin Pansell e Ylva Pålsson guían a las organizaciones para implementar el trabajo basado en actividades. Antes de convertirse en consultores, desarrollaron e implementaron el concepto para el gigante de muebles sueco Ikea. Foto: Lars Wirtén.

"Ambas formamos parte del desarrollo de todo el concepto de las oficinas basadas en actividades de Ikea y de la forma en que Ikea trabaja con ellas a diario", dice Malin Pansell.

Ylva Pålsson fue responsable de aplicar el concepto cuando Ikea renovó su oficina de TI en Helsingborg con 1 700 empleados y consultores. Tuvo éxito y pasó a ser responsable de gestionar y desarrollar el trabajo basado en actividades en la sede de Malmö.

“También apoyamos proyectos paralelos en muchos otros países. Utilizaron nuestro concepto en todo, desde el diseño de interiores hasta la gestión del cambio y la infraestructura de TI ”, explica Malin Pansell.

¿Por qué quiere el trabajo basado en actividades?

Estar comprometido con el trabajo basado en actividades fue la tarea más estimulante y emocionante que ambas habían tenido hasta ahora en sus carreras. Querían nuevos proyectos y desafíos y comenzaron My Workspaces en 2018. Con sus experiencias del gigante sueco y global del mobiliario, ahora quieren guiar a otras organizaciones para que tomen los pasos correctos y, no menos importante, saber por qué deberían convertirse al trabajo basado en actividades. .

“En primer lugar, no utilice el trabajo basado en actividades como excusa para reducir los costos de las instalaciones. Para tener éxito, debe integrarlo con los objetivos comerciales generales ”, afirma Ylva Pålsson.

“Como lo vemos, estos proyectos deben ser propiedad de los recursos humanos y estar respaldados por las instalaciones y las funciones de TI. Es de la ambición de cambiar comportamientos y lograr los objetivos comerciales que se debe ejecutar. Debe impregnar todos los aspectos del negocio. También incluye el proceso de contratación ”, dice Malin Pansell.

Las tres patas del trabajo basado en actividades

Malin Pansell subraya lo que ella ve como la pregunta más importante y el punto de partida: ¿Por qué quiere trabajar de acuerdo con un concepto basado en actividades? ¿Qué estrategias y objetivos se deben cumplir y cómo se logran? Probablemente colaborando más y mejor, siendo más productivos y creativos y teniendo empleados sanos que disfruten de su trabajo. Pero recuerda una cosa.

“El concepto debe adaptarse a la organización y sus actividades. Esta no es una solución única para todos ”, dice Ylva Pålsson.

Al entrevistar a Malin e Ylva, pronto queda claro que no discuten en detalle las soluciones de diseño de interiores cuando se trata del trabajo basado en actividades. Hay arquitectos para esto, expertos en su campo. Malin e Ylva se enfocan en tres importantes piernas:

• El entorno humano, en términos de liderazgo, cultura y comportamiento.
• El entorno físico, desde una estricta perspectiva funcional (qué funciones, no cómo se logran).
• El entorno digital y el soporte, como portátiles, documentación digital y herramientas de comunicación.

Tiempo para talleres

Las tres patas están entrelazadas y son fundamentales para el éxito de una oficina basada en actividades. Pero todo comienza cambiando la cultura y el comportamiento. Por ello, la dirección debe estar involucrada y comprometida desde el principio. El siguiente paso es involucrar a todos los empleados. Y cuando Ylva y Malin dicen todo, lo dicen todo.

“Este es el gran desafío. Es importante tener varios talleres, donde las personas puedan discutir todos los temas en los que puedan pensar. Realmente necesitas asignar mucho tiempo para esto. Las personas primero deben tener la oportunidad de preguntar y discutir temas comunes como dónde colocarán sus chaquetas, si habrá opciones de estacionamiento gratuito, dónde tomarán café, etc. Primero debe analizar este tipo de problemas antes de poder comenzar a discutir una mayor colaboración ”, dice Malin Pansell.

Gestión por confianza

Una vez que la dirección se ha decidido por un concepto basado en actividades, no hay alternativas para nadie. El enfoque debe estar en qué herramientas se requieren para todos y cada uno, no en si se debe trabajar o no de acuerdo con el concepto. Todo el mundo debe saber por qué se lanza el cambio.

“El trabajo basado en actividades significa mucha libertad para los empleados. Los gerentes deben liderar desde la distancia, basados ​​en la confianza y el desempeño. Es fundamental que los empleados se sientan tomados en cuenta. Gestionar un equipo basado en actividades es exigente. Los gerentes deben hacer su trabajo ”, afirma Ylva Pålsson.

"Fijar un ejemplo. Pasar de una fila de escritorios topográficos a construir estructuras de comunicación en la nube. No hace falta ver a su gente para gestionar ”, asegura Malin Pansell.

“Y no estés en la oficina todos los días, y definitivamente no en el mismo escritorio. Si hace eso, nunca conseguirá que los empleados se muevan y trabajen de forma ágil. El control no es una buena cualidad para un equipo basado en actividades. Deja ir eso ".

Texto: Lars Wirtén