Una mosca en la pared da algunas ideas sobre el diseño de oficinas

Existe un gran volumen de investigaciones y estudios en el lugar de trabajo que se basan en cuestionarios, entrevistas en profundidad, mediciones de sonido, etc. Pero pocos estudios observan realmente lo que sucede en un lugar de trabajo para complementar las respuestas de las personas a dichos cuestionarios.

El Instituto Alexandra es una empresa de investigación y consultoría que se especializa en TI y digitalización, y tiene su sede en Aarhus, Dinamarca. Eva Bjerrum es una analista organizacional senior que se enfoca en la perspectiva del usuario, que además de la tecnología incluye la organización y las condiciones físicas en el lugar de trabajo. Durante los últimos 20 años ha estado observando diferentes tipos de lugares de trabajo, desde escuelas y otros entornos de enseñanza hasta museos y, por supuesto, oficinas. La empresa láctea Arla y la empresa farmacéutica Novo Nordisk son dos grandes empresas que han utilizado los conocimientos de antropología social de Eva Bjerrum y sus colegas para optimizar sus entornos de oficina.

“Somos observadores pasivos; actuamos como moscas en la pared. Después de un tiempo, la gente se olvida de que estamos allí y se comporta de la misma manera que lo hacía antes de que empezáramos a observar ”, explica Eva Bjerrum.

Notas imparciales

Para obtener una imagen completa, los antropólogos sociales observan todas las partes de la oficina en diferentes momentos. Observan y registran lo que está sucediendo, qué trabajo se está haciendo y dónde. ¿Los empleados hablan mucho por teléfono, se concentran en su trabajo, hablan con naturalidad o se susurran entre ellos? También se observa la cultura de las reuniones: dónde se llevan a cabo las reuniones físicas y las reuniones en línea; ¿Cuántas personas hay en las salas de reuniones a la vez?

“Tomamos notas sobre el entorno sonoro, si hay mucha gente moviéndose o si es mayormente tranquilo y silencioso. Registramos todos estos detalles de manera imparcial, solo describimos lo que vemos. Además de estos detalles, también describimos la impresión general ".

Cuando las observaciones están completas, Eva Bjerrum resume los rasgos característicos de los distintos departamentos.

“Podemos ver claramente que a menudo la gente no puede concentrarse realmente en una tarea. Vemos los conflictos típicos en las oficinas de planta abierta: algunos quieren concentrarse completamente en su trabajo, algunos hablan mucho por teléfono, mientras que otros tienen discusiones frecuentes con otros. Puede convertirse fácilmente en una lucha sobre qué tipo de trabajo se realiza en estos entornos ".

Las salas de reuniones se utilizan para concentrarse en el trabajo

El uso de salas de reuniones es un ejemplo que puede no coincidir con la intención original cuando se diseñó la oficina. En Aarhus, Eva Bjerrum y un colega observaron la oficina de Arla y sus 700 empleados durante 60 días.

“Había muchas salas de reuniones para hasta diez personas. Pero por lo general solo había una o dos personas a la vez en estas salas. A menudo se usaban para trabajos que requerían concentración, más que para reuniones. Y a menudo las mismas personas se quedaban en la sala de reuniones todo el día. Si habían tenido éxito en reservar una sala, no estaban dispuestos a renunciar a ella ".

Como resultado de los estudios de antropología social de Eva Bjerrum, Arla ha realizado varios cambios en su oficina en Aarhus. Ahora existe una biblioteca donde la gente puede concentrarse y estudiar un problema en profundidad; las grandes salas de reuniones se han dividido en salas más pequeñas y se han creado cabinas para reuniones en línea. El salón abierto, que antes era un espacio abierto rodeado de escritorios, ahora también se ha separado de los espacios de trabajo.

“La solución de oficina que existía cuando comenzamos a observar simplemente no cumplía con las necesidades reales. Mucha gente usaba el trabajo desde casa como un escape en lugar de una oportunidad de flexibilidad ".

El teletrabajo se considera eficaz

Hace quince años, Eva Bjerrum participó en un proyecto de investigación que exploró el diseño de lugares de trabajo para el trabajo del conocimiento. Demostró que muchas personas definían el trabajo “real” o “efectivo” como un trabajo que se puede planificar en casa y luego realizar en paz y tranquilidad en el lugar de trabajo. Los colegas que tienen preguntas o quieren discutir cosas que conducen a interrupciones se perciben como disruptivos.

“Durante la pandemia del COVID, he entrevistado a 200 empleados en empresas y municipios, y escucho que se repite el mismo mensaje. El teletrabajo y las reuniones en línea se describen como realmente eficaces. Organiza su tiempo de la manera que desee, las reuniones son breves y están claramente estructuradas, y no tiene que desplazarse hacia y desde su lugar de trabajo ".

¿La oficina pronto será cosa del pasado?

Cuando Eva Bjerrum habla sobre los resultados de sus observaciones y entrevistas, naturalmente surge la pregunta: ¿Deberíamos abandonar por completo la idea de lugares de trabajo compartidos para los trabajadores de oficina?

“No, el lugar de trabajo físico contribuye a la satisfacción laboral. Es donde colaboramos y obtenemos comentarios rápidos sobre nuestro trabajo. El lugar de trabajo nos permite estar en contacto con lo que está sucediendo, junto con los colegas. También es donde encontramos un sentido de comunidad, energía y humor, a costa de algunas interrupciones ".

En las encuestas que ha realizado Eva Bjerrum, se mencionan con frecuencia varios beneficios comunes de las reuniones de la vida real. Hacemos contacto visual aquí y podemos leer mejor el lenguaje corporal. Discutimos cosas, aportamos ideas y nos animamos mutuamente. Las reuniones de la vida real también nos brindan la oportunidad de tener conversaciones más personales.

“Cuando pienso en estos beneficios, me pregunto si contribuyen a nuestra eficacia. Creo que necesitamos una definición más amplia de eficacia. No se trata solo de mi propia eficacia, sino de nuestra eficacia colectiva ".

Las oficinas diáfanas todavía tienen su lugar

Eva Bjerrum cree que el debate sobre las oficinas diáfanas es demasiado blanco y negro y unilateralmente negativo. La oficina diáfana no es una solución única que se vea igual en todas partes.

“En un lugar de trabajo, puede haber diez empleados que hayan optado por compartir un espacio abierto común. Y en otro puede haber 200 personas que se ven obligadas a sentarse juntas. No se pueden comparar ", dice Eva, y agrega:

“Es claramente falso que pueda concentrarse en su trabajo en una oficina de planta abierta tan bien como puede en una oficina privada. Pero al mismo tiempo, vemos que cuando los empleados tienen otras opciones, como caminar a otro lugar, muchos disfrutan trabajando en un entorno de planta abierta ".

En el camino hacia esta otra área, es posible que te encuentres con un colega que te detiene y comienza a hablar sobre algo completamente diferente de lo que tienes en mente. Es posible que te sientas interrumpido, posiblemente un poco irritado, o que estés perdiendo el tiempo, la concentración y, por tanto, la eficacia. Eva Bjerrum quiere darle la vuelta a esta idea.

“Esta es una oportunidad para que otra persona comparta su conocimiento y para que usted obtenga información sobre los pensamientos de su colega. De hecho, puede ser la reunión más eficaz de todas ".

Texto: Lars Wirtén