Cómo tener éxito en el trabajo basado en la actividad

El trabajo basado en actividades es un mundo de actividades empresariales. Jan Gerard Hoendervanger, investigador de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Hanze, en la ciudad holandesa de Groningen, ha explorado los conceptos de ABW y su uso.

Descubrió que la falta de concentración, la privacidad inadecuada y la pérdida de puestos de trabajo asignados pueden causar problemas importantes en los entornos de ABW, y que solo un pequeño porcentaje de personas realmente cambia de lugar de trabajo según lo previsto. Esto indica que no es suficiente crear simplemente un área silenciosa. Incluso en los espacios más frecuentados, se debe tener en cuenta la acústica , ya que la mayoría de la gente usa estos espacios también para trabajos de alta concentración.

Un hallazgo interesante es que el pequeño porcentaje de trabajadores que realmente cambian regularmente están mucho más satisfechos con el concepto de oficina y de productividad.

La respuesta que recibo es: "Debemos enseñar a las personas a cambiar su comportamiento, entonces todos estarán felices". No estoy de acuerdo. Es ingenuo pensar que todas las personas quieran realizar una actividad en un lugar y después cambiarse a otro constantemente. Además, las personas no van utilizando diferentes salas por todo el edificio. Nos gusta tener un espacio como nuestro puesto de trabajo, tanto por razones sociales como de hábito. Supongo que es la naturaleza humana. Así que no pongas tu energía en tratar de cambiar ese comportamiento. Este es uno de los principales inconvenientes de ABW", dice Hoendervanger.

Tres factores de éxito principales para ABW

En lugar de empujar a todos los empleados hacia el mismo comportamiento, se deben proporcionar más espacios privados para el trabajo y las reuniones que requieran concentración, junto con una especie de base de operaciones para cada empleado y equipo. La mayoría de los casos exitosos que Hoendervanger ha estudiado tienen tres aspectos básicos en común:

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Trabajo de alta concentración la mayor parte del tiempo

Hoendervanger estima que alrededor del 60 al 80% de los entornos de ABW en los Países Bajos no están a la altura de su potencial porque se subestima la importancia de la privacidad y la concentración. En cambio, hay muchas quejas entre los empleados.

Hoendervanger enfatiza el hecho de que no todos en una oficina están comprometidos en lo que el arquitecto Frank Duffy llamó "trabajo de conocimiento transaccional": combinar una gran autonomía con una gran interacción social, una variedad de tareas y una gran movilidad.

"Tendemos a pensar en todos los empleados de una oficina como este tipo de trabajadores del conocimiento, pero eso no es correcto, hay muchos trabajadores que realizan tareas individuales y que llegan a la oficina a la misma hora todos los días. Uno de los riesgos de ABW es la incapacidad de distinguir entre diferentes tipos de trabajadores y personalidades. Los millennials dinámicos y flexibles están representados, eso es cierto, pero no son los únicos. A través de las generaciones, vemos necesidades y preferencias muy diferentes.

"La razón principal por la que ABW falla es que el análisis no ha sido lo suficientemente profundo, existe una visión común de un espacio de trabajo dinámico y abierto con mucha comunicación y colaboración, pero sobrestimamos la cantidad de trabajo. La mayor parte del tiempo, en una oficina, pasamos mucho tiempo concentrándonos. Si lo llevamos a un espacio abierto y dinámica a menudo es demasiado simplista ".

 Los espacios abiertos están sobrevalorados

En los últimos diez años, la tendencia hacia espacios abiertos ha sido fuerte. Demasiado fuerte, según Hoendervanger.

"Los espacios abiertos están sobrevalorados, son visualmente atractivos, y entiendo que encajan en las visiones de la administración moderna, pero debemos tener cuidado de no hacer que los puestos de trabajo básicos sean demasiado abiertos y nos distraigan. No tenemos nada que ganar en ese caso. Pero si desea interacción, cree buenos espacios para este propósito, se necesitan espacios abiertos informales y salas privadas para reuniones. Variedad y una cantidad suficiente de diferentes tipos de salas, en lugar de tratar de combinar diferentes funciones en un solo espacio abierto ".

Hoendervanger siempre vuelve al hecho de que cada persona es diferente. Una oficina contiene una amplia variedad de personalidades con diferentes necesidades. Esto es algo que se está estudiando en el campo de la psicoacústica, y los resultados pueden aplicarse al planificar el diseño de una oficina. Algunas personas tienen una gran necesidad de organización y se estresan mucho si ven un cambio constante. Necesitan directrices claras y funcionan mejor en este tipo de entorno. Entonces, ¿cómo crear una oficina que se adapte a todos?

"¡Buena pregunta!", exclama Hoendervanger. "La palabra clave es variedad, basada en un análisis de la población. En los Países Bajos, la mayoría de las empresas son igualitarias y tratan de tratar a todos en igualdad de condiciones. Es algo bueno, pero no sea dogmático, debemos tratar a las personas de manera más individual cuando se trata de satisfacer diferentes necesidades, incluida la provisión de salas privadas y puestos de trabajo asignados a las personas que se rigen por estas condiciones. El objetivo de ABW es ayudar a las personas a hacer bien su trabajo, y diría que toda solución que ayude a lograr ese objetivo es una buena solución ".

Prestar atención a la acústica

Tener diferentes tipos de espacios dedicados a diferentes tipos de actividades es un desafío cuando se trata de la acústica. Sin un diseño tanto acústico como visual, es probable que estos espacios se perciban como molestos y obstructivos en lugar de mejorar la productividad.

"En general, se subestima la importancia de la acústica. Muchas personas involucradas en este tipo de proyectos están muy centradas en el aspecto visual del diseño. Creo que es humano, es difícil imaginar lo que será la acústica, pero debemos prestar más atención a la acústica y fijarnos mejor en este aspecto. Si analizamos las encuestas de satisfacción de la oficina, la acústica suele ser uno de los tres aspectos más importantes con los que el personal está insatisfecho. Por lo tanto, no diseñe espacios demasiado abiertos y asegúrese de que la acústica sea la adecuada."

ABW solo es adecuado para una pequeña minoría

"Otro ejemplo de lo que puede salir mal al diseñar puestos de ABW es que la necesidad de variedad se malinterpreta, por lo que se crean diferentes tipos de espacios de trabajo en la misma zona", indica.

"En cambio, las actividades deberían estar más separadas, los empleados necesitan áreas de tarea única, y creo que debería haber más separación, tanto en términos de espacio como de paredes. Se debería apoyar un estilo de trabajo de una sola tarea, ya que hemos aprendido que la multitarea es un mito."

En general, parece que los responsables de las instalaciones, arquitectos y gerentes necesitan cambiar su percepción de cómo el concepto de ABW se debe diseñar y transformar en oficinas que satisfagan las necesidades en grupo e individuales.

"Nuestros hallazgos indican que, en la actualidad, el concepto ABW satisface las necesidades de solo una pequeña minoría de trabajadores, pero el concepto tiene el potencial de satisfacer las necesidades de empleados contemporáneos y sus equipos, si se aplica con precaución. Nuestros estudios también incluyen las mejores prácticas que apoyan esta visión positiva de ABW."

Texto: Lars Wirtén