Syv tips til at lykkes med aktivitetsbaseret arbejde

For to år siden startede Ylva Pålsson virksomheden My Workspaces sammen med hendes tidligere kollega Malin Pansell. De havde begge været involveret i et gigantisk aktivitetsbaseret arbejdsprojekt og løbende processer på Ikeas hovedsæde i Malmø, Sverige.

Malin Pansell og Ylva Pålsson vejleder virksomheder med at implementere aktivitetsbaseret arbejde. Inden de blev konsulenter, udviklede og implementerede de konceptet for den svenske møbelgigant Ikea. Foto: Lars Wirtén.

“Vi tog begge del i udviklingen af hele Ikeas koncept med aktivitetsbaserede kontorer og den måde, som Ikea dagligt arbejder på med dette koncept,” udtaler Malin Pansell.

Ylva Pålsson var ansvarlig for at anvende konceptet, da Ikea renoverede sine IT-kontorer i Helsingborg med 1.700 medarbejdere og konsulenter. Det var en succes, og hun fik ansvar for at lede og udvikle aktivitetsbaseret arbejde på hovedkontoret i Malmø.

“Vi supporterede også parallelle projekter i mange andre lande. De anvendte vores koncept i alt lige fra indretning til forandringsledelse og IT-infrastruktur,” forklarer Malin Pansell.

Hvorfor aktivitetsbaseret arbejde?

At være involveret i aktivitetsbaseret arbejde var den mest stimulerende og spændende opgave, som de begge hidtil havde oplevet i deres karrierer. De ønskede at få nye projekter og udfordringer og etablerede derfor My Workspaces i 2018. Ved hjælp af deres erfaringer fra den verdensomspændende svenske møbelgigant vil de nu guide andre virksomheder til at tage de rette skridt og ikke mindst få dem til at indse, hvorfor de bør konvertere til aktivitetsbaseret arbejde.

“Først og fremmest skal man ikke bruge aktivitetsbaseret arbejde som en undskyldning for at reducere driftsomkostningerne. For at kunne lykkes med projektet, skal man integrere det med de overordnede forretningsmål,” fastslår Ylva Pålsson.

“Efter vores mening skal disse projekter være ejet af HR-afdelingen og understøttes af drifts- og IT-funktionerne. Den vejledende ambition bør være at ændre adfærd og nå forretningsmål. Det skal gennemsyre alle aspekter af virksomheden. Det omfatter endda også rekrutteringsprocessen,” fortæller Malin Pansell.

De tre grundpiller i aktivitetsbaseret arbejde

Malin Pansell understreger, hvad hun ser som de vigtigste spørgsmål og udgangspunkter: Hvorfor skal man arbejde efter et aktivitetsbaseret koncept? Hvilke strategier og mål skal man opfylde, og hvordan opnår man dem? Sandsynligvis ved at samarbejde mere og bedre, blive mere produktive og kreative, samt ved at have sunde og raske medarbejdere, der nyder deres arbejde. Men husk én ting:

“Konceptet skal tilpasses organisationen og dens aktiviteter. Det her er ikke en løsning, der passer til alle,” siger Ylva Pålsson.

Under interviewet med Malin og Ylva står det hurtigt klart, at de ikke diskuterer indretningsløsninger i detaljer, når det drejer sig om aktivitetsbaseret arbejde. Det findes der arkitekter til, som er eksperter indenfor dette område. Malin og Ylva fokuserer på tre grundpiller, som er lige vigtige:

• Det menneskelige miljø med hensyn til ledelse, kultur og adfærd.
• Det fysiske miljø set ud fra et rent funktionelt perspektiv (hvilke funktioner, ikke hvordan de opnås).
• Det digitale miljø og support, som f.eks. bærbare computere, digital dokumentation og kommunikationsværktøjer.

Tid til workshops

Alle tre grundpiller hænger uløseligt sammen og er kritiske for et vellykket aktivitetsbaseret kontor. Det starter imidlertid alt sammen med at ændre kultur og adfærd. Af denne årsag skal ledelsen involveres og være engageret helt fra starten. Det næste skridt er at involvere alle medarbejdere. Og når Ylva og Malin siger alle, så mener de alle.

“Det er den store udfordring. Det er vigtigt at afholde flere workshops, hvor man kan diskutere alle de emner, der måtte dukke op. Man skal virkelig afsætte meget tid hertil. Folk skal først have lejlighed til at stille og diskutere almindelige spørgsmål, som f.eks. hvor de skal hænge deres jakker, om der vil være mulighed for gratis parkering, hvor de kan holde kaffepauser, osv. Man skal først gennemgå disse typer af spørgsmål, inden man kan begynde på at diskutere øget samarbejde,” siger Malin Pansell.

Tillidsbaseret ledelse

Når ledelsen har besluttet sig for et aktivitetsbaseret koncept, så er der ikke noget andet alternativ for nogen. Der bør være fokus på hvilke værktøjer, der kræves til hver enkelt medarbejder, og ikke om man skal arbejde i henhold til konceptet eller ej. Alle skal vide, hvorfor denne ændring iværksættes - ikke mindst mellemlederne.

“Aktivitetsbaseret arbejde indebærer en masse frihed for medarbejderne. Lederne skal lede på afstand, baseret på tillid og performance. Det er afgørende, at medarbejderne bliver set og anerkendt. At lede et aktivitetsbaseret team er krævende. Lederne skal udføre deres arbejde,” fastslår Ylva Pålsson.

“Vis vejen frem. Kom videre fra det at se lange rækker af skriveborde til at opbygge kommunikationsstrukturer i skyen. Man behøver ikke at kunne se sine ansatte for at kunne lede dem,” forsikrer Malin Pansell. “Og man behøver ikke være på kontoret hver eneste dag, og bestemt ikke ved det samme skrivebord.  Hvis man gør det, så får man aldrig sine medarbejdere til at bevæge sig rundt og arbejde agilt. Kontrol er ikke en god egenskab for et aktivitetsbaseret team. Giv slip.”

Tekst: Lars Wirtén