Sådan får man succes med aktivitetsbaserede arbejdspladser

Aktivitetsbaseret arbejde (Activity-Based Working) handler om at tilbyde folk et udvalg af miljøer til forskellige arbejdspladsaktiviteter. Jan Gerard Hoendervanger, forsker ved Hanze Universitetet for Anvendt Videnskab i den hollandske by Groningen, har forsket i ABW-koncepter og deres anvendelse.

Han fandt ud af, at manglende koncentration, utilstrækkeligt privatliv og afskaffelsen af faste arbejdsstationer kan give store problemer i ABW-miljøer – og at kun en lille del af medarbejderne rent faktisk skifter arbejdssted, sådan som det var meningen. Det tyder på, at det ikke er nok blot at skabe ét stort stilleområde. Selv i de travle områder er det nødvendigt at tage højde for akustikken, eftersom hovedparten af medarbejderne også benytter disse områder til arbejdsopgaver, som kræver stor koncentration.

Et andet interessant resultat er, at den lille del af medarbejderne, som rent faktisk skifter arbejdsplads jævnligt, er langt mere tilfredse med kontorkonceptet og den produktivitet, det skaber.

”Deres typiske reaktion på det er: ’Jamen, så må vi jo lære folk at ændre adfærd, så vi allesammen kan blive tilfredse’. Det er jeg ikke enig i. Det er naivt at tro, at alle mennesker vil udføre en bestemt aktivitet på ét sted, og så skifte til en anden plads hele tiden. Folk bruger heller ikke forskellige skriveborde overalt i bygningen. Vi foretrækker at betragte et bestemt sted som vores base, både af sociale og vanemæssige årsager. Jeg tror, det er en del af den menneskelige natur. Så der er ingen grund til at spilde krudt på at prøve at ændre denne form for adfærd. Det er en af de mange faldgruber inden for ABW,” siger Hoendervanger.

Tre væsentlige succeskriterier for ABW

I stedet for at presse medarbejderne til at udvise den samme adfærd, bør der etableres flere private områder til koncentrationskrævende arbejde og mødeaktiviteter, kombineret med en eller anden form for base til hver enkelt medarbejder og hvert team. De fleste vellykkede eksempler, som Hoendervanger har undersøgt, har tre ting til fælles:

Koncentrationskrævende arbejde det meste af tiden

Hoendervanger skønner, at omkring 60-80 procent af ABW-miljøerne i Holland ikke lever op til deres potentiale, fordi man undervurderer betydningen af privatliv og koncentration. I stedet er der mange beklagelser blandt medarbejderne.

Hoendervanger understreger den kendsgerning, at det ikke er alle på et kontor, der beskæftiger sig med det, arkitekt Frank Duffy har beskrevet som ”transaktionelt videnarbejde”: det at kombinere høj autonomi med en høj grad af social interaktion, opgavevariation og mobilitet.

”Vi har en tendens til at tro, at alle, der arbejder på et kontor, er denne type videnarbejdere. Men det er ikke korrekt. Der er mange medarbejdere, som udfører individuelle opgaver, og som ankommer til kontoret på samme tid hver dag. En af risiciene ved ABW er den manglende skelnen mellem forskellige typer medarbejdere og personligheder. Den dynamiske og fleksible Generation Y er repræsenteret, det er rigtigt nok, men de er ikke den eneste type. De forskellige generationer har meget forskellige behov og præferencer.

Den vigtigste årsag, når ABW mislykkes, er, at analysearbejdet ikke har været grundigt nok. Man har en fælles vision om en dynamisk og åben arbejdsplads med masser af kommunikation og samarbejde. Men vi overvurderer mængden af det kommunikationsbaserede arbejde, som udføres. Det meste af tiden på et kontor anvendes til opgaver, der kræver høj koncentration. Indførelsen af et åbent og levende kontormiljø er ofte for simpel en løsning.”

Åbne planløsninger er overvurderede

Gennem de sidste ti år har der været en stærk trend i retning af åbne planløsninger. For stærk, mener Hoendervanger.

”Åbne planløsninger er overvurderede. De er meget attraktive visuelt, og jeg kan sagtens se, at de passer godt ind i moderne ledelsesteorier. Men vi skal passe på, at vi ikke gør folks personlige arbejdsstationer for åbne og fulde af distraktioner. Det vinder vi intet ved. Hvis du ønsker interaktion, kan du indrette gode områder dedikeret til dette formål i stedet. Der er behov for såvel uformelle, åbne områder som lukkede mødelokaler. Essensen af ABW er at tilbyde et tilstrækkeligt antal forskellige lokaler, i stedet for at prøve at kombinere funktioner, der modarbejder hinanden, i ét åbent rum.”

Hoendervanger vender altid tilbage til den kendsgerning, at folk er forskellige. Et kontor rummer et bredt udvalg af personligheder med forskellige behov. Det er noget, man undersøger inden for psykoakustik, og resultaterne kan anvendes ved planlægning af kontorindretning. Nogle mennesker har et stærkt behov for struktur og bliver enormt stressede, hvis du siger, at alting er fleksibelt. De har brug for klare retningslinjer og fungerer bedre i et miljø af denne type. Så hvordan skaber man et kontor, der passer til alle?

”Godt spørgsmål!” siger Hoendervanger. ”Nøgleordet er variation, baseret på en analyse af medarbejderne. I Holland er de fleste virksomheder egalitære og forsøger at behandle alle lige. Det er en udmærket ting, men der er ingen grund til at blive for dogmatisk. Vi er nødt til at behandle folk mere individuelt, når det gælder om at imødekomme deres forskellige behov. Det omfatter tilbud om lukkede lokaler og faste arbejdsstationer til medarbejdere, som foretrækker dette. ABW handler om at støtte folk, så de kan udføre deres arbejde godt. Enhver løsning, der bidrager til at opnå dette mål, er en god løsning, skulle jeg mene.”

Vær opmærksom på akustikken

At have forskellige typer dedikerede arealer til forskellige typer aktiviteter er noget af en udfordring, når det gælder akustik. Uden både et akustisk og et visuelt design, risikerer man, at disse områder bliver opfattet som forstyrrende og kontraproduktive i stedet for at understøtte produktiviteten.

”Generelt bliver betydningen af akustik undervurderet. De fleste personer, som er involveret i denne type projekter, fokuserer i høj grad på designets visuelle aspekter. Det tror jeg er meget menneskeligt; det er vanskeligt at forestille sig, hvordan akustikken bliver. Men vi er nødt til at være mere opmærksomme på akustikken og blive bedre til at diskutere dette aspekt. Hvis du kigger på undersøgelser af medarbejdertilfredshed på kontorer, så ligger akustikken som regel i top tre, når det gælder ting medarbejderne er utilfredse med. Derfor skal man ikke gøre de primære arbejdspladser for åbne, og man skal sikre sig, at akustikken er godt designet. Husk at der skal udføres en masse koncentrationskrævende arbejde i disse faste zoner.” 

Kun velegnet til en lille minoritet

"Et andet eksempel på, hvad der kan gå galt, når man designer ABW-kontorer, er, at behovet for variation fejltolkes derhen, at forskellige typer arbejdsstationer oprettes i det samme område", siger han.

”I stedet bør aktiviteterne være mere adskilt. Videnarbejdere har behov for områder dedikeret til enkeltopgaver, og jeg mener, de bør være mere adskilt, både hvad angår afstand og vægge. Det ville kunne understøtte en arbejdsstil, der fokuserer på enkeltopgaver, hvilket er nødvendigt, eftersom vi har erfaret, at multi-tasking er en myte.”

Generelt ser det ud til, at ejendomsadministratorer, arkitekter og chefer er nødt til at ændre deres opfattelse af, hvordan ABW-konceptet bør designes og implementeres, så det resulterer i kontorer, der både opfylder organisationens og de enkelte medarbejderes behov.

”Vores resultater tyder på, at ABW-konceptet i øjeblikket kun er velegnet til en lille minoritet blandt medarbejderne. Men konceptet har potentiale til at understøtte de behov, som moderne videnarbejdere og deres organisationer har, hvis blot det implementeres med forsigtighed. Vores undersøgelser omfatter endvidere eksempler på bedste praksis, der understøtter dette positive syn på ABW.”

Tekst: Lars Wirtén