Lepší pochopení řešení kanceláře pohledem mouchy na zdi

Existuje spousta výzkumu a studií na pracovišti, které jsou založeny na dotaznících, podrobných rozhovorech, akustických měřeních atd. Jen málo studií však skutečně sleduje, co se na pracovišti děje, a doplňuje tak odpovědi lidí na tyto dotazníky.

Alexandra Institute je výzkumná a poradenská společnost specializující se na IT a digitalizaci a sídlící v dánském Aarhusu. Eva Bjerrum je vedoucí organizační analytik a zaměřuje se na pohled uživatele, což kromě technologie zahrnuje i organizaci a fyzické podmínky na pracovišti. Za posledních 20 let pozoruje mnoho různých typů pracovišť od škol a jiných typů vzdělávacích prostředí až po muzea a samozřejmě kanceláře. Dvěma velkými podniky využívajícími sociálně antropologické postřehy Evy Bjerrum a jejích kolegů k optimalizaci svého kancelářského prostředí jsou mlékárenská společnost ARLA a farmaceutická společnost Novo Nordisk.

„Jsme pasivními pozorovateli. Chováme se jako mouchy na zdi. Lidé po chvíli zapomínají, že jsme tam a chovají se stejně, jako předtím, než jsme je začali pozorovat,“ vysvětluje Eva Bjerrum.

Nestranné poznámky

Aby sociální antropologové získali úplnou představu, pozorují v různých časech všechny části kanceláře. Sledují a zaznamenávají, co se děje, jaká práce se provádí a kde se provádí. Mluví zaměstnanci hodně po telefonu, koncentrují se na svou práci, mluví normálním hlasem nebo si mezi sebou šeptají? Sleduje se také kultura setkávání: kde se konají fyzické schůzky a setkání přes internet, kolik lidí je v zasedacích místnostech najednou?

„Děláme si poznámky o akustickém prostředí, zda se zde pohybuje hodně lidí, nebo zda je zde většinou klid a ticho. Všechny tyto detaily zaznamenáváme nestranně: pouze popisujeme, co vidíme. Kromě těchto detailů také charakterizujeme celkový dojem.“

Po dokončení pozorování shrnuje Eva Bjerrum charakteristické rysy jednotlivých oddělení.

„Jasně vidíme, že lidé se často nejsou schopni soustředit na nějaký úkol. Vidíme typické konflikty otevřených kanceláří: někdo se chce soustředit výhradně na svou práci, někdo hodně telefonuje, někdo zase často diskutuje s ostatními. Může se z toho snadno stát boj o to, jaký typ práce se v těchto prostředích odvádí.

K soustředění na práci slouží zasedací místnosti

Používání zasedacích místností je jedním z příkladů, kdy něco neodpovídá původnímu záměru v době, když byla kancelář navrhována. V Aarhusu pozorovala Eva Bjerrum a jeden z jejích kolegů kanceláře firmy Arla a zdejších 700 zaměstnanců po dobu 60 dní.

„Bylo tam spousta zasedacích místností až pro deset lidí. Obvykle se tam však nacházeli jedna nebo dvě osoby najednou. Místnosti se často používaly pro práci, která vyžadovala soustředění, spíše než pro schůzky. A často se stávalo, že v zasedací místnosti byli celý den ti stejní lidé. Jakmile se jim místnost podařilo úspěšně zarezervovat, nechtělo se jim z ní pryč.“

Díky sociálně antropologickým studiím Evy Bjerrum provedla firma Arla ve svých aarhuských kancelářích několik změn. V současné době je zde knihovna, kde se lidé mohou soustředit a problém podrobně prozkoumat. Velké zasedací místnosti byly rozděleny do menších a pro online setkání byly vytvořeny kabinky. Od pracovních prostor je nyní také oddělena otevřená společenská místnost, která byla dříve otevřeným prostorem obklopena stoly.

„Řešení kanceláří, které zde bylo v době zahájení našeho sledování, prostě skutečným potřebám nevyhovovalo. Mnoho lidí tak práci z domova brali spíše jako útěk než jako příležitost k flexibilitě.“

Práce z domova je považována za efektivní

Před patnácti lety se Eva Bjerrum podílela na projektu výzkumu návrh pracovišť pro vědomostní práci. Ukázalo se, že mnoho lidí definovalo „skutečnou“ nebo „efektivní“ práci jako práci, kterou si lze připravit doma a pak provádět v klidu a bez vyrušování na pracovišti. Kolegové, kteří mají dotazy nebo chtějí diskutovat o věcech, které vedou k přerušení práce, jsou vnímáni jako rušivý element.

„Během pandemie koronaviru jsem se dotazovala 200 zaměstnanců ve firmách a obcích a slyším neustále to samé. Jako skutečně efektivní je charakterizována práce z domova a jednání online. Člověk si svůj čas organizuje tak, jak chce, schůzky jsou krátké a jasně strukturované a odpadají cesty do práce a zpátky domů.“

Bude klasická kancelář brzy minulostí?

Když Eva Bjerrum hovoří o výsledcích svých pozorování a rozhovorů, vyvolává to samozřejmě otázku: Je nutné opustit myšlenku sdílených kancelářských pracovišť?

„Ne, fyzické pracoviště přispívá k pracovnímu uspokojení. Právě tam spolupracujeme a dostáváme rychlou zpětnou vazbu ohledně naší práce. Díky pracovišti máme spolu s kolegy možnost zůstávat v kontaktu s tím, co se děje. A člověk zde také nalézá humor, energii a pocit sounáležitosti – i za cenu nějakého toho vyrušení.

V průzkumech, které Eva Bjerrum prováděla, je často zmiňováno několik společných výhod setkávání v reálném životě. Jedná se o možnost komunikace z očí do očí, umožňující vnímání posunků a gest. Diskutuje se o věcech, přichází se s nápady a lidé se navzájem povzbuzují. Schůzky v reálném životě nám také dávají příležitost k osobnějším rozhovorům.

„Když o těchto výhodách přemýšlím, ptám se sama sebe, zda přispívají k naší efektivitě. Domnívám se, že potřebujeme širší definici efektivity. Není to jen otázka efektivity mé vlastní osoby, nýbrž efektivity kolektivní.“

Otevřené kanceláře mají stále své místo

Eva Bjerrum se domnívá, že debata o otevřených kancelářích je příliš černobílá a jednostranně negativní. Otevřená kancelář není jediné řešení, které všude vypadá stejně.

„Na jednom pracovišti může být deset zaměstnanců, kteří se rozhodnou sdílet společný otevřený prostor. A na jiném může být 200 lidí, kteří jsou k sezení spolu nuceni. To nelze srovnávat,“ říká Eva a dodává:

„Není naprosto pravda to, že se může člověk na svou práci soustředit v otevřené kanceláři stejně, jako v kanceláři uzavřené. Zároveň ale vidíme, že tam, kde mají zaměstnanci jiné možnosti, jako třebas přejít někam jinam, mnohé lidi práce v otevřeném prostředí baví.“

Na cestě do těchto jiných prostor lze třebas narazit na kolegu, který nás zastaví a začne mluvit o něčem zcela jiném, než na co myslíme my. Důsledkem může být pocit vyrušení, možná i podráždění, nebo pocit ztráty času, soustředění a tím i efektivity. Eva Bjerrum chce tuto myšlenku otočit.

„Je to příležitost pro někoho jiného, aby se podělil o své znalosti, a pro nás pak možnost náhledu do myšlenek kolegy. To může být ve skutečnosti setkání naprosto nejefektivnější.“

Text: Lars Wirtén