En flue på væggen giver et indblik i kontordesign

Der findes en stor mængde forskning og en lang række arbejdsplads-undersøgelser, der er baseret på spørgeskemaer, dybdegående interviews, lydmålinger, etc. Men få undersøgelser har rent faktisk observeret, hvad der foregår på en arbejdsplads som supplement til folks svar på sådanne spørgeskemaer.

Alexandra Instituttet er en forsknings- og konsulentvirksomhed, der har specialiseret sig inden for IT og digitalisering, baseret i Aarhus. Eva Bjerrum er senior organisationsanalytiker med fokus på brugerperspektivet, som ud over teknologi inkluderer organisation og de fysiske forhold på arbejdspladsen. I de seneste 20 år har hun observeret mange forskellige typer arbejdspladser, lige fra skoler og andre undervisningsmiljøer til museer og selvfølgelig kontorer. Mejerivirksomheden Arla og medicinalvirksomheden Novo Nordisk er to store firmaer, der har anvendt Eva Bjerrums og hendes kollegers socialantropologiske indsigt til at optimere deres kontormiljøer.

“Vi er passive observatører; vi agerer som fluer på væggen. Efter et stykke tid glemmer folk, at vi er der og opfører sig på samme måde, som de gjorde, inden vi begyndte at observere,” forklarer Eva Bjerrum.

Objektive noter

For at få et komplet billede observerer socialantropologerne alle dele af kontoret på forskellige tidspunkter. De observerer og registrerer, hvad der sker, hvilket arbejde der udføres og hvor. Taler medarbejderne meget i telefon, fokuserer de på deres arbejde, taler de naturligt, eller hvisker de til hinanden? Mødekulturen observeres også: Hvor finder fysiske møder og online møder sted? Hvor mange personer er der i mødelokalet ad gangen?

“Vi laver notater om lydmiljøet, uanset om der er mange mennesker, der bevæger sig rundt, eller om der for det meste er stille og roligt. Vi registrerer alle disse detaljer objektivt, og vi beskriver kun det, som vi ser. Ud over disse oplysninger beskriver vi også det overordnede indtryk.”

Når observationerne er færdiggjort, opsummerer Eva Bjerrum de karakteristiske træk ved de forskellige afdelinger.

“Vi kan tydeligt se, at der ofte ikke er nogen steder, hvor folk virkelig kan koncentrere sig om en opgave. Vi ser de typiske konflikter i åbne kontorlandskaber: nogle vil gerne koncentrere sig fuldt ud om deres arbejde, nogle taler meget i telefon, mens andre har hyppige diskussioner med andre. Det kan nemt blive en kamp om, hvilken type arbejde, der bliver udført i disse miljøer.”

Mødelokaler bruges til koncentrationskrævende opgaver

Anvendelsen af mødelokalerne er et eksempel, der nok ikke stemmer overens med den oprindelige hensigt, da kontoret blev designet. I Aarhus observerede Eva Bjerrum og en kollega Arlas kontor og de 700 medarbejdere i 60 dage.

“Der var masser af mødelokaler beregnet til op til 10 personer. Men normalt var der kun 1 – 2 personer ad gangen i disse lokaler. De blev ofte brugt til arbejde, der krævede koncentration, i stedet for til møder. Og de samme personer blev ofte i mødelokalet hele dagen. Hvis det lykkedes dem at booke et mødelokale, var de ikke villige til at give slip på det.”

Som et resultat af Eva Bjerrums socialantropologiske undersøgelser har Arla foretaget nogle ændringer på kontoret i Aarhus. De har nu et bibliotek, hvor medarbejderne kan koncentrere sig om og undersøge et problem i dybden; de store mødelokaler er blevet opdelt i mindre lokaler, og der er indrettet båse til online møder. Det åbne loungeområde, som tidligere var et åbent rum omgivet af skriveborde, er nu adskilt fra arbejdsområderne.

“Den kontorløsning, der fandtes, da vi startede med at observere, levede simpelthen ikke op til de faktiske behov. Mange medarbejdere brugte hjemmearbejde som en flugt frem for en mulighed for fleksibilitet.

Hjemmearbejde anses for at være effektivt

For 15 år siden deltog Eva Bjerrum i et forskningsprojekt, der undersøgte design af arbejdspladser til vidensarbejde. Det viste, at mange mennesker definerede “rigtigt” eller “effektivt” arbejde som arbejde, man kan planlægge derhjemme og derefter udføre i fred og ro på sin arbejdsplads. Kolleger, der har spørgsmål, eller som gerne vil diskutere emner, der førte til afbrydelser, blev opfattet som forstyrrende.

“Under corona-pandemien har jeg interviewet 200 medarbejdere i virksomheder og kommuner, og jeg hører dem gentage det samme budskab. Hjemmearbejde og online møder beskrives som virkelig effektive. Man kan planlægge sin tid, som man vil, møderne er korte og klart strukturerede, og man behøver ikke rejse til og fra sin arbejdsplads.”

Vil kontoret snart høre fortiden til?

Når Eva Bjerrum taler om resultaterne af sine observationer og interviews, afstedkommer det naturligvis følgende spørgsmål: Skal vi opgive hele idéen om delte arbejdsstationer til kontormedarbejdere?

“Nej, den fysiske arbejdsplads bidrager til jobtilfredshed. Det er her, vi samarbejder og får feedback på vores arbejde. På arbejdspladsen kan vi holde os ajour med, hvad der foregår, sammen med kollegerne. Det er også her, vi finder en følelse af fællesskab, energi og humor – på bekostning af enkelte forstyrrelser.”

I de undersøgelser, som Eva Bjerrum har udført, blev flere gængse fordele ved fysiske møder ofte nævnt. Vi har øjenkontakt her og kan bedre aflæse kropssproget. Vi drøfter ting, kommer med idéer og opmuntrer hinanden. Fysiske møder giver os også mulighed for at have mere personlige samtaler.

“Når jeg tænker over disse fordele, spørger jeg mig selv, om de bidrager til vores effektivitet. Jeg tror, at vi har brug for en mere bred definition af effektivitet. Det er ikke kun et spørgsmål om min egen effektivitet – men vores fælles effektivitet.”

Åbne kontorlandskaber har stadig deres berettigelse

Eva Bjerrum mener, at debatten om åbne kontorlandskaber er for sort/hvid og ensidigt negativ. Det åbne kontorlandskab er ikke den eneste løsning, der ser ens ud overalt.

“På en arbejdsplads kan der være 10 medarbejdere, som har valgt at dele et fælles åbent område. Og i et andet kan der måske være 200 personer, som er tvunget til at sidde sammen. Man kan ikke sammenligne dem,” siger Eva og tilføjer:

“Det er helt klart ikke sandt, at man kan fokusere på sit arbejde i et åbent kontorlandskab lige så godt som i et enkeltmandskontor. Men samtidig ser vi, at der, hvor medarbejderne har andre muligheder, f.eks. at gå et andet sted hen, så synes mange godt om at arbejde i et åbent kontormiljø.”

På vej hen til dette andet sted støder du måske på en kollega, som stopper dig og begynder at tale om noget helt andet end det, du tænker på. Du føler måske, at du bliver forstyrret, bliver muligvis en anelse irriteret, eller at du spilder tid, fokus og dermed effektivitet. Eva Bjerrum vil gerne ændre denne opfattelse.

“Dette er en lejlighed til at dele din viden med en anden og til at få indsigt i dine kollegers tanker. Det kan rent faktisk vise sig at være det mest effektive møde af alle.”

Tekst: Lars Wirtén