Akustik er et nøglebegreb for den nye måde at arbejde på

Spørg topchefen Philip Vanhoutte hvad det største problem i moderne kontorbygninger er, og så svarer han: akustikken.

Den 60-årige koncerndirektør for Plantronics Europe and Africa skriver udførligt om dette emne i sin bog ”The Smarter Working Manifesto”. ”Vores nye måde at arbejde på kræver en anden tankegang. De gamle regler gælder ikke mere.”

Energiske medarbejdere, der nyder at udføre deres arbejde. Højere produktivitet. Øget kundetilfredshed. Sygefravær reduceret til det halve. Det er resultater, som enhver chef ville elske at prale af. Men hos Plantronics har de rent faktisk gjort det. Og det skyldes en ny måde at arbejde på, som denne multinationale virksomhed har integreret i alle aspekter, bogstavelig talt fra kælder til kvist.

Kontormiljøet er blevet tilpasset efter medarbejdernes ønsker og behov.

Hvirvelvind

Ophavsmanden til denne nye tilgang er Philip Vanhoutte, en verdensborger og virksomhedsleder, der føler sig hjemme overalt i verden. Hans flamske accent røber dog stadig hans rødder. Men Philip Vanhoutte færdes hjemmevant ethvert sted på kloden, hvad enten det er i Californien, London eller den hollandske by Hoofddorp. I mere end 35 år har hans karriere som en hvirvelvind ført ham gennem en verden af informations- og kommunikationsteknologi. Den nye måde at arbejde på er ikke noget, han nogensinde har haft behov for at lære, siger han; han har simpelt hen aldrig arbejdet på andre måder.

Arbejde på en fleksibel måde

I firserne startede Philip Vanhoutte som en entusiastisk konsulent inden for kontorautomatisering hos Accenture og Wang Labs, og efterfølgende gennemlevede han den bærbare revolution på Dells kontorer. I alle disse år sad han aldrig nogensinde ved en stationær computer. Han tog sit arbejde med sig, uanset hvor i verden han befandt sig på det pågældende tidspunkt. Hvad enten det var under en solopgang på stranden i Santa Cruz eller på en restaurant i Amsterdam. Som global markedsdirektør hos Sony Ericsson introducerede han i starten af det 21. århundrede verdens første smartphone med Bluetooth-forbindelse. Hans forkærlighed for teknologi og fleksible arbejdsmåder førte ham i 2003 til Plantronics.

Vi delte rummet op i fire zoner, afhængigt af deres funktion: koncentration, samarbejde, kommunikation og fordybelse

Forvandling

Siden da har den multinationale virksomheds kontorer overalt i verden gennemgået en total forvandling ifølge Philip Vanhoutte:

”Førhen var medarbejderne nødt til at tilpasse sig kontorbygningen. Nu er det omvendt: Kontormiljøet er blevet tilpasset efter medarbejdernes ønsker og behov. Og det er her, at akustikken spiller en central rolle. Hos Plantronics begyndte det hele i 2010, da virksomheden blev tvunget til at samle tre kontorbygninger i én. Det var noget helt nyt for os. I samme periode blev jeg af Tim Oldman, der nu er CEO for Leesman, opfordret til at deltage i et forsøg med et nyt diagnostisk værktøj, der var under udvikling, og som kunne registrere medarbejdernes klager og ønsker. Alle 350 medarbejdere udfyldte de digitale spørgeskemaer. Og ved du, hvad man fandt ud af? En ud af tre medarbejdere ville aldrig overveje at invitere deres familie eller venner til et besøg på arbejdspladsen. Og hver anden medarbejder i Tyskland erklærede, at de var så utilfredse med akustikken på arbejdspladsen, at de ikke kunne koncentrere sig om deres arbejde. Det var virkelig en øjenåbner.”

En revolutionerende tilgang

Først gik man i gang med kontorerne i Europa. Philip Vanhoutte valgte en revolutionerende fremgangsmåde. Først blev så mange vægge, døre og korridorer som muligt revet ned, fordi de kun optog plads. Derudover fik han installeret lydabsorberende lofter samt lydabsorberende skum på væggene.

”Vi delte rummet op i fire akustiske zoner, afhængigt af deres funktion: koncentration, samarbejde, kommunikation og fordybelse. Det er rigtigt, vi har ligefrem et område, hvor folk kan trække sig tilbage en kort periode for at meditere, lytte til musik eller tage en lille lur. Konservative chefer mener, at den slags er spild af tid. Men det er noget vrøvl. Jeg er en ivrig sportsudøver. Jeg ved, at man er nødt til at oplade og samle energi for at yde en god præstation. Det fungerer ikke, hvis man udmatter folk.”

Akustisk intelligens

Plantronics’ kundekontaktcentre i Europa og USA blev også omdesignet. Philip Vanhoutte forklarer: ”Vi implementerede alle mulige foranstaltninger inden for akustisk intelligens. I et lokale, hvor mange mennesker taler i telefon samtidigt, bliver den omgivende støj trættende og belastende. Så vi satte f.eks. folk i cirkler, i stedet for at lade dem sidde i rækker over for hinanden. På denne måde bliver lyden af stemmerne ikke kastet tilbage. Der er heller ingen som arbejder med kablede systemer. I vores virksomhed arbejder vi udelukkende med Skype for Business og trådløse hovedtelefoner. Medarbejderne beslutter selv, hvor de vil arbejde og hvornår. De eneste betingelser, vi stiller, er, at de opnår resultater, sparer så mange omkostninger som muligt og respekterer omgivelserne. Det er, hvad jeg kalder den nye frihed.”

Bedre helbred

Philip Vanhouttes indsats for den ”nye frihed” blev belønnet. Han blev tildelt en pris for livslang indsats for sin revolutionerende tilgang af UK Contact Centre Association. Nu ønsker han at sikre, at arkitekter bliver mere opmærksomme på akustikken lige fra projekteringsfasen ved opførelse af nye kontorbygninger. ”I øjeblikket bliver der stort set ikke taget højde for det. De fleste nye kontorbygninger har allerede brug for akustiske korrektioner, lige så snart de er færdige. Det skal der laves om på.

Soundscaping – altså udformning af lydmiljøet, en term skabt af lydguruen Julian Treasure – skal være lige så vigtigt som landskabsarkitektur. Det fører ikke bare til højere produktivitet og mindre træthed blandt medarbejderne, men også til et bedre helbred. Det er jeg overbevist om. Lokalet, akustikken, det sted du arbejder, og hvordan du arbejder – det hele hænger sammen. Vi har også startet et partnerskab med Mentally Fit Institute. Deres motto er: Administrér din energi, ikke bare din tid. Vi ønsker at værne om medarbejderne, så de føler sig godt tilpas.”

"Jeg er en ivrig sportsudøver. Jeg ved, at man er nødt til at oplade og samle energi for at yde en god præstation. Det fungerer ikke, hvis man udmatter folk."
Philip Vanhoutte.

Tekst: Aliëtte Jonkers
Fotograf: De Beeldredaktie